Рассылка документов

Документы, подлежащие отправке внешним адресатам, оформляются в системе в виде списков, которые могут быть объединены в реестры рассылки. Система формирует стандартные выходные печатные формы реестров, в том числе реестр почтовой рассылки, реестр отправки фельдсвязью и реестр рассылки телеграмм, а также обеспечивает формирование отдельных расписок и печать надписей на конвертах. В момент отправки документа в его РК вносится признак отправки (проставляется дата отправки). Признак отправки документа входит в параметры поиска документов, что дает возможность контролировать процесс рассылки документов (например, может быть сформирован запрос на поиск документов, подлежащих отправке, но еще неотправленных).

Выше уже отмечалась роль справочников как важнейшего эле­мента КСД (гл. 6). Учитывая то обстоятельство, что именно справоч­ники (их состав и вводимая в них информация) обеспечивают настройку системы на особенности документооборота организации, важно рассмотреть некоторые общие подходы, позволяющие повы­сить эффективность использования системы. Конкретные же требо­вания к ведению справочников зависят от характеристик используе­мого программного продукта.

В первую очередь выделим ряд практических рекомендаций по разработке справочника групп или видов документов для его ввода в систему автоматизации документооборота. При ведении данного справочника желательно выделять группы документов по номиналь­ному признаку, а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных систем автоматизации документооборота (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенкла­тура дел и др.). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный характер, в то время как справочник корреспондентов более подви­жен вследствие создания, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Позиции в справочнике видов документов могут выделяться также с учетом особенностей технологии работы с отдельными кате­гориями документов и необходимости разграничения функций по их регистрации. Например, могут быть выделены отдельные права на регистрацию входящей служебной переписки, обращений граждан, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, исходящей переписки, внутренней переписки и др.

При вводе в КСД справочника групп или видов документов важ­но также указать правила присвоения регистрационных номеров по каждой группе документов.

Регистрационный номер входящего документа служебной пере­писки или писем граждан может состоять только из порядкового номера или включать индекс группы документов и порядковый номер, например Г-5708. Регистрационный номер исходящего документа может включать индекс дела по номенклатуре и порядковый номер, например 12-3-7/5708. Регистрационный номер приказа по основной деятельности и приказа по личному составу может включать буквен­ный индекс этой группы документов и порядковый номер, например ОД-55 или ЛС-288. Внутренние документы могут также иметь свой буквенный индекс (к примеру, ВН). В этом случае он может вклю­чаться в регистрационный номер, например, ВН-16/155.

Кроме того, при ведении справочника групп или видов докумен­тов важно определить, для каких групп документов используется общая (сквозная) нумерация, а где нумерация по группам докумен­тов ведется раздельно. При этом важно исключить возможность по­явления в пределах года документов с одинаковыми регистрацион­ными номерами. Как показывает опыт, целесообразно применять сквозную нумерацию документов по группе «Входящие», за исклю­чением группы «Письма, заявления и обращения граждан».

Существуют свои особенности при формировании и ведении справочника организаций (т.е. корреспондентов, с которыми ведется переписка). Структура этого справочника формируется в зависимо­сти от отраслевой принадлежности организации и характера ее взаи­мосвязей с другими учреждениями, организациями и предприятиями. К числу основных требований к качеству этого справочника яв­ляется его гибкость. С учетом этой особенности в ходе эксплуата­ции КСД и по мере наполнения справочника организаций возможно оптимизировать его структуру. Внесение информации в справочник организаций особенно активно ведется на начальном этапе эксплуа­тации КСД. По мере наполнения справочника потребность вносить в него новые наименования организаций возникает все реже.

Например, в числе разделов справочника могут быть выделены:

o федеральные органы власти;

o органы власти субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация;

o кредитные организации (банки);

o налоговые органы;

o предприятия, акционерные общества, биржи;

o фонды;

o организации просвещения, науки, культуры.

Здесь названы лишь некоторые позиции, так как у каждой орга­низации могут быть свои специфические корреспонденты и парт­неры. Кроме того, важно соблюдать единообразие в написании наименований организаций (т.е. включать в справочник однотипный состав информации об организациях).

Практика показывает, что многократно экономится время пользо­вателей при поиске информации в базе данных, если в наименова­нии организации указывать город. К примеру, ООО «Восход» могут существовать в различных городах, и если переписка организации ведется с различными регионами, то соблюдение этого правила будет полезным.

Кроме того, при внесении в справочник наименований организа­ций важно применять только общепринятые сокращения и не делать произвольных сокращений слов, поскольку потом будут возникать неудобства в пользовании справочником, в том числе при поиске документов.

Справочник видов доставки также важен для эффективной орга­низации работы, особенно с учетом использования разнообразных каналов передачи информации, в том числе электронной почты. К примеру, в этот справочник могут быть включены следующие способы доставки документов:

o почта;

o почта заказная;

o факс;

o курьер;

o телеграф;

o электронная почта.

Этот справочник при необходимости может быть дополнен пози­циями, отражающими поступление документа по нескольким каналам связи, например, «электронная почта + почта» или «факс + почта».

Если в программном продукте предусмотрен такой справочник, то он может быть использован при составлении поисковых запросов. Например, для поиска документов с учетом вида доставки, подсчета количества документов по каждому способу доставки для анализа документооборота, в том числе расходов на доставку документов.

Дополнительные возможности для справочной и аналитической работы по документам создает справочник связок (или ссылок). Использование ссылок позволяет при просмотре электронной кар­точки одного документа увидеть регистрационные данные других документов, связанных с ним, и при необходимости их просмотреть. Документы могут быть связаны между собой тематически (связка «тематически») и формально (например, «во исполнение — испол­нен», «повторный — первичный», «во изменение — изменен», «в отмену — отменен» и др.).

Справочник типовых текстов заполняется исходя из конкретного состава и тематики документации. Включаются наиболее часто употребляемые словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля аннотации документа (о чем документ, заголовок к тексту) в электронной регистрационной карточке. Например: «Сводные данные по ...». В дальнейшем типовые тексты могут использоваться при составлении поисковых запросов.

Кроме того, может быть справочник наиболее часто употребляе­мых резолюций руководства, содержащий словосочетания и предло­жения, используемые для заполнения поля с текстом резолюции.

Например:

o Прошу рассмотреть

o Примите к исполнению

o Прошу доложить

o Прошу подготовить ответ

o Для обобщения

o К сведению

o На исполнение

o Прошу дать предложения

o Прошу принять участие

o Прошу принять необходимые меры

В число справочников КСД может быть также включена номенк­латура дел организации. При внедрении современных систем авто­матизации документооборота номенклатура дел может приобрести новое информационное качество и специфические характеристики. Зачем же нужно вводить в систему автоматизированного доку­ментооборота номенклатуру дел, если существует техническая воз­можность обратиться к электронным файлам документов?

Во-первых, при использовании КСД электронные файлы доку­ментов могут охватывать не весь, а лишь часть документооборота организации (подробнее об этом говорится в гл. 12). Соответственно ознакомление с содержанием документов, не имеющих электронных файлов, возможно лишь путем поиска соответствующих дел по номенклатуре.

Во-вторых, в случае необходимости обратиться к подлиннику документа на бумажном носителе для ознакомления с его различны­ми атрибутами или подготовки его заверенной копии, имеющей юридическую силу, важно обеспечить оперативный поиск докумен­тов в делах. Это также обеспечивается формированием дел в соот­ветствии с номенклатурой.

В-третьих, факт завершения исполнения документа (в соответст­вии с действующими нормативными документами по делопроизвод­ству) должен быть оформлен списанием документа в дело.

В-четвертых, индексы номенклатуры дел используются при при­своении регистрационных номеров документов, чаще всего исходя­щих. При применении автоматизированных систем одним из факто­ров уменьшения трудозатрат является автоматическое номерообразование в соответствии с принятой в организации структурой регистрационного номера (для отдельных групп документов — с использованием необходимого индекса по номенклатуре дел).

По этим причинам закономерно вытекает требование к про­граммным решениям в области автоматизации документооборота о важности включения номенклатуры дел в число справочников компьютерной системы.

Между тем это обстоятельство учитывалось не во всех разработ­ках, активно рекламировавшихся на рынке программных продуктов по автоматизации делопроизводства и документооборота в послед­ние годы. В частности, имелись разработки, в которых в электрон­ной регистрационной карточке отмечается факт списания документа в дело (проставляется дата списания в дело), но внесение информа­ции о номере дела не предусмотрено. В этом случае работа с номенклатурой дел практически не отличается от традиционной ручной технологии.

Существуют программные продукты систем автоматизации доку­ментооборота, в которых номенклатура дел используется в качестве системного справочника. Вместе с тем конкретные решения относи­тельно принципов построения и ведения таких классификаторов предлагаются различные. В частности, известны разработки, в кото­рых классификатор номенклатуры дел содержит лишь наименования заводимых в делопроизводстве дел без указания их индексов. Понятно, что это ограничивает информационно-поисковые возмож­ности и при большом количестве заводимых в делопроизводстве дел оперативный поиск документов будет затруднен. Иными словами, отсутствие в КОД качественного справочника «Номенклатура дел» приводит к тому, что поиск бумажного документа в делах осущест­вляется рутинным способом и не дает экономии времени и трудозатрат.

Целесообразным представляется решение, предусматривающее использование номенклатуры дел как одного из системных справоч­ников (иерархического типа) с полным составом ее обязательных показателей (граф). При этом пользователь имеет возможность опе­ративно найти сведения о зарегистрированном документе в компью­терной системе, а также при необходимости обращения к документу на бумажном носителе получить исчерпывающую информацию о списании документа в дело (дата списания, номер дела по номенк­латуре с возможностью раскрытия содержания соответствующей позиции номенклатуры). Соответственно экономится время на фи­зический поиск документа в делах. Именно в этом случае номенкла­тура дел приобретает новые информационные характеристики и становится дополнительным инструментом управления документо­оборотом. По сути, номенклатура дел существует в двух формах — традиционной (бумажный документ со всеми свойственными но­менклатуре дел атрибутами, включая гриф утверждения) и компью­терной в качестве системного справочника, для которого имеется своя технологию ведения.

Какие же вопросы в первую очередь встают перед руководителя­ми и специалистами службы ДОУ в связи с ведением номенклатуры дел в условиях применения КОД и элементов электронного доку­ментооборота?

Распределение ответственности между подразделениями или должностными лицами по составлению и ведению номенклатуры дел в традиционной и электронной формах. В организации с разви­той структурой и большим объемом документооборота важно регла­ментировать порядок подготовки и согласования номенклатур дел подразделений и организации в целом, имея при этом в виду необ­ходимость согласования ее не только с архивом, но и со специали­стами, отвечающими за организацию документооборота в условиях КСД. Так, за архивом сохраняются функции организации работы по подготовке номенклатуры дел, уточнения заголовков и согласова­ния сроков хранения дел. Однако вместе с тем важно отследить отражение в номенклатуре дел всех групп документов, регистрируе­мых в автоматизированной системе, обеспечить взаимоувязку ин­дексов номенклатуры дел с индексами справочника структурных подразделений и др.

Конкретные подходы к составлению номенклатуры дел подраз­делений и организации в целом. Существование номенклатуры дел не только в бумажной, но и в электронной форме определяет допол­нительные возможности оптимизации состава заводимых дел с уче­том потребностей повседневного использования.

Для организаций со сложной структурой и большим объемом документооборота создается реальная технологическая возмож­ность подготовить сводную номенклатуру в качестве единого доку­мента, а не механического объединения номенклатур дел подразде­лений. Необязательно включать в номенклатуры дел подразделений копии распорядительных документов данной организации, посту­пившие для сведения (тем более если в КСД имеются электронные файлы этих документов), поскольку хранение их подлинников пре­дусмотрено в делах соответствующего подразделения. Достаточно составить номенклатуру дел, обеспечивающую однократное списа­ние в дело зарегистрированных в системе документов. За счет этого достигается сокращение физического объема номенклатуры и ее лучшая обозримость.

Пользование номенклатурой дел как справочником компьютер­ной системы может стимулировать новшества в такой, казалось бы, далекой от автоматизации области, как выбор заголовков дел, по­скольку программой может быть предусмотрена возможность уско­ренного поиска дел по номеру или по отдельным словам, входящим в заголовок дела. Для удобства просмотра номенклатуры на экране можно использовать усовершенствованную модель построения заго­ловков. Вместо пространного предложения с перечислением всех признаков заведения дела, удобнее использовать заголовки, состоя­щие из двух-трех назывных предложений (по ключевым словам). При этом состав информации, включаемой в заголовок дела, должен сохраняться. Например: «Налогообложение. Переписка с ...» или «Налогообложение. Физические лица. Справки о ...».

Порядок ведения справочника номенклатуры дел в компьютер­ной системе и связанные с этим программно-технические решения. Функциональные характеристики программного продукта автома­тизации документооборота могут предусматривать составление про­екта номенклатуры дел и его согласование в электронной форме. Поскольку при традиционной технологии на стадии подготовки про­екта номенклатуры дел на очередной год нередко возникают допол­нительные трудозатраты при перепечатках ее промежуточных вари­антов, представляется существенным упрощение этой задачи с использованием новых возможностей. К примеру, новый порядок работы может быть следующим. Проекты номенклатуры дел вводятся в КСД уполномоченными пользователями структурных подразделе­ний. Пользователи службы ДОУ, в чьи обязанности входит согласова­ние проекта, при необходимости вносят в него коррективы, а затем утверждают его. Номенклатура из статуса «проект» переходит в ста­тус «действующая» и в соответствии с ней документы могут форми­роваться в дела. При необходимости в течение года внести в номенк­латуру изменения или дополнения соответствующие предложения структурных подразделений после согласования со службой ДОУ вносятся в справочник КСД. В результате в течение всего года в данном справочнике поддерживается полнота и актуальность информации.

Учет электронных документов и баз данных. По мере расшире­ния применения электронных документов возникают и новые про­блемы организации их учета и хранения, в том числе отражения в номенклатуре дел организации. Значительная часть этих вопросов находится пока в стадии обсуждения. В частности, предлагается отражать в номенклатуре дел те электронные документы, базы дан­ных, информация которых отсутствует на бумажном носителе. Для обеспечения учета и сохранности баз данных, ведение которых пре­дусмотрено распорядительными или другими документами органи­зации, в номенклатуре дел следует указать не только название этой базы данных, но и на каком сервере хранится информация, осущест­вляется ли резервное копирование

10. Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;см. п. 4 опытная эксплуатация;