Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

Более предпочтительной справедливо считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом. Цель первого этапа - зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата.

При получении корреспонденции, прежде всего, должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

- в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

- в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

- получена доплатная корреспонденция;

- полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию ведут в пределах года.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов.

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно, чтобы все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.