Первичная регистрация документов
Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой «Дело» поддерживаются три базовые группы:
o входящие;
o исходящие (внутренние);
o письма и обращения граждан.
Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции.
Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов, а также для регистрации проектов документов.
Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан
Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и так далее. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т. д. Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы.
Состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике Группы документов.
В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.
При этом возможности автоматизации привносят некоторую специфику в работу с РК:
o реквизиты заполняются путем выбора значений из справочников системы. Перечень справочников, обеспечивающих ввод данных в РК, приведен в таблице 1-2;
o практически все значения реквизитов РК при выполнении поиска могут являться критериями отбора. Таким образом, система дает возможность формировать достаточно сложные поисковые запросы, результатом выполнения которых является подборка документов, удовлетворяющих заданным параметрам поиска.
Таблица 1-2
| Наименование справочника | Назначение справочника |
| Список организаций | Хранит наименования и адреса организаций, с которыми ведется переписка. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК, значениями которых должно быть наименование организации (например, Корреспондент или Адресат) |
| Граждане | Хранит фамилии и адреса граждан, с которыми ведется переписка. |
| Группы документов | Хранит информацию о группах документов, объединенных по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки |
| Стандартные тексты | Хранит стандартные формулировки, используемые при формировании значений реквизитов РК: текстов резолюций, краткого содержания документа, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля, оснований для списания в дело. ЗАМЕЧАНИЕ. Тексты могут вводиться и с клавиатуры |
| Рубрикатор. | Хранит наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), что в дальнейшем может быть использовано при формировании запроса на поиск документов одной тематики. |
| Виды доставки. | Хранит стандартный список возможных видов доставки документа (например, почта, фельдсвязь и т. п.), используемый для формирования реквизита РК Доставка. |
| Типы связок | Хранит список стандартных типов связок между документами (например, "в исполнение – исполнено", "в отмену – отменено"). Например, если регистрируемый документ отменяет действие какого-либо другого документа (документов), то путем выбора из справочника между ними может быть установлена связка "в отмену – отменено". При этом появляется возможность перехода по связке от одного документа к другому. То есть, работая с документом, отменившим действие других документов, можно быстро вызвать любой из отмененных документов. |
| Типы реестров. | Содержит список типов реестров – списки документов, отправляемых из организации одним или несколькими пакетами. Справочник используется при работе с функцией Реестры внешней отправки |
| Статус заявителя | Используется при формировании справочника Граждане. Хранит информацию о социальном статусе и социальном положении граждан. |
| Номенклатура дел. | Хранит заголовки дел, в которые подшиваются документы, согласно номенклатуре дел, принятой на предприятии. |
| Дополнительные реквизиты | Хранит информацию о дополнительных реквизитах (текстовые, числовые и т. д.). |
| Грифы доступа. | Хранит список возможных грифов доступа (например, "общий", ДСП), используемый для формирования реквизита РК Гриф доступа. |
| Типы виз | Содержит стандартные формулировки, используемые при визировании проектов документов. Другой задачей, возникающей на этапе первичной регистрации, является определение должностного лица, которому должен быть передан документ для принятия по нему конкретного решения (наложение резолюции, списание в дело, перенаправление в другую организацию и т. п.). |
В системе «Дело» предусмотрены два основных сценария первичной регистрации.
Первый из нихсоответствует случаю, когда в адрес предприятия ежедневно поступает большое количество корреспонденции и в задачи первичной регистрации входит присвоение регистрационного номера и передача документа в подразделение или должностному лицу в соответствии с какими-либо формальными правилами. Так, если в документе не указан адресат в явном виде (например, "Директору"), то он может быть передан в какое-либо подразделение в соответствии со своей тематической направленностью (например, все дилерские договоры передаются в отдел маркетинга). Обычно такой порядок принят в больших организациях, имеющих экспедицию. При реализации данного сценария системой «Дело» поддерживается режим автоматической передачи документа в соответствии со значением, установленным в момент первичной регистрации для реквизита РК Кому(кому адресован документ).
При этом:
o если значением реквизита является наименование подразделения, то документ передается в кабинет, среди владельцев которого есть руководитель этого подразделения;
o если задана фамилия должностного лица, то документ передается в кабинет данного должностного лица;
o если значение не задано (например, пользователь, осуществляющий первичную регистрацию, не знает, кому передать документ), то документ передается в подразделение и кабинет, заданные в системе в параметрах регистрации.
После того, как документ оказался в каком-либо кабинете, его дальнейшая регистрация поручается более квалифицированному персоналу, в результате чего документ либо перенаправляется в другое подразделение, либо начинается его исполнение (на документ накладывается резолюция и т. д.).
Второй сценарийпредусматривает случай, когда первичная регистрация производится квалифицированными сотрудниками. В этом случае формирование основных реквизитов РК может сопровождаться и принятием каких-либо решений по документу. Например, документ может быть сразу списан в дело или на него может быть наложен проект резолюции.
Если же принимается решение о передаче документа другому должностному лицу (например, для наложения на него резолюции), то, в отличие от предыдущего сценария, заполнение реквизита РК Комуне приводит к автоматической передаче документа. Для того чтобы документ попал в другой кабинет, требуется выполнить операцию пересылки документа, указав при этом фамилию очередного должностного лица (или подразделения). Данный порядок отражает достаточно распространенный случай, когда в качестве адресата в РК документа проставляется одно должностное лицо, а фактическое решение по документу принимается другим.
Дата добавления: 2017-10-09; просмотров: 854;