Обеспечение внутреннего электронного документооборота

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Учитывая, что программно-техниче­ское вопросы, включая средства криптозащиты, играющие во многом ключевую роль в применении электронного документооборота, составляют предмет рассмотрения специальных публикаций [56], в данной книге автор полагает целесообразным остановиться на вопро­сах, связанных с остальными тремя компонентами информационного менеджмента — информационными ресурсами, процедурами и пра­вилами работы, персоналом. При этом существует достаточно боль­шой комплекс вопросов организационного и методического харак­тера, связанных с информационно-документационными аспектами.

В настоящее время расширяется круг организаций, использую­щих электронную почту и интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе ис­пользование электронной почты еще не является электронным доку­ментооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта — это только средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе и документов.

Специалисты в области технического обеспечения информацион­ных процессов довольно часто под электронным документооборо­том понимают технические возможности передачи информацион­ных сообщений (файлов документов) по каналам связи. Но докумен­тооборот включает в себя и другие задачи работы с документами, рассмотренные в предыдущих главах настоящей книги. Поэтому электронный документооборот должен представлять собой целост­ную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими доку­ментами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Учитывая, что программно-техниче­ское вопросы, включая средства криптозащиты, играющие во многом ключевую роль в применении электронного документооборота, составляют предмет рассмотрения специальных публикаций [56], в данной книге автор полагает целесообразным остановиться на вопро­сах, связанных с остальными тремя компонентами информационного менеджмента — информационными ресурсами, процедурами и пра­вилами работы, персоналом. При этом существует достаточно боль­шой комплекс вопросов организационного и методического харак­тера, связанных с информационно-документационными аспектами.

В настоящее время расширяется круг организаций, использую­щих электронную почту и интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе ис­пользование электронной почты еще не является электронным доку­ментооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта — это только средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе и документов.

Специалисты в области технического обеспечения информацион­ных процессов довольно часто под электронным документооборо­том понимают технические возможности передачи информацион­ных сообщений (файлов документов) по каналам связи. Но докумен­тооборот включает в себя и другие задачи работы с документами, рассмотренные в предыдущих главах настоящей книги. Поэтому электронный документооборот должен представлять собой целост­ную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими доку­ментами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Использование корпоративных систем автоматизации докумен­тооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению применения элементов электронного документооборота.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соот­ветствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о доку­менте, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри органи­зации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволя­ет пересылать информацию о документе и его файл абонентам поч­товой системы, не являющимся пользователями данной корпоратив­ной системы автоматизации документооборота.

С позиций организации документационного обеспечения управ­ления можно выделить два уровня организации внедрения и исполь­зования элементов электронного документооборота:

o документооборот внутри организации;

o внешние коммуникации организации.

Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронно­го документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена[2]. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном касаются корпоративного регулирования ДОУ, а вопросы внешнего выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами [24, 30].

При организации использования внутреннего электронного доку­ментооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы) перед любой организацией неизбежно возникают вопросы:

o для каких категорий документов использовать электронный документооборот внутри организации;

o в каких форматах создавать и хранить электронные документы;

o как сочетать использование электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота.

В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изобра­жение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Как показывает анализ отечественной и зарубежной практики деятельности учреждений и организаций, в настоящее время суще­ствуют два основных подхода к использованию электронных фай­лов в системе автоматизации документооборота:

во-первых, возможно вводить файлы для всех категорий доку­ментов (сканировать все документы или использовать файлы, полу­ченные при компьютерной подготовке документов); во-вторых, возможно вводить файлы выборочно. Первый подход позволяет довольно полно использовать техноло­гические и информационные возможности системы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обес­печение, трудозатраты персонала). К тому же востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть очень низкой. Поэтому, по мнению автора, более пер­спективным на данном этапе является другой подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потреб­ность в обращении к которым возникает наиболее часто. Прежде всего это документы:

o поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

o поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государствен­ные организации или особо важные партнеры, корпоративные кли­енты);

o распорядительные документы организации (приказы по основ­ной деятельности, распоряжения);

o исходящая переписка (конкретные группы документов, выде­ляемые по корреспондентскому признаку, уровню подписания или конкретным вопросам) и т.п.

Электронную форму может также иметь внутренняя переписка между подразделениями организации.

Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объе­ма подлежат сканированию (к примеру, до 15—20 страниц, до 30 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации не характерны или если позволяет кадровое и тех­ническое обеспечение.

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает самого пристального внимания.

Графические форматы (например, .(.tif, .pdf) дают возможность по­лучить при сканировании изображение документа со всеми его рек­визитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск. Поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке дос­таточно подробно описывает его содержание. Распечатанный графи­ческий файл документа может быть при необходимости заверен тра­диционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Текстовые форматы записи файлов (такие, как, .doc, .rtf) позво­ляют провести полнотекстовый поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние при­знаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава документооборота конкретной органи­зации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации доку­ментооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов какие форма­ты файлов подходят больше (к примеру, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновре­менно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспе­чению документооборота, но и справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить ра­боту по созданию файла документа в графическом формате доста­точно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (к примеру, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический файл документа может быть при необ­ходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Трудозатраты при сканировании и распознавании текстов доку­ментов с верификацией содержания файла по бумажному оригиналу могут быть существенными. Оправданы они в том случае, если на последующих этапах работы возникает экономия времени на аналитико-синтетическую обработку документов.

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполните­лем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки, т.е. что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная — не тот текст, который был подписан руководи­телем. К тому же в тексте подлинника могут быть отдельные рукопис­ные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. К примеру, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования до­кумента работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если же в корпоративную систему вводит­ся файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответст­венность за качество подготовки текста и его соответствие бумажно­му подлиннику документа несет исполнитель.

Обозначенная выше задача сочетания использования электрон­ных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.

Вероятнее всего, часть документов сохранит в обозримом буду­щем бумажную форму существования. Кроме того, неизбежно сосу­ществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими документами может быть сле­дующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производятся его регистрация, сканирование (с распо­знаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документо­оборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.

Параллельное обращение бумажных документов и их и элек­тронных копий. При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на докумен­тах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в систему автоматизации докумен­тооборота. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и ана­литической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, пред­ставляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.

Работа преимущественно с электронными файлами докумен­тов. После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществ­лявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с элек­тронными файлами этих документов.

Доводилось наблюдать некие «переходные» варианты техноло­гии. Например, работа ведется с электронными файлами, но парал­лельное хождение имеет своеобразный «бегунок», на котором пишутся резолюции и делаются отметки об исполнении (сотрудники расписываются в выполнении своей части работы). После чего это «бегунок» присоединяется к бумажному оригиналу и подшивается в дело вместе с ним. Хотя полностью электронным такой документо­оборот назвать нельзя, использование подобных технологий позво­ляет соблюдать некоторые значимые для организации формальности.

Иной вариант — вся работа ведется с электронными образами документов, и даже руководители сами вносят резолюции в корпо­ративную систему. Соответственно на бумажном документе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Такая ситуация требует нормативного регулирования. В частности, на уровне кор­поративных норм (к примеру, в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе) может быть предусмотре­но следующее. В случае ввода резолюций в корпоративную систему документооборота непосредственно руководителями, принимающи­ми решение, и отсутствии при этом резолюции на оригинале входя­щего документа на бумажном носителе при оформлении документа в дело (прежде всего документов длительного хранения) возможно осуществлять распечатку всех резолюций документа работником службы ДОУ или уполномоченным пользователем автоматизирован­ной системы в подразделении. При этом работник, выполнивший распечатку, должен ее заверить в установленном порядке.

В нормативных и методических документах по вопросам дело­производства, издававшихся 10 лет и более назад, обычно содержа­лось положение о том, что внутренняя переписка не регистрируется и следует принимать меры по ее сокращению, что было обусловлено задачами повышения оперативности работы и снижения трудоза­трат на изготовление документов и их регистрацию. В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка существует и играет достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений. В современных условиях работа с внутренними докумен­тами в корпоративной системе документооборота, включая их реги­страцию, сама по себе не должна рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информа­ционных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использова­ние элементов электронного документооборота способствуют боль­шей четкости и оперативности в решении вопросов.

Электронный документооборот внутренних документов в прин­ципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входя­щими документами. Но при работе с внутренней перепиской воз­можности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознаванием или без распозна­вания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могут быть исключены. С учетом анализа состава внут­ренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного доку­мента (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). К примеру, служебная записка может изна­чально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпо­ративной системе документооборота и рассматриваться лицом, кото­рому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе. Таким образом, работа с внутренними документами в корпоратив­ной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.

Более сложными выглядят процессы электронного документо­оборота внутри организации при согласовании и визировании про­ектов документов на стадии их подготовки. Здесь возможно сосуще­ствование бумажных и электронных версий документов. Достаточно тщательной проработки требуют управленческие процедуры и опре­деление требуемой последовательности рассмотрения и согласова­ния проекта, организации совместной работы над проектами. Функ­циональные возможности используемой системы автоматизации документооборота должны предусматривать совместную работу над проектом, автоматизацию процедуры регистрации подписанного (утвержденного) проекта с заполнением соответствующих полей электронной регистрационной карточки.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. На наш взгляд, если программным обеспечением корпоративной системы документооборота преду­смотрена идентификация пользователей на основе паролей и разви­тая система протоколирования действий пользователей, то элек­тронную цифровую подпись использовать не обязательно (так как всегда можно установить по протоколу системы, кто зарегистриро­вал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и т.п.). Вместе с тем в ряде ситуаций согласования про­ектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбрать практика применения элементов электронного документооборота.

При работе с исходящими документами (например, приказами, письмами) во внутреннем электронном документообороте можно вводить в корпоративную систему файлы документов в справочно-информационных целях для последующего обращения к ним сотрудников данной организации. При этом в систему может вво­диться как текстовый файл (для контекстного поиска), так и графический файл с внешними атрибутами бумажного документа. Использование электронных файлов исходящих документов связано с проблемой внешнего электронного документооборота.

Кроме рассмотренных аспектов проблема внутреннего электронно­го документооборота соприкасается также с достаточно сложными во­просами организации ведомственного архивного хранения и исполь­зования электронных документов и электронных копий бумажных до­кументов. Решение многих из этих вопросов еще предстоит.