Справочники системы

Все вышеизложенные правила, поддерживаемые системой и связанные с передачей документа в определенные картотеки и перемещением документа между кабинетами и папками подразумевают, что в системе «Дело» должна храниться модель организационной структуры предприятия. Эта модель должна отражать следующие ключевые особенности:

o сколько подразделений существует на предприятии и какова их структурная подчиненность;

o какие из подразделений имеют собственную картотеку;

o списочный состав должностных лиц каждого подразделения;

o какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы, а также кто является владельцами созданных кабинетов;

o поскольку должностное лицо, как правило, не является пользователем системы, то должен существовать списочный состав пользователей системы;

o какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (с какими картотеками, кабинетами, папками, грифами доступа пользователь имеет право работать).

Все эти данные содержатся в справочниках системы – оформленных по определенным правилам списках. Настройка системы, осуществляемая системным технологом, как раз и заключается во вводе данных в эти справочники.

Перечень справочников, обеспечивающих настройку на организационную структуру предприятия, приведен в таблице 1-1.

Таблица 1-1

Наряду с этими справочниками существует еще целый ряд справочников, в которых содержится информация, используемая при заполнении реквизитов РК. В этих справочниках хранятся все допустимые значения того или иного реквизита РК. Таким образом, заполнение реквизита во многих случаях сводится к выбору одного из значений из соответствующего справочника, что уменьшает вероятность появления ошибок при вводе информации, а также ускоряет процесс ввода.

Линейный справочник представляет собой простой список, каждый элемент которого является одним из возможных значений реквизита РК.

Иерархический справочник содержит списки нескольких уровней иерархии. Например, при выборе фамилии исполнителя документа вначале будет сформирован список верхнего уровня иерархии, состоящий из наименований подразделений предприятия. При выборе какого-либо подразделения раскроется список отделов подразделения (если такое деление предусмотрено организационной структурой), а уже после выбора отдела станет доступным список должностных лиц – сотрудников выбранного отдела.

При описании работы с иерархическими справочниками, элементы, которые содержат список значений более низкой степени иерархии, будут называться вершинами. Конечные элементы справочника (например фамилии должностных лиц в приведенном выше примере) будут называться листьями.

Настройка системы на правила делопроизводства

К моменту внедрения системы «Дело» на предприятии, как правило, уже существуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

o порядок первичной регистрации документа;

o порядок формирования регистрационного номера документа;

o порядок отслеживания движения документов от одного исполнителя к другому;

o порядок подшивки (списания) документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

o порядок рассылки исходящих документов.

Решения, заложенные в системе «Дело», ориентированы на использование правил делопроизводства, принятых в России.