Принципы документирования

Организация работы с документами основывается на ряде основополагающих принципов. Важнейшие из них – целесообразность, полнота информации, технологичность, оперативность и системность (рис. 15.5.1.).

П			· целесообразность
Р			· правомочность
И			· достоверность
Н	документирования		· полнота информации
Ц			· технологичность
И			· оперативность
П			· системность
Ы

Рис. 15.5.1.

1 Принцип целесообразности означает требование строго отбора информации, подлежащей документированию, с точки зрения её необходимости для принятия мер воздействия на управляемый объект. В практике решения многих текущих вопросов можно вообще отказаться от документа путём перехода на бездокументационные каналы связи – телефон, переговорные устройства, личные контакты. Это позволит значительно сократить объём внутренней первичной документации и трудозатраты управленческого персонала. Расширение практики бездокументационных контактов возможно на основе предварительного пересмотра управленческих процедур, расширения ответственности исполнителей среднего звена управления.

2 Принцип правомочности основан на том, что документ, рассматриваемый в его традиционной форме, имеет юридическое значение в отличие от других носителей информации, которые не вызывают юридических последствий. Для того чтобы документы влияли на формирование соответствующих правоотношений, требуется точное и повседневное соблюдение правил их оформления.

Документ должен содержать необходимый набор реквизитов и регламентированный порядок их расположения, а также подписи конкретных должностных лиц, свидетельствующие о том, что документ издан полномочным органом или должностным лицом. Подписание документов руководителями и другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией служит формой выражения ответственности за их содержание и законность.

3 Принцип достоверности требует, чтобы документ был составлен на основе объективной, научно обоснованной, неискажённой информации. Он предполагает также отработку чёткой терминологии, не допускающей расхождения в толковании документа. Достоверность документа зависит также от квалификации и уровня информационной культуры всех групп работников аппарата управления.

4 Принцип полноты информации означает, что состав и объём документной информации должны быть достаточными для компетентного и своевременного распорядительного воздействия. Критерием полноты документирования является его соответствие так называемому "порогу информации", т.е. минимальному, но достаточному объёму информации, необходимой для принятия решений на данном уровне управления.

5 Принцип технологичности означает максимальную приспособленность документационных комплексов к современным научным методам труда управленческого персонала. Технологичность документирования и соответственное сокращение трудозатрат работников аппарата управления достигается совершенствованием форм документов и эффективным использованием средств организационной и вычислительной техники. Требование технологичности учитывается при макетировании форм документов, причём формы документов разрабатываются в соответствии с потребностями управленческих процедур, а не наоборот.

6 Принцип оперативности выражается в своевременности поступления документной информации на соответствующую ступень управления по каналам прямой и обратной связи. Принцип оперативности требует осуществления комплекса мер, направленных на сокращение пути прохождения и времени исполнения документов, увеличение доли машинно-ориентированных документов, ликвидацию избыточной информации. Избыточная информация перегружает информационные каналы, затрудняет продвижение действительно нужных сведений, порождает раздувание управленческого персонала.

7 Принцип системности означает требование единого методологического подхода к формированию, классификации, унификации и стандартизации документационных комплексов. Он лежит также в основе комплексной рационализации документооборота и означает, что исследование документационных проблем должно вестись не изолированно, а во взаимосвязи с чётким распределением функций по ступеням и звеньям, перестройкой на этой основе процедур принятия управленческих решений.