Совершенствование организации документооборота.

Среди методов, направленных на совершенствование до­кументооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема докумен­тооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения до­кументов в учреждении: создание моделей учрежденческого до­кументооборота, составление маршрутных карт технологическо­го процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения до­кументов и др. К числу способов, позво­ляющих эффективно совершенствовать технологию документо­оборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформ­ления документации, упорядочения документационной нагруз­ки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объема документооборота связывается с рег­ламентацией документирования, уменьшением количества внут­ренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использова­нием бездокументных связей. Опосредованное влияние на до­кументооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поиско­вая система учреждения, система контроля исполнения доку­ментов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятель­ности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов дви­жения кортежей документов (технологические карты) (по каждому типу решений).

Главное условие сокращения объемов документов - упо­рядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдель­ных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

На практике это выражается в создании различных сис­тем документации, строго устанавливающих состав применяе­мых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сего­дняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяе­мые однотипные формы заменяются единой.

Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер

Другое направление сокращения документооборота — повы­шение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества доку­ментов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:

- уменьшение различных преамбул, не несущих полез­ной информации (особенно это положение относится к распо­рядительным документам — приказам, решениям, где конста­тирующая часть в ряде случаев является либо дословным вос­произведением документов вышестоящей организации либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

- исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодар­ность или уважение адресатам.

Качество документа включает в себя и требование к изло­жению содержания: применение унифицированных текстов, чет­кая структура, ясность формулировок, реальность сроков испол­нения.