Виды документов, их классификация.

Документы, входящие в состав документационных систем, подразделяются на виды и разновидности.

Под видом понимается группа документов одинакового наименования. Например, виды документов – отчёт, протокол, план, разновидность последнего – текущий, перспективный план.

Документы классифицируются по определённым основаниям.

		служебные письма приказы
1 По наименованию			протоколы акты
		докладные записки договоры и т.д.

2 По месту составления

внутренние внешние

Внутренние документы составляются работниками данного предприятия, а внешние поступают из других предприятий, организаций и от частных лиц.

3 По содержанию

простые сложные

Простые документы посвящены одному вопросу, а сложные охватывают несколько вопросов.

4 По форме

индивидуальные трафаретные типовые

Содержание каждого индивидуального документа имеет свои особенности (например, докладная записка), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые создаются для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

5 По срокам исполнения

срочные несрочные

Срочные требуют исполнения в определённый срок, несрочные не имеют установленного срока.

6 По происхождению

служебные личные

Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации, а личные касаются конкретного лица и являются именными.

7 По виду оформления

подлинные копии выписки дубликаты

8 По средствам фиксации

письменные графические фотодокументы т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.