I. Основные функции и функциональные задачи управления фирмой.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.

Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления - текст, графики, табличные данные и т.д.

Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:

· Руководство:

просмотр информации в базах данных;

выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.

· Службы и подразделения:

просмотр и редактирование информации в базах данных;

составление отчетов;

подготовка служебных записок;

подготовка исходящей корреспонденции.

· Секретариат:

регистрация входящей корреспонденции;

регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;

ввод документов в базы данных;

сдача документов в архив.

· Администратор базы данных:

регистрация пользователей информационной системы;

установка прав доступа к отдельным базам данных;

сдача документов в архив.

Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.

Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:

учет банковских операций;

учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

учет основных средств;

учет движения материальных ценностей и складской учет;

сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д.

Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара.

Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации.

Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.