Обеспечение внешнего электронного документооборота

Потребность в электронном обмене документами между органи­зациями приводит к существованию на практике различных вариан­тов сочетания элементов традиционного и электронного документо­оборота при внешних коммуникациях от упрощенных вариантов до комплексных технологий.

К примеру, в организации пока ведется ручная (не автоматизиро­ванная) регистрация, а затем документ пересылается по каналам свя­зи и вновь регистрируется вручную принявшей его организацией. Или в организациях автоматизирован внутренний документооборот, но с пересылкой документов в электронном виде внешним коррес­пондентам это не связано. Иными словами, бумажные документы доставляются традиционным способом, а пересылка по каналам связи — это самостоятельная процедура, для которой требуется отдельная электронная копия. Возможен вариант, когда полученная таким образом электронная копия документа используется в работе без регистрации, а регистрируется поступивший документ на бумаж­ном носителе (т.е. вариант сходен с передачей документа по факсу с досылкой бумажного оригинала). При необходимости могут исполь­зоваться средства криптографической защиты документов.

Ввод файлов в систему автоматизации документооборота создает основу для дальнейшей пересылки внешним корреспондентам реги­страционных сведений о документе вместе с прикрепленными фай­лами, т.е. использования элементов электронного документооборота для коммуникаций с другими организациями.

В рамках ведомств и организаций с развитой территориальной структурой для организации электронного документооборота могут использоваться корпоративные системы документооборота, в том числе работающие в распределенном режиме.

В настоящее время некоторые программные продукты позволяют пересылать по заданному электронному адресу входящие и исходящие документы с их регистрационными данными, при этом автома­тически формируется своего рода «паспорт» документа.

Комплексные технологии внешнего электронного документообо­рота сочетают регистрацию документов в корпоративной системе с вводом их файлов, отправку адресатам по электронной почте, автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте, в корпоративной системе организации-полу­чателя документа, а также обеспечивают использование средств криптозащиты, в том числе ЭЦП.

При принятии решений по использованию внешнего электронно­го документооборота, по мнению автора, важно уделить внимание следующим вопросам:

o для каких корреспондентов использовать обмен электронными документами? Вряд ли в обозримой перспективе электронный доку­ментооборот организации будет охватывать коммуникации со всеми внешними корреспондентами, хотя, конечно, многое может зависеть от сферы ее деятельности. В любом случае потребуется анализ состава постоянных корреспондентов, характера переписки с ними, а также проработка вопросов технической готовности к обмену документами в электронной форме. Нужны соглашения с организа­циями-участниками электронного документооборота, если они пред­ставляют разные ведомства или не относятся к общей управленче­ской структуре (в том числе по вопросам, обозначенным ниже). После решения этих вопросов осуществляется обмен электронными адресами;

o для каких категорий документов использовать электронную форму доведения? Анализ внешнего документооборота организации (входящих и исходящих документов) должен включать в себя не только изучение его направленности, но и выявление состава и видов документов, а также определение документопотоков, нося­щих регулярный и эпизодический характер. Потребуется принять решение, будут ли передаваться по каналам связи документы, содер­жащие конфиденциальные сведения, какие требования при этом должны соблюдаться;

o с каких рабочих мест будут осуществляться прием и отправка зарегистрированных документов по электронной почте? С учетом особенностей и задач электронного документооборота необходимо выбрать схему коммуникации: централизованную или децентрали­зованную, «звезда» или «каждый с каждым». Эта схема должна иметься в виду и при решении вопросов использования ЭЦП. Совместно со специалистами по информатизации и телекоммуни­кации следует решить проблему со своим адресом (адресами) для переписки и настроить рабочие места пользователей;

o как регламентировать форматы файлов, объемы информации и использование систем архивации? Здесь требуется принять реше­ния о форматах файлов (графических, текстовых), используемых реквизитах документов, применении систем архивации при передаче объемных файлов и т.п. Эти вопросы мы уже рассматривали приме­нительно к задачам внутреннего электронного документооборота.

В случае внешнего электронного документооборота добавляются новые аспекты: соблюдение унифицированных требований к пере­даче информации, обеспечение взаимодействия и совместимости информационных систем различных организаций.

Технологические аспекты электронного документооборота связаны с процедурами работы в конкретной организации. К примеру, если в результате некоторого управленческого процесса должен быть под­готовлен исходящий документ на бумажной основе, то необходимо соблюдать все требования к порядку оформления, подписания и регистрации, установленные для традиционных документов. После подписания и регистрации документа может быть выполнено скани­рование и полученный файл может затем использоваться в электрон­ном документообороте. Возможен и другой вариант, когда использу­ется текстовый файл документа, подготовленный исполнителем. Однако в этом случае часть признаков идентификации документа (например, относящиеся к реквизитам бланка, а также регистрацион­ный номер и дата документа) в файле могут отсутствовать, а наиме­нование должности лица, подписавшего документ, может не содер­жать наименование организации. Соответственно возникают вопросы по подготовке электронной версии документа с реквизитами, обеспе­чивающими его идентификацию и юридическую силу.

Значительное внимание привлекает к себе проблема удостовере­ния (подтверждения достоверности) электронного документа и ис­пользования электронной цифровой подписи во внешнем электрон­ном документообороте.

Как уже отмечалось выше, ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа:

o предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки;

o полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи;

o позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В принципе возможно в определенных пределах использовать обмен электронными копиями документов, не заверенными ЭЦП. К примеру, для оперативного информирования могут пересылаться электронные копии документов, записанные в графическом формате с воспроизведением внешних атрибутов бумажного оригинала доку­мента. Понятно, что ситуации применения таких электронных копий могут быть аналогичными использованию обычной факсимильной связи. С учетом возможных проблем с юридической силой таких копий, как правило, осуществляется досылка бумажного документа.

Преимущества использования ЭЦП дают возможность перейти к безбумажным транзакциям во внешнем электронном документо­обороте, хотя только использованием ЭЦП этот комплекс проблем не исчерпывается. Важно различать проставление ЭЦП автором документа для заверения его текста и использование ЭЦП для заве­рения пересылаемого по электронной почте сообщения в целом, включая регистрационные данные документа (так как они, в свою очередь, также определяют юридическую силу документа). Ряд организационно-методических вопросов и процедур использования ЭЦП в документообороте между организациями нуждается в дальнейшей проработке.

Если иметь в виду использование ЭЦП во внешнем электрон­ном документообороте, важно обратить внимание на следующие вопросы:

o определить, какие категории документов должны в обязательном порядке заверяться ЭЦП (по номинальному или корреспондент­скому признаку);

o определить перечень лиц организации, которые будут пользо­ваться ЭЦП;

o выбрать конкретный криптопакет, решить вопросы сертифи­цирования ключей и др.

Решение этих и других вопросов связано с реализацией Федераль­ного закона «Об электронной цифровой подписи» и зависит от даль­нейшей проработки организационного механизма использования ЭЦП.

В условиях, когда растет число организаций, использующих кор­поративные системы документооборота, возникает проблема их взаимодействия. Частным случаем этой проблемы является органи­зация документооборота в системе учреждений (например, органи­заций, имеющих разветвленную территориальную структуру, сеть дополнительных офисов, подчиненные и дочерние организации и т.п.). Практика применения элементов электронного документообо­рота в таких организациях позволяет моделировать некоторые вари­анты внешнего (межведомственного) электронного документообо­рота.

На рис. 10 схематически представлены информационные взаимо­связи организации, включая взаимодействие с вышестоящими, под­ведомственными и неподведомственными структурами. Эти инфор­мационные потоки включают: нормативные и организационно-рас­порядительные документы, поступающие от вышестоящих уровней управления; документы, представляемые для контроля, учета и от­четности, в справочно-информационных целях, а также для согласования действий (здесь можно выделить как постоянную составляю­щую потока, так и переменную составляющую).

В публикациях по вопросам автоматизации документооборота, в описаниях функциональных возможностей программных продук­тов, подготовленных их разработчиками, в основном встречается понятие «корпоративный документооборот», поскольку речь идет об организации и технологии работы с документами в рамках одной корпоративной системы, или «сквозной документооборот».

Для обозначения взаимодействия нескольких корпоративных систем воспользуемся еще одним понятием — «взаимоувязанный документооборот», под которым понимается обеспечение взаимо­действия двух или более корпоративных систем при регистрации документов и их передаче в электронной форме [28, 32]. Рассмот­рим вариант технологии использования взаимоувязанного докумен­тооборота.

Документ регистрируется в корпоративной системе организации А (обозначение условное) с прикреплением файла к регистрацион­ной карточке. Интеграция с электронной почтой позволяет пересы­лать регистрационные данные документа и его файл организации-адресату. При этом адреса электронной почты заранее вносятся в справочник организаций (для каждой организации в справочнике предусматривается соответствующее поле с электронным адресом) либо вводятся (корректируются) при отправке сообщения. Сообще­ние может заверяться ЭЦП. Отправка сообщения адресату (включая требуемые регистрационные данные документа и его электронный файл), а также заверение сообщения ЭЦП может осуществляться как децентрализовано (с клиентских мест корпоративной системы в структурных подразделениях организации, т.е. по месту регистра­ции документа), так и централизовано (например, если служба ДОУ или экспедиция оставляют за собой фукцию контроля за правильно­стью регистрации и оформления отправляемых документов).

Пользователь корпоративной системы организации В осуществ­ляет прием поступающих по электронной почте сообщений (при этом производится проверка ЭЦП), определяет необходимость их регистрации. После этого выполняется регистрация поступившего в электронном виде документа с автоматическим заполнением полей с регистрационными реквизитами документа в корпоративной системе А и прикреплением файла к регистрационной карточке. Одновременно в автоматическом режиме формируется сообщение о регистрации документа (с указанием регистрационного номера), направляемое по электронной почте в корпоративную систему А. При ошибках в передаче документа, изменениях в ЭЦП и сомнениях в достоверности документа сообщение об отказе в его регистрации может быть сформировано специально и передано по электронной почте в организацию А. Зарегистрированный электронный доку­мент поступает на рассмотрение и исполнение в соответствии с тре­бованиями корпоративной технологии документооборота организа­ции В (т.е. дальнейшие процессы работы с документами относятся к сфере внутреннего электронного документооборота).

Таким образом, взаимодействие двух и более корпоративных сис­тем в рамках технологии взаимоувязанного документооборота пред­полагает автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по каналам электронной связи, что обеспечивает опе­ративное доведение документов до адресатов, экономию трудоза­трат при регистрации и справочно-информационной работе с базой данных, а также возможность использования преимуществ непо­средственного обращения к файлу документа.

Вместе с тем расширение применения на практике подобных тех­нологий электронного документооборота при взаимодействии кор­поративных систем предполагает решение ряда различных по слож­ности проблем. Наиболее сложные проблемы носят преимущественно технический характер и касаются обеспечения, с одной стороны, взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств, а с другой — информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях. Этот комплекс проблем лежит в сфере деятельности специалистов по информатизации и техниче­ской защите информации.

Что касается деятельности служб документационного обеспече­ния, потребуется организационно-методическое взаимодействие : организаций-участников электронного документооборота, в том числе в вопросах унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота. Все это необходимо для достижения максимальной четкости в работе.

Часть обозначенных аспектов внешнего электронного докумен­тооборота относится к области межведомственного регулирования ДОУ и касается унификации и стандартизации, проработки форм взаимодействия участников, заключения между ними соглашений (договоров), возможного издания совместных решений государст­венных органов, актов межведомственного характера.

Кроме того, была бы полезной подготовка ВНИИДАД методиче­ских рекомендаций по оформлению электронных документов и их реквизитов, необходимых в межведомственном электронном доку­ментообороте. К примеру, определенного внимания заслуживает вопрос об использовании в электронном документообороте преду­смотренных в ГОСТ Р.6.30-2003 реквизитов для организационно-рас­порядительных документов (см. приложение 2). В данном ГОСТ, в сущности, рассматривается только вариант подготовки и оформле­ния документа на бумажном носителе и учтена возможность сущест­вования его электронных копий (реквизит «идентификатор электрон­ной копии документа»). В числе реквизитов документов, в частности, названы Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эти реквизиты традиционно используются при оформлении документов на бланках (на бумажном носителе). Но во всех ли случаях применения электронных документов во внешнем электронном документообороте следует использовать изображения этих реквизитов? Например, при обмене электронными управленче­скими документами между федеральными органами исполнительной власти потребуется ли им передавать друг другу изображение одного и того же Государственного герба Российской Федерации или можно будет ограничиться другими идентифицирующими признаками? Наряду с рассмотренными выше более общими вопросами такие детали также заслуживают внимания и нуждаются в регламентации на межведомственном уровне.

В перспективе требования к оформлению управленческих элек­тронных документов для целей межведомственного электронного документооборота можно было бы установить в государственном стандарте или ином нормативном акте.

Для успешного внедрения электронного документооборота во внешних коммуникациях организаций и межведомственном обмене информацией необходимо использовать общие принципы, типовые решения, а также согласованные действия разработчиков автомати­зированных систем[3]. Требуется дальнейшая концептуальная прора­ботка политики в области автоматизации документооборота в госу­дарственном аппарате, обеспечения взаимодействия и совместимо­сти используемых систем.

Многие из проблем перехода к электронному документообороту заслуживают дальнейших совместных усилий документоведов, пра­воведов и специалистов в области информационных технологий