Организация работы с документами
Работа по оформлению и изготовлению документов, обработке поступающих и отправляемых документов, контролю за их исполнением, хранению исполненных и находящихся на исполнении документов, а также по выдаче справок называется делопроизводством.
Правильная организация делопроизводства обеспечит чёткое и быстрое выполнение операций по приёму и отправке документов, своевременное доведение их до исполнителей, систематический контроль за исполнением поставленных в документах вопросов и принятых по ним решений, а также позволяет быстро навести справки по документам, хранящимся в текущих делах и в архиве предприятия или учреждения.
В любой организации (на предприятии) совершают движение много разнообразных документов по различным маршрутам, что даёт представление о документообороте.
Документооборот – установленная или сложившаяся последовательность прохождения документа с момента его создания и до отсылки с предприятия или сдачи на хранение.
Главными показателями, характеризующими документооборот, являются:
· количество инстанций, которое проходят документы в процессе оперативной работы с ними;
· время, необходимое для их прохождения.
Правильная организация документооборота характеризуется наименьшим числом инстанций и быстротой прохождения документов.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Регистрация и учёт документов. Включает следующие работы:
· порядок обработки поступающих документов;
· порядок обработки отправляемых документов;
· передача документов внутри организации;
· учёт количества документов;
· информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами;
· правила регистрации и индексирования документов.
1 Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе и созданные с помощью вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения (или секретарю руководителя организации) или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях. Подлинник передаётся ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
2 Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией либо секретарём руководителя организации.
3 Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется специальным звеном (диспетчерской группой) или лицом, ответственным за документационное обеспечение.
4 Учёт количества документов. Такой учёт должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. При подсчёте количества документов за единицу учёта принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учёт создаваемых копий документов.
Подсчёт количества машиночитаемых документов осуществляется по учётным карточкам и журналам учёта работы вычислительного центра. Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.
6 Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журнале).
Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по кадрам, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчёты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Регистрация специальных документов, обслуживающих конкретные функции управления, проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения и т.д.
Распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, регистрируются в службе документационного обеспечения.
Организация контроля за исполнением документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:
· постановку документа на контроль;
· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
· учёт и обобщение результатов контроля исполнения.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступающих из других организаций, – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утверждённой по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 №1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
· формирование картотеки контролируемых документов;
· направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;
· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
· получение информации о ходе и результатах исполнения;
· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
· сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях;
· снятие документов с контроля по указанию руководителей;
· формирование картотеки исполненных документов.
Наряду с контрольными картотеками исполнения документов в ряде организаций используются автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД). Специальная группа (отдельный исполнитель), занимающаяся контролем исполнения документов в организации, периодически (один раз в неделю) передаёт на ВЦ информацию о внешних и внутренних документах и после обработки на ВЦ по разработанной программе раздаёт подразделениям-исполнителям машинограммы с указанием вида документа, исполнителя, срока исполнения (начало и окончание).
Ежемесячно по подразделениям-исполнителям составляется итоговая машинограмма для отчёта руководителям по исполнительской дисциплине на совещании у руководителя организации. При наличии неисполненных подразделением документов в указанные сроки (коэффициент исполнительской дисциплины Кид ниже единицы) применяются экономические и административные санкции.
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, отслеживает правильность формирования дел – группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и её структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
· помещать приложения вместе с основными документами;
· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Объём дела не должен превышать 250 листов.
Тема 16
Дата добавления: 2017-04-20; просмотров: 962;