Quot;О выделении документов к уничтожению".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констати­рующей.

Во вводной части акта перечисляются:

- основание (указывается распорядительный или норма­тивный документ, или устное указание руководителя, послу­жившие основанием для составления акта);

- состав комиссии (указывается наименование должно­сти, инициалы и фамилия председателя комиссии в имени­тельном падеже, наименования должностей, инициалы и фа­милии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в со­ставлении акта, необходимо указывать название учреждения.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, уста­новленные факты (если отражается несколько фактов, то со­держание акта может быть разделено на подпункты), а также выводы и заключения.

В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Некоторые виды актов утверждаются руководителем учреждения, этот гриф ставится в верхнем правом углу документа.

Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Заголовок доклад­ной записки формулируется с помощью отглагольного сущест­вительного в предложном падеже.

В зависимости от содержания и целевого назначения док­ладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.).

Текст докладной записки состоит из двух частей. В пер­вой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, по­служившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки из­лагаются выводы и предложения.

Текст докладной записки не следует начинать словами "Довожу до Вашего сведения", а лучше таким образом: "По Ва­шему поручению мною проведена..." и т.д.

Внешние докладные записки подписываются руководи­телем и оформляются на общем бланке, внутренние — подпи­сываются составителем и оформляются на листе бумаги форма­та А4

Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке — это документ информационного характера, содер­жащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.).

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. При необходимости текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит реквизиты: наименование орга­низации, выдавшей справку, адресат, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

ПИСЬМА

Значительную часть служебной документации учрежде­ний составляют письма. Письмами пользуются различные уч­реждения вне зависимости от их подчиненности. К составле­нию служебных писем предъявляют те же требования, что и к составлению других служебных документов. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеют установленный комплекс обязательных эле­ментов (реквизитов) и определенный порядок их расположе­ния. Бланк официального письма представляет собой лист бу­маги с воспроизведенными типографским способом постоян­ными элементами.

Одно из основных требований при составлении писем за­ключается в том, что письма должны быть, как правило, по­священы одному вопросу. Изложение содержания письма должно быть ясным, легко читаемым.

Письма в основном излагаются по схеме: вступление, до­казательство, заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история и т.п. В доказательстве излагают существо вопроса. Оно должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности, обос­нованности поставленных в документе вопросов. В заключении даются выводы.

Указанные три части письма не являются обособленны­ми. Они должны вытекать логически одна из другой, без по­вторений и противоречий. Выводы должны логически вытекать из изложения.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем ав­тор желает сконцентрировать внимание, могут быть и другие схемы составления, в которых либо отсутствует какая-то названная выше часть, либо может быть другой порядок их рас­положения.

Не следует начинать письмо с на­именования учреждения, автора, так как это видно из бланка. Ссылку на инициативный документ помещают слева ни­жнее номера и даты документа. Это способствует ускорению справочной работы и контроля исполнения. Объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Лишь в том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, письмо может быть увеличено до пяти страниц.

К справочно-информационным документам относятся также телеграммы и телефонограммы, которые отличаются от писем способом передачи информации.