Перспективы развития комплексных систем автоматизации ДОУ

История автоматизации делопроизводства подтверждает особенности компьютеризации организаций вообще. Начальный этап процесса можно назвать "кусочной" автоматизацией, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы. Как правило, начинается все с использования компьютеров для подготовки текстов, затем внедряются автоматизированные системы для регистрации отдельных видов документов, затем постепенно автоматизация развивается "вширь" – охватывая новые рабочие места и подразделения работ и "вглубь" – когда расширяется круг функциональных задач, решаемых с помощью систем электронного делопроизводства.

С течением времени первоначально внедренные системы и технологии устаревают, не покрывают возросшие потребности пользователей и требуют замены. Новый этап начинается внедрением автоматизированных систем делопроизводства на более современной программно-технической платформе: новые системы не только воспроизводят решение предыдущих задач, но позволяют значительно расширить круг автоматизированных функций, и, кроме того, имеют перспективу доведения автоматизации делопроизводства до рамок всей организации в целом.

Так, в 90-х годах системы электронного делопроизводства обеспечивали автоматизацию ограниченного круга регистрационно-учетных и контрольных функций и были рассчитаны на применение на ограниченном числе рабочих мест работников подразделений делопроизводства. С программно-технической точки зрения они были реализованы в среде операционной системы DOS, использовали файл-серверную технологию доступа к базам данных и имели значительные ограничения по сервисным возможностям.

СЭД, пришедшие им на смену с конца 90-х годов, реализуют гораздо большие функциональные возможности, например, они помимо работы с учетными карточками умеют работать и с полными текстами документов, имеют настраиваемый интерфейс, мощные средства поиска и целый ряд других сервисных возможностей. Кроме того, они предназначены для применения широким кругом сотрудников любых подразделений организации, которые выполняют функции делопроизводства. С программно-технической точки зрения СЭД реализованы в среде современных операционных систем (Windows, UNIX) и используют клиент-серверные технологии доступа к базам данных, а также технологии доступа Internet/Intranet.

Итак, первая особенность и тенденция в развитии систем электронного документооборота состоит в поэтапном внедрении и поэтапном наращивании функциональных возможностей:

СЭД внедряются поэтапно, начиная с отдельных подразделений и заканчивая организацией в целом;

СЭД поэтапно наращивают функциональные возможности, реализуя все новые потребности пользователей;

СЭД с периодичностью 5-8 лет переводятся на новую программно-техническую платформу

На первом этапе (на этапе "кусочной" автоматизации) когда шла речь об отдельных автоматизированных участках, состоящих из ограниченного числа рабочих мест, системы электронного делопроизводства представляли собой один или в лучшем случае несколько автономных программных модулей. Если речь шла об использовании систем электронного делопроизводства в нескольких различных подразделениях одной организации, в каждом из этих подразделений устанавливалась автономная (не связанная с другими) система делопроизводства.

Современный этап характеризуется постановкой проблемы комплексной автоматизации документооборота в органах государственной власти. Следует иметь ввиду при этом, что орган государственной власти это, как правило, крупная и сложная организация (совокупность организаций), включающая в себя множество юридических лиц, территориально обособленных подразделений и подведомственных учреждений. Автоматизация делопроизводства в такой системе государственных органов требует от СЭД быть корпоративной системой: т.е. являться по существу комплексом разнофункциональных автоматизированных систем делопроизводства, работающих по единой информационной логике и взаимодействующих между собой. Каждая из систем должна поддерживать работу большого количества пользователей.

Превращение СЭД в многофункциональные корпоративные системы – это вторая тенденция развития СЭД, которую мы хотим отметить.

В документационном обеспечении управления используются разные информационные технологии. У пользователей компьютерных технологий может возникнуть в связи с этим резонный вопрос: следует ли рассматривать информационные технологии электронного делопроизводства как составную часть автоматизированных систем электронного делопроизводства или технологии это одно, а СЭД это какие-то отдельные от других технологий системы?

Данное терминологическое противопоставление возникло исторически: напомним, что системами электронного делопроизводства стали называть такие системы обработки информации, которые автоматизировали учетно-регистрационные и контрольные функции по работе с документами. Наряду с этими системами, выполняющими определенный круг функций, появились и стали активно применяться иные технологии и системы: системы текстовой подготовки документов, электронная почта, сканирование документов, архивы и т.д. В течение длительного периода времени все технологии и системы сосуществовали друг с другом будучи используемыми автономно друг от друга.

Что происходит на современном этапе? - происходит интеграция технологий и систем. Системы электронного документооборота постоянно интегрируются со всеми технологиями, которые используются, либо могут использоваться для работы с документами, например: документ, подготовленный в MS Word, может быть подписан электронной цифровой подписью, затем автоматизированным образом зарегистрирован в системе электронного делопроизводства, затем выслан адресатам по электронной почте, помещен в электронный архив и т.д.

Таким образом, важнейшей тенденцией развития систем электронного документооборота является интеграция со всеми технологиями, применяемыми в работе с документами.

Среди технологий, используемых в документационном обеспечении, особое значение на современном этапе приобретает технология электронных цифровых подписей. Именно эта технология обеспечивает техническое и юридическое основание для перехода на безбумажные технологии и создание полномасштабных систем электронного документооборота. Системы электронного документооборота и все другие технологии, используемые в работе с документами, развиваются таким образом, чтобы обеспечивать поддержку всех процедур документирования с помощью электронной цифровой подписи.

Технологии электронной цифровой подписи - ключевые технологии, обеспечивающие переход к безбумажному документообороту.

Что происходит с традиционным делопроизводством и бумажным документооборотом в условиях бурного развития электронных технологий, внедрения систем электронного документооборота? Почему после внедрения систем электронного документооборота бумажный документооборот сохраняется, а в ряде случаев еще и увеличивается? Ответ на эти вопросы определяет еще одну особенность, связанную с внедрением СЭД, которую мы хотели бы отметить. Дело заключается в следующем.

Делопроизводство, основанное на использовании бумажных документов, складывалось веками и глубоко вошло в привычку деятельности людей. Соответственно никаких изменений сложившегося порядка делопроизводства при внедрении даже самых современных технологий в одночасье произойти не может. Кроме того, надо учитывать и большее удобство для человека восприятия печатных форм документов по сравнению с чтением документа с экрана компьютера. Это обстоятельство предопределяет использование печатных документов и в перспективе.

Таким образом, характерная особенность современного этапа использования систем электронного делопроизводства - длительное сосуществование бумажного и электронного документооборота с тенденциями постепенного увеличения роли безбумажных технологий. Важно отметить также влияние, которое оказывает СЭД на функционирование бумажного документооборота. Внедрение СЭД модифицирует и упорядочивает бумажный документооборот: даже если документы используются в бумажном виде, то готовятся они изначально в электронном виде, контроль за движением, печать и управление бумажным документооборотом осуществляется с помощью компьютерных систем. Таким образом, при сосуществовании бумажного и электронного документооборота, электронные технологии и системы электронного документооборота играют все более ведущую роль.

[1] Полнофункциональные рабочие места предназначены для делопроизводственного персонала: сотрудников канцелярии, секретарей руководителей и секретарей-референтов в подразделениях. Полнофункциональные рабочие места также могут использоваться руководителями, которые хотят видеть полную картину состояния делопроизводства и контроля исполнения в реальном времени - на экране. Для сотрудников, занимающихся исполнением документов, предназначены рабочие места с ограниченной функциональностью на базе клиента электронной почты MS Outlook или Lotus Notes, которые стоят дешевле, не требуют лицензии СУБД и позволяют выполнять все функции, необходимые указанным категориям персонала, - получать задания и документы из контура регламентного делопроизводства, отчитываться по их выполнению, просматривать историю работы с документами, согласовывать и подписывать документы в электронном виде, переадресовывать документы и т.д. Рабочие места исполнителей позволяют сотрудникам участвовать в едином делопроизводственном контуре, используя привычную среду - MS Outlook или Lotus Notes и не нагружая их лишними функциями.

[2]Понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота впервые были использованы в докладе автора на IX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомст­венного и корпоративного документооборота» (декабрь 2002 г., Москва).

[3] В качестве одного из первых шагов в этой области можно назвать создание рабочей группы, в которую вошли ЗАО «АйТи. Информационные технологии», ВНИИДАД, Гиль­дия управляющих документацией, ЗАО «Компания ИнтерТраст», ООО «Информационные бизнес-системы», ЗАО «НТЦ ИРМ», ООО «Электронные офисные системы», ГУП г. Москвы ГНПП «Гранит-Центр». Целью создания рабочей группы являлась разработка стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации ДОУ. В настоящее время подготовлена первая версия стандарта