Анализ структуры документооборота

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практиком делопроизводства и научной организации труда:

- исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

- однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

- пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

- параллельное выполнение различных операций в целях сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

- необходимость предусмотрения всех возможных вариантов движения документов.

Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

- содержание или функциональная принадлежность;

- структура;

- режим документопотока;

- направление документопотока и его объем.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений исполнителей и т. д.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах.

Необходимо выделять в общем, документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения.

Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнаны: построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковым систем, регламентирование документообразования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций.