Складання бібліографічних картотек

9. 3. 1. Загальні бібліографічні картотеки.

Систематична картотека статей (СКС) - це бібліографічна картотека, яка відображає матеріали з періодичних і продовжуваних видань, збірок і організована відповідно до певної системи класифікації документів.

У ряді випадків, коли пошук у систематичному каталозі складний (наприклад, за конкретними темами і запитами), в картотеку включаються бібліографічні записи складових частин книжкових видань. Відображувані в СКС матеріали присвячені, як правило, подіям суспільно-політичного життя, економіці, науковим відкриттям, письменникам, діячам культури і мистецтва і іншим темам, цікавить читачів. В цій картотеці можна знайти відомості про твори художньої літератури, критичні статті і рецензії. Корисно включати в СКС бібліографічні записи матеріалів про святкування пам'ятних і знаменних дат, про підготовку вечорів, конференцій, вікторин і конкурсів, про прем'єри кінофільмів і театральних постановок, про бібліотечну справу і бібліографію в Україні.

Картотека відображає матеріали, як правило, за декілька років (від трьох до п'яти), але допускаються і виключення: наприклад, статті про поточні політичні події застарівають досить швидко, а твори художньої літератури і рецензії на них залишаються актуальними протягом більш тривалого періоду.

Для організації СКС використовується відповідний комплект карток. Критеріями відбору матеріалів для відображення в СКС є актуальність публікації, наукова значущість видання, специфіка читацьких запитів. При цьому наявність видання в бібліотеці не обов'язкове.

СКС будується по тих же таблицях ББК, по яких формується систематичний каталог, але, на відміну від останнього, в картотеці одні ділення можуть бути більш дрібними, а інші - менш дрібними, оскільки в межах окремих рубрик і підрубрик в ній можуть бути більше або менше карток, ніж в систематичному каталозі.

Картки групуються по діленнях з урахуванням галузевої специфіки і інших особливостей, а в межах тих або інших ділень вони можуть розставлятися по-різному (по значущості матеріалів, за алфавітом авторів і заголовків, за алфавітом персоналій - прізвищ осіб, яким присвячені статті, по хронології подій і т. д.) .

Якщо спеціальна картотека рецензій в бібліотеці не ведеться, то в СКС включають картки зі з'єднаними бібліографічними записами (описами рецензій). Їх розставляють за роздільником «Рецензії» (в кінці картотеки) в алфавіті авторів (незалежно від їх змісту). За наявності в СКС ділень, що відображають новинки художньої літератури, надруковані в журналах і збірках, картки з даними про рецензії можна поставити за ними.

Робота з СКС ведеться планомірно, причому об'єм цієї роботи доцільно визначати на кожний місяць. Ті друковані картки, що надходять в бібліотеку, відразу ж переглядають, розкладають по назвах журналів і газет, а потім тимчасово поміщають в картотеку попередньої розстановки, що дозволяє здійснювати контроль за надходженням в бібліотеку нових номерів періодичних видань і друкарських карток і при необхідності перевіряти, чи не були надруковані потрібні читачам матеріали в останніх номерах журналів або газет. Після цього картки переглядають разом з відповідними виданнями, «розкидають» по відділах і розставляють в потрібні ділення СКС.

В публічних бібліотеках важливо щодня розписувати ті матеріали з нових номерів газет і журналів, які необхідно відразу ж відобразити в картотеці, наприклад, офіційні документи і статті з місцевих газет.

Всі рішення, що приймаються по формуванню і веденню картотеки, відображаються в паспорті СКС (або, при його відсутності, в картотеці методичних рішень), що дозволяє добитися одноманітності і чіткості, забезпечує спадкоємність в роботі.

Редагування СКС (її змісту і структури) обов'язково. Зміст повинен редагуватися регулярно, особливо після важливих для всієї країни подій політичного, економічного, культурного життя. В процесі редагування структури вивіряється співпорядкування ділень, вводяться нові розподіли, уточнюється формулювання рубрик і підрубрик, їх відповідність новій науковій термінології і наповнення, ліквідовуються непотрібні (непрофільні) рубрики і більш дрібні розподіли. Всі ці зміни вносять в рубрикатор (перелік ділень СКС), а також в паспорт СКС або картотеку методичних рішень.

В бібліотеках, де немає спеціальної бібліографічної служби, співробітники, що відповідають за роботу з певними розділами фонду, регулярно стежать і за станом відповідних ділень СКС, проводячи поточне редагування одночасно з розстановкою карток.

Функції СКС можуть виконувати картотеки, що мають інші назви. Так, Головна довідкова картотека є систематичною бібліографічною картотекою, вона відображає матеріали відповідно до інформаційних потреб основних груп читачів і абонентів бібліотеки (або інформаційного центру). Такі картотеки створюються, як правило, в спеціальних наукових і науково-технічних бібліотеках. Щоб оперативно і якнайповніше задовольняти запити читачів-фахівців, вони містять відомості про документи різних видів, відображаючи матеріали незалежно від їх наявності у фонді.

9. 3. 2. Тематичні і спеціальні бібліографічні картотеки.

Тематична картотека - це бібліографічна картотека, відображає матеріали по певній темі. Залежно від виду бібліографічного групування вона може бути як систематичною, так і предметною, а але за періодом дії - як тимчасовою, так і постійною (наприклад, тематична картотека художньої літератури). При формуванні такої картотеки необхідно одночасно враховувати інтереси до даної теми різних читачів, конкретність їх інтересів і мету, з якими вони використовуватимуть літературу. Тому окрім загального розділу рекомендується виділяти найважливіші аспекти даної теми (проблеми). Разом з іншими матеріалами корисно відображати в картотеках художні твори (романи, повісті, вірші і ін.) , присвячені тій або іншій темі. Картки з даними про них можна помістити або за роздільниками іншого кольору (форми) а кінці, або після кожного ділення. Так само може бути вирішене питання про відображення творів образотворчого мистецтва відповідної тематики. Це сприяє ефективній, комплексній пропаганді літератури, допомагає працівникам бібліотеки в їх професійній діяльності (особливо при організації. виставок, підготовці тематичних вечорів і інших масових заходів).

В тематичних картотеках істотну роль грають короткі анотації, які не тільки розкривають в загальних рисах зміст пропонованих читачам матеріалів, але і показують особливості розгляду однієї теми різними авторами.

Оскільки тематична картотека є частиною ДБА, вона повинна бути пов'язана посиланнями з аналогічними за змістом відділами систематичного каталогу.

Варіантами тематичних є картотеки в допомогу самостійному вивченню найважливіших проблем політики і економіки, вітчизняної історії, організації дозвілля, захопленням (наприклад, науково-технічній творчості), а також картотеки в допомогу професійній орієнтації, адаптації молоді і перекваліфікації.

Тематична картотека художньої літератури сприяє якнайповнішому розкриттю і використанню фонду художньої літератури, чого неможливо добитися лише шляхом виділення тематичних рубрик в СКС. Така картотека допомагає бібліотекарям в індивідуальній і масовій роботі, в складанні рекомендаційних списків типу “Що читати далі”, організації виставок, літературних вечорів, усних бібліографічних оглядів. Картотека активно використовується при виконанні тематичних бібліографічних довідок. В той же час вона дозволяє задовольнити потреби читачів, яких цікавлять не стільки окремі твори, скільки літературний процес.

Картотека відображає твори письменників різних національних літератур і періодів, різноманітних жанрів. Для її організації можуть бути використані друкарські картки, у тому числі анотовані. В основному ж видання розписуються традиційно (вручну) або, якщо в бібліотеці є відповідне технічне забезпечення, з використанням новітніх інформаційних технологій.

Бібліографічний відбір при створенні тематичної картотеки художньої літератури має свою специфіку. В такій картотеці відображаються моно видання, тематичні збірки, публікації в літературно-художніх журналах і альманахах, періодичних збірках центральних і місцевих видавництв. З перевидань відбираються якнайповніші, які забезпечені науковим довідковим апаратом. Бібліографічні записи про журнальні публікації згодом заміняються картками на моно видання (якщо ці твори вийшли окремими виданнями). На початку рубрик корисно ставити картки з описами оглядових літературно-критичних статей, публікованих в літературно-художніх журналах. Ці матеріали допоможуть читачам краще розібратися в змісті творів, виявити особливості майстерності і стилю письменників, що пишуть на одну тему, ознайомитися з оцінкою критика. Тут же або в рубриці за особливим роздільником розставляються картки з описами методичних розробок по підготовці і проведенню обговорень, літературних вечорів, диспутів.

Як правило, в картотеці створюється тематичний рубрикатор, який визначає зміст картотеки з урахуванням специфіки творів художньої літератури з вказівкою типових рубрик і підрубрик. Схема повинна бути достатньо гнучкою, щоб можливо було при необхідності без особливих зусиль вводити нові ділення. В рубриках, які відображають твори на історичну тему, картки частіше групують за історико-хронологічним принципом (по окремих періодах і подіях). Якщо в картотеці відображено велику кількість творів по окремих темах, то доцільно картки згрупувати і розставити за роздільниками, позначаючи літературні жанри

Картки з даними про тематичні збірки розміщають в початку рубрик, в алфавіті заголовків збірок. Часткові теми, яким важко знайти відповідне місце при систематичному групуванні, можна виділити в окреме ділення (наприклад, «Окремі теми»), організоване за алфавітним принципом. В ньому можна відображати і твори, присвячені знаменним і пам'ятним датам, подіям, професійним святам.

Кожна картка містить бібліографічний опис твору з обов'язковою вказівкою жанру і довідкову анотацію (у ряді випадків дуже коротку - з одного-двох речень), яка розкриває основну ідею, сюжетні лінії, місце і час дії, повідомляє про головних героїв і інші особливості твору.

Іноді в бібліотеках створюють картотеки, які об'єднують твори певного літературного жанру: «Наукова фантастика», «Пригоди», «Історичний роман», «Зарубіжний детектив», «Гумор і сатира», «Вірші».

Картотека заголовків художньої літератури - це алфавітна бібліографічна картотека, яка забезпечує можливість пошуку за заголовками творів. Головна інформативна функція картотеки - повідомити дані про автора твору, зацікавити читача. Тому вона повинна містити мінімум відомостей: заголовок, жанр, прізвище і ініціали автора. Для створення подібної картотеки можна використовувати зайві екземпляри друкарських карток на книги і журнальні публікації. В цьому випадку заголовок підкреслюють або повторюють (над прізвищем автора). Якщо роман або повість друкувалися в декількох номерах журналу, то в картотеку ставлять картку зі зведеним бібліографічним описом. Після виходу твору окремим виданням ці відомості теж наводяться на картці.

Всі картки розставляють в строгому алфавіті, відділяючи одну від іншої буквеними і складовими роздільниками. Якщо в картотеці виявляються декілька карток з однаковими заголовками, їх розставляють в алфавіті прізвищ авторів, а в тих випадках, коли і прізвища авторів співпадають, то з урахуванням ініціалів (як в алфавітному каталозі.

Картотека рецензій - це бібліографічна картотека, яка відображає рецензії, опубліковані в періодичних і продовжуваних виданнях, збірках. Вона може існувати як автономно, так і бути частиною СКС. Картотека може містити інформацію про рецензії на видання і публікації по всіх галузях знання, але може відображати рецензії вибірково, наприклад, тільки на художні твори.

На кожній картці дають з'єднаний бібліографічний запис, що складається як правило, з двох частин: бібліографічного опису рецензованого твору і бібліографічного опису рецензії. Картки розставляються в алфавіті прізвищ авторів.

Картотека персоналій - це бібліографічна картотека, яка відображає матеріали про життя і діяльність окремих осіб (історичних і політичних діячів, вчених, художників, композиторів, письменників і ін.) . Ця картотека не дублює каталоги, бібліографічні картотеки (СКС, інші загальні картотеки), а організовується з метою полегшення пошуку інформації про діячів (персонах), якщо в каталогах і картотеках не виділені персональні рубрики. Для такої картотеки розписують велику кількість джерел інформації: збірки, періодичні і продовжувані видання, іноді статті з довідкових видань.

Картки розставляють в алфавіті персоналій. На роздільниках звичайно приводять основні відомості про життя і діяльність тієї або іншої людини.

Вони необхідні як самим працівникам бібліотек, так і любителям мистецтва. Варіанти їх організації різноманітні і залежать від специфіки і можливостей кожної конкретної бібліотеки. Картки, що містять описи (монографічні і аналітичні), групують по видах мистецтва, темах, а всередині ділень розставляють в алфавітному порядку.

9. 3. 3. Краєзнавчі картотеки.

Краєзнавча картотека – це бібліографічна картотека, яка відображає матеріали, по змісту пов'язані з певною місцевістю (областю, містом, районом і ін.) . В неї включають матеріали про економіку, історію, екологію, культуру і літературне життя, а також про інші питання життя того або іншого краю. Картотеки можуть бути самостійними і достатньо повно відображати матеріали по всіх аспектах життя краю (включати описи книг, статті, замітки, фрагменти з різних видань, навіть відомості фактичного характеру, ілюстрації і ін.) . В цією метою вивчають різні відділи фонду бібліотеки, переглядають книги, присвячені краю, потім - видання по географії, економіці, історії, культурі і мистецтву, аналізують внутрішньо книжкові бібліографічні списки і покажчики по культурі і мистецтву. Іноді роботу починають з перегляду наукових допоміжних покажчиків (типу “Література про. . . край”), в яких звичайно є розділи з інформацією про райони, міста і селища, або з дублювання необхідних матеріалів з картотеки обласної (міської, районної) бібліотек. При цьому слід прагнути виявити матеріали якомога повніше, включаючи не тільки окремі сторінки, абзаци, але і просто згадки. Картотеку регулярно поповнюють відомостями про нові статті і замітки, для чого використовують інформацію місцевих видавництв про підготовлені до друку книги, а також про газети та журнали, що виходять в цьому регіоні.

Новим в діяльності бібліотек є створення краєзнавчих колекцій з сімейних архівів, в які входять місцеві рукописні і неопубліковані матеріали, щоденники, мемуари, листи окремих осіб, шкільні твори, фотографії, а також записи розповідей свідків подій, інтерв'ю з видатними людьми та інші цінні матеріали. Все це теж знаходить відображення в картотеках. Найважливіший етап створення краєзнавчої картотеки – розробка схеми (рубрикатора). При цьому можна скористатися розділами основного ряду спеціальної схеми. Основними діленнями можуть стати:

Край в цілому. Історія краю.

Природа. Природні ресурси краю.

Економіка краю (промисловість, сільське господарство (транспорт і ін.) .

Екологія.

Охорона Здоров'я. Медицина.

Соціально-економічне і суспільно-політичне життя краю.

Культурне і наукове життя краю. Освіта.

Мови і діалекти народів краю. Фольклор. Літературне і художнє життя краю.

Релігія і церква в краю.

Краєзнавчі бібліографічні посібники.

Кожний розділ у свою чергу будується за принципом “від загального - до часткового”. Деякі бібліотеки доповнюють, деталізують схему, вводячи нові ділення (з урахуванням профілю і інших особливостей тієї або іншої картотеки).

Картки усередині ділень розставляють по-різному, залежно від змісту матеріалів і наповнення окремих рубрик. В більшості найважливіших ділень, присвячених сучасному життю краю, його економіці, картки спочатку групують з часткових питань, а потім розставляють в зворотній хронології; в рубриках і підрубриках, відображаються матеріали про окремі підприємства, організації, фірми - за абеткою їх назв; в діленнях, присвячених знатним землякам, - в алфавіті персоналій.

Бібліографічні описи, в більшості випадків аналітичні, доповнюються анотаціями, короткими або розгорненими.

Окрім загальних краєзнавчих картотек, в публічних бібліотеках створюються картотеки по окремих темах або аспектах, наприклад, про літературне життя і письменників краю, персональні - про життя і діяльність осіб, які своєю біографією та творчістю пов’язані з життям краю, про окремі періоди історії краю і ін.

В багатьох міських бібліотеках організовують картотеки, що включають відомості про твори місцевих письменників, про видання і публікації, присвячені їх життю і творчості. Вони називаються по-різному: «Літературне життя нашого краю», «Літературний Київ», «Поети нашого міста», «Письменники рідного краю».

9. 3. 4. Інші види картотек.

Комп’ютеризація бібліотечно-бібліографічних процесів і поява електронних каталогів позбавили бібліотеки від необхідності створювати і вести картотеки новинок - нових книг, що поступають до фонду, нових публікацій в літературно-художніх журналах і збірках. Але в тих бібліотеках, які продовжують обслуговувати читачів традиційними способами, такі картотеки як і раніше використовуються.

Картотеки книжкових новинок («Нові книги», «Нові надходження», «Книжкові новинки, отримані бібліотекою» і т. п.) створюються з метою регулярного оповіщення читачів про нові отримані бібліотекою видання з усіх галузей знання. Відомі різні варіанти рішень: наприклад, картотека нових книг функціонує як частина систематичного каталогу (в цьому випадку вона виділяється спеціальними роздільниками на певний період часу, а по закінченні строку картки розставляються у відповідні відділи СК); картотеку «Нові книги» поміщають в окремий каталожний ящик, і картки з позначеними на них датами надходження книг до фонду групують і розставляють по галузях знання (як в СК), а через певний час заміняють картками на інші тільки що придбані книги.

Картотека новинок художньої літературиоперативно знайомить читачів з першими публікаціями творів українських та зарубіжних письменників. Вона може бути як частиною СКС, так і самостійною картотекою (в невеликій, наприклад сільській, бібліотеці: коли немає СКС). Картотека включає бібліографічні описи творів за декілька років, оскільки далеко не всі твори виходять потім окремими виданнями. Картки з бібліографічними описами розставляють по-різному: в межах поточного року – за алфавітом назв журналів, а за попередні роки - за алфавітом прізвищ авторів або за алфавітом заголовків творів. :

Картотека бібліографічних посібників більшою мірою є службовою, оскільки допомагає працівникам вести бібліографічне обслуговування, не обмежуючи коло джерел пошуку інформаційними ресурсами своєї бібліотеки. Така картотека відображає переважно бібліографічні публікації зі спеціальних журналів, а також тематичні розділи і рубрики великих за об'ємом бібліографічних покажчиків або довідників (універсальних, галузевих, тематичних).

Подібна картотека відображає бібліографічні матеріали з усіх галузей знання. Вона організовується на основі таблиць ББК, що дозволяє виділити галузеві і тематичні ділення, а в них згрупувати і розставити картки в порядку, зручному для швидкого і ефективного пошуку: в алфавіті персоналій або назв країн, міст, в зворотній хронології і т. д.

Наповнення картотеки залежить від кількості виявлених бібліографічних посібників і від найтиповіших запитів реальних споживачів інформації - читачів бібліотеки. Бібліографічні описи на картках доповнюються анотаціями, в яких даються відомості про цільове і читацьке призначення, літературу, наводяться назви основних розділів і підрозділів, допоміжних покажчиків.

Як правило, картки зберігаються в картотеці протягом п'яти років, а іноді і довше (наприклад, на бібліографічні видання по художній літературі), що обумовлено головним чином забезпеченістю тієї або іншої теми бібліографічними матеріалами.

Можна організувати спеціальну картотеку знаменних і пам'ятних дат, яка міститиме і фактографічну, і бібліографічну інформацію