Документирование организационно-распорядительной

Деятельности

В своей деятельности предприятия и учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

На территориях краёв и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

Организационные документы. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооружённых Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения, (в случае частного предприятия указать кем оно зарегистрировано).

Примерный устав открытого акционерного общества содержит следующие разделы:

1 Наименование и местонахождение Общества.

2 Юридический статус Общества.

3 Цели и предмет деятельности Общества.

4 Уставной капитал.

5 Права и обязанности акционеров.

6 Собрание акционеров.

7 Совет директоров и правление.

8 Заседание совета директоров.

9 Генеральный директор и правление.

10Учёт и отчётность Общества.

11Ревизионная комиссия.

12Ликвидация и реорганизация Общества.

Положение – это нормативный акт, устанавливаемый порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности, права и организацию работы системы государственных органов (положения о министерствах РФ), одного органа (Положение о государственной автомобильной инспекции), либо структурного подразделения предприятия (Положение об отделе кадров).

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и местные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. Местные разрабатываются силами организаций (предприятий) на основе типовых положений с учётом организационно-технических особенностей конкретного предприятия. В текст положения необходимо включать такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие в зависимости от характера положения (см. тему 9).

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании (см. приложение 15.6.1).

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются организациями-разработчиками.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб) и должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в организации», «Должностная инструкция инженера по охране труда и технике безопасности»).

Текст инструкции разбивается по определённой логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели её издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Состав и содержание разделов должностной инструкции раскрыты в теме 9. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены её новой).

В формуляр-образец должностной инструкции входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись (см. приложение 15.6.2).

Распорядительные документы. Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций – приказы, инструкции, указания; министерства, ведомства – решения; исполнительные органы на всех уровнях – постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или иной акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как правовой акт, издаваемый правительством, областными, городскими и районными администрациями.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

· распоряжения общего, длительного действия;

· распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краёв, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законом РФ.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определённые сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и т.д.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчинённости.

В формуляр-образец приказа входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. приложение 15.6.3).

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично, различия же возникают на конкретной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:

1) изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

2) обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);

3) согласование документа и его подписание.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы.

Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, – достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение чётко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение, организацию.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчёты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, чётко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формировании основных положений конкретного решения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной (рис. 15.5.2.).

Текст распорядительного документа

Две части

констатирующая распорядительная

Рис. 15.5.2.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части даётся пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несёт основную нагрузку в распорядительных документах и излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении (Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ), «решает» (Коллегия РЕШАЕТ) – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе.

Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатается прописными буквами, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной (постановляющей) части.

К формулировкам распорядительной части документа предъявляются особенно жёсткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, чёткими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объёму предполагаемых работ.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»).

Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в устав, структуру, штатное расписание аппарата управления, о переходе на новый режим работы – созданы унифицированные формы документов, в которых предопределён состав и порядок расположения информации (Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. – М., 1980).

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения). Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с финансовыми органами или службами.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания.

Деловые письма. Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, телетайпа, факса и т.п., – объём переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Вместе с тем анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. А неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведёт к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определённым поступкам.

Сегодня во многих странах активно идёт процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молчания». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает всё новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определённом порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографическим способом постоянными реквизитами. Официальное письмо помимо основного текста содержит информацию об адресате: полное или сокращённое название организации – отправителе, её почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое.

Рассмотрим некоторые виды писем. К ним можно отнести: письма-просьбы, письма-ответы (отказы), сопроводительные письма, договорные письма, письмо-напоминание, информационные письма, письма-приглашения, письма-предложения, письма-разрешения, письма-подтверждения (рис. 15.5.3.).

			· письма-просьбы
			· письма-ответы (отказы)
			· сопроводительные письма
В			· договорные письма
И	писем		· письмо-напоминание
Д			· информационные письма
Ы			· письма-приглашения
			· письма-предложения
			· письма-разрешения
			· письма-подтверждения

Рис. 15.5.3.

1 Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в её исполнении. Простейший и наиболее распространённый вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного лица («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...» и т.п.).

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Прошу...»

«принять меры...»

«сообщить данные о сроках поставки...»

«направить нам договор...»

«подтвердить по телефаксу получение документов...».

2 Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа следующая:

· повторение просьбы, на которую составляется ответ;

· обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

· констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»

«Считаем нужным сообщить Вам...»

«Предлагаемые Вами сроки проведения...»

«Ваше предложение не получило поддержки...».

3 Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определённый срок, сопроводительное письмо является надёжным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект ... на ... стр. со следующими замечаниями...

4 Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведём образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от ...

Справка о финансировании будет выслана...

Просим ... и один экземпляр договора №... возвратить нам.

5 Письмо напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов:

· напоминания о выполнении действий;

· мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что...»

«Ваша задолженность по оплате ... составляет...»

«срок предоставления условий договора истекает...»

6 Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о совершившимся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

7 Письма-приглашения. Они могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

8 Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на её запрос и в этом ответе предлагается «доработать», «изменить», «устранить», «перенести» и т.д.

9 Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

10Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) останется в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем ...»

«получение документов на ...»

«Ваши условия поставки оборудования...»

Приложение 15.6.1