Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение физического размера документа.

При переписке необходимо применять стандартные блан­ки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, же­лательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося пред­ставления о престижности продольного бланка, широких по­лей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен со­ответствовать объему текста.

Объемные документы справочного характера и долговре­менного пользования следует изготовлять с заменяемыми стра­ницами, что позволит при внесении изменений не перепеча­тывать весь документ. При подготовке оперативных докумен­тов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практи­куются ответы на самом запросе при помощи штампа или под­писи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую инфор­мацию.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокра­щении документооборота. Основное — удобство работы и лик­видация излишних документов. Унифицированная форма до­кумента должна быть удобна для заполнения и чтения, содер­жать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов доку­ментации — построение эффективных информационно-поис­ковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по лич­ному составу печатается в нескольких экземплярах и подшива­ется в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. При­чина такого "тиража" — создать возможность обнаружить доку­мент в необходимый момент. В результате создаются дублет­ные дела, которые включаются в номенклатуры и затем пере­даются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная до­кументация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходи­мость дублирования документов. Определяется степень центра­лизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множитель­ная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множитель­ную машину и увеличивает тиражирование, часто без доста­точных оснований. Для оптимального использования множи­тельной техники рекомендуется: копировать документы с умень­шением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".