Обеспечение внутреннего электронного документооборота
Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Учитывая, что программно-техническое вопросы, включая средства криптозащиты, играющие во многом ключевую роль в применении электронного документооборота, составляют предмет рассмотрения специальных публикаций [56], в данной книге автор полагает целесообразным остановиться на вопросах, связанных с остальными тремя компонентами информационного менеджмента — информационными ресурсами, процедурами и правилами работы, персоналом. При этом существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационными аспектами.
В настоящее время расширяется круг организаций, использующих электронную почту и интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта — это только средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе и документов.
Специалисты в области технического обеспечения информационных процессов довольно часто под электронным документооборотом понимают технические возможности передачи информационных сообщений (файлов документов) по каналам связи. Но документооборот включает в себя и другие задачи работы с документами, рассмотренные в предыдущих главах настоящей книги. Поэтому электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.
Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Учитывая, что программно-техническое вопросы, включая средства криптозащиты, играющие во многом ключевую роль в применении электронного документооборота, составляют предмет рассмотрения специальных публикаций [56], в данной книге автор полагает целесообразным остановиться на вопросах, связанных с остальными тремя компонентами информационного менеджмента — информационными ресурсами, процедурами и правилами работы, персоналом. При этом существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационными аспектами.
В настоящее время расширяется круг организаций, использующих электронную почту и интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта — это только средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе и документов.
Специалисты в области технического обеспечения информационных процессов довольно часто под электронным документооборотом понимают технические возможности передачи информационных сообщений (файлов документов) по каналам связи. Но документооборот включает в себя и другие задачи работы с документами, рассмотренные в предыдущих главах настоящей книги. Поэтому электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.
Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению применения элементов электронного документооборота.
Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.
Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями данной корпоративной системы автоматизации документооборота.
С позиций организации документационного обеспечения управления можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов электронного документооборота:
o документооборот внутри организации;
o внешние коммуникации организации.
Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена[2]. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном касаются корпоративного регулирования ДОУ, а вопросы внешнего выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами [24, 30].
При организации использования внутреннего электронного документооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы) перед любой организацией неизбежно возникают вопросы:
o для каких категорий документов использовать электронный документооборот внутри организации;
o в каких форматах создавать и хранить электронные документы;
o как сочетать использование электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота.
В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.
Как показывает анализ отечественной и зарубежной практики деятельности учреждений и организаций, в настоящее время существуют два основных подхода к использованию электронных файлов в системе автоматизации документооборота:
во-первых, возможно вводить файлы для всех категорий документов (сканировать все документы или использовать файлы, полученные при компьютерной подготовке документов); во-вторых, возможно вводить файлы выборочно. Первый подход позволяет довольно полно использовать технологические и информационные возможности системы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). К тому же востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть очень низкой. Поэтому, по мнению автора, более перспективным на данном этапе является другой подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто. Прежде всего это документы:
o поступающие из вышестоящих органов власти и управления;
o поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации или особо важные партнеры, корпоративные клиенты);
o распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения);
o исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, уровню подписания или конкретным вопросам) и т.п.
Электронную форму может также иметь внутренняя переписка между подразделениями организации.
Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15—20 страниц, до 30 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации не характерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.
Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает самого пристального внимания.
Графические форматы (например, .(.tif, .pdf) дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск. Поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке достаточно подробно описывает его содержание. Распечатанный графический файл документа может быть при необходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).
Текстовые форматы записи файлов (такие, как, .doc, .rtf) позволяют провести полнотекстовый поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.
Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов какие форматы файлов подходят больше (к примеру, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.
Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (к примеру, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический файл документа может быть при необходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).
Трудозатраты при сканировании и распознавании текстов документов с верификацией содержания файла по бумажному оригиналу могут быть существенными. Оправданы они в том случае, если на последующих этапах работы возникает экономия времени на аналитико-синтетическую обработку документов.
Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполнителем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки, т.е. что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная — не тот текст, который был подписан руководителем. К тому же в тексте подлинника могут быть отдельные рукописные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).
Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. К примеру, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования документа работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если же в корпоративную систему вводится файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответственность за качество подготовки текста и его соответствие бумажному подлиннику документа несет исполнитель.
Обозначенная выше задача сочетания использования электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.
Вероятнее всего, часть документов сохранит в обозримом будущем бумажную форму существования. Кроме того, неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.
Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производятся его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.
Параллельное обращение бумажных документов и их и электронных копий. При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в систему автоматизации документооборота. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.
Работа преимущественно с электронными файлами документов. После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.
Доводилось наблюдать некие «переходные» варианты технологии. Например, работа ведется с электронными файлами, но параллельное хождение имеет своеобразный «бегунок», на котором пишутся резолюции и делаются отметки об исполнении (сотрудники расписываются в выполнении своей части работы). После чего это «бегунок» присоединяется к бумажному оригиналу и подшивается в дело вместе с ним. Хотя полностью электронным такой документооборот назвать нельзя, использование подобных технологий позволяет соблюдать некоторые значимые для организации формальности.
Иной вариант — вся работа ведется с электронными образами документов, и даже руководители сами вносят резолюции в корпоративную систему. Соответственно на бумажном документе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Такая ситуация требует нормативного регулирования. В частности, на уровне корпоративных норм (к примеру, в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе) может быть предусмотрено следующее. В случае ввода резолюций в корпоративную систему документооборота непосредственно руководителями, принимающими решение, и отсутствии при этом резолюции на оригинале входящего документа на бумажном носителе при оформлении документа в дело (прежде всего документов длительного хранения) возможно осуществлять распечатку всех резолюций документа работником службы ДОУ или уполномоченным пользователем автоматизированной системы в подразделении. При этом работник, выполнивший распечатку, должен ее заверить в установленном порядке.
В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 10 лет и более назад, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка не регистрируется и следует принимать меры по ее сокращению, что было обусловлено задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию. В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка существует и играет достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений. В современных условиях работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота, включая их регистрацию, сама по себе не должна рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов.
Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могут быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе. Таким образом, работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.
Более сложными выглядят процессы электронного документооборота внутри организации при согласовании и визировании проектов документов на стадии их подготовки. Здесь возможно сосуществование бумажных и электронных версий документов. Достаточно тщательной проработки требуют управленческие процедуры и определение требуемой последовательности рассмотрения и согласования проекта, организации совместной работы над проектами. Функциональные возможности используемой системы автоматизации документооборота должны предусматривать совместную работу над проектом, автоматизацию процедуры регистрации подписанного (утвержденного) проекта с заполнением соответствующих полей электронной регистрационной карточки.
Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. На наш взгляд, если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрена идентификация пользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действий пользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно (так как всегда можно установить по протоколу системы, кто зарегистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и т.п.). Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбрать практика применения элементов электронного документооборота.
При работе с исходящими документами (например, приказами, письмами) во внутреннем электронном документообороте можно вводить в корпоративную систему файлы документов в справочно-информационных целях для последующего обращения к ним сотрудников данной организации. При этом в систему может вводиться как текстовый файл (для контекстного поиска), так и графический файл с внешними атрибутами бумажного документа. Использование электронных файлов исходящих документов связано с проблемой внешнего электронного документооборота.
Кроме рассмотренных аспектов проблема внутреннего электронного документооборота соприкасается также с достаточно сложными вопросами организации ведомственного архивного хранения и использования электронных документов и электронных копий бумажных документов. Решение многих из этих вопросов еще предстоит.
Дата добавления: 2017-10-09; просмотров: 1764;