Основные требования к формированию дел.

При формировании дел в делопроизводстве организации необходи­мо также соблюдать и определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые но своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номен­клатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).

2. Документы постоянного и временного хранения формиру­ются в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере фор­мирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как пра­вило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с при­казами руководителя по основной деятельности и по администра­тивно-хозяйственным вопросам.

Например:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности" постоянно,

"Приказы директора пред­приятия по административно-хозяйственным вопросам" 5 л.,

Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года).

Например:

"Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрение, премирование, длительные и зарубежные командировки)" -75 лет, ст.

3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в са­мостоятельные дела отдельно от их подлинников.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему докумен­тов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5. В деле формируются документы только одного делопроиз­водственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения.

Например:

"Журнал регист­рации входящих документов",

"Книга учета проверок (ревизий)",

"Кни­га учета инструктажа по технике безопасности" и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопро­са. Переходящими являются и личные дела работников, формирующи­еся в течение всего периода работы данного лица в организации.

6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 лис­тов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.

Например:

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество то­мов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).

7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоеди­нится к документам тех дел, к которым относятся.

8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "

9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

При этом на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-2004 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".