Управленческое документирование. Понятия. Требования к составлению и оформлению.

Опыт свидетельствует о том, что любая страна, имеющая целью создать сильное государство, неминуемо создает и государственную систему работы с документами. Еще указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке и "вообще течении дел", но хотя результаты работы комиссии не оставили следа в истории делопроизводства, системы документационного обеспечения управления совершенствуются и развиваются постоянно.

Документированием называется процесс подготовки и создания документов.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Если реквизиты официально закреплены, то документ носит юридическую силу. Если форма реквизитов произвольна, документ носит произвольный характер.

Для закрепления ихранения документарной информации используется материальный носитель. В настоящее время используются следующие виды носителей: традиционная бумага имашинные носители - магнитные диски, лазерные диски ипр.

Средства документирования. С их помощью осуществляется создание документов. К ним относятся: ручки, механические средства (пишущие машинки, магнитофоны), автоматизированные средства (компьютерная техника).

В зависимости от способов документирования (текстовые, кино-, фото-, фоно-, электронные) различаются виды документов:

- рукописные;

- письменные;

- изобразительные;

- графические;

- фотодокументы;

- фотодокументы;

- кино- видео документы.

Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Документирование информации представляется в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.

Делопроизводство– это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления.

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Знание вопросов документирования управленческой деятельности дает возможность работать без конфликтов.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.

Организация работы с документами – важная часть в системе управления. Делопроизводство координирует все этапы работы с документами.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Обязательными элементами оформления документов являются - реквизиты. Реквизиты организационно-распорядительной документации определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов, зоны, схему и последовательность их размещения (т.е. определяет формуляр документа).

Документы выполняют множество функций, позволяющих удовлетворять различные управленческие потребности. Это множество функций документов подразделяют на общие и специальные. К общим функциям относятся:

- информационная - фиксация и сохранение информации;

- социальная - использование для удовлетворения социальных потребностей;

- коммуникативная - закрепление и передача культурных традиций и ценностей.

Специальные функции:

- управленческая - инструмент управления;

- правовая - закрепление и установление правоотношений в обществе;

- историческая - источник исторических сведений о развитии общества.

Система документации - совокупность документов, которые могут быть классифицированы по определенным признакам. Официальные документы подразделяются по сферам деятельности, например: управленческие, научные, технические, производственные, социологические и другие.

Управленческие документы представляют собой объект делопроизводства и группируются по определенным признакам в следующие системы: организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационную, отчетную, документацию по личному составу, финансовую, по материально-техническому обеспечению, договорную и др.

Обеспечение документирования - это первая часть системы делопроизводства. Вторая часть заключается в организации работы с документами. Чтобы сделать ее возможной, нужно обеспечить хранение массива документов. Массив документов классифицируется в номенклатуру дел.

2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами («Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». М.: 1991; ГОСТ 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М., 1997; ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца и др.).

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов управления,зависят от их вида. В одних случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается. В других – закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Актовые данные фиксируются на специальных бланках, изготовляемых по единому образцу.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Они являются и способом доказательства, так как имеют юридическое значение, и историческими источниками, т.к. в документах используются доказательства исполнения решений, средством общения между учреждениями, гражданами и т.д., являясь носителем информации, средством ее фиксации и передачи. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверить наличие и создание управленческих действий, передать информацию, хранимую и используемую в течение определенного времени.

Комплекс документов, создаваемых в учреждении, определяется:

1. Кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности.

2. Объемом и характером компетенции учреждения.

3. Порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность).

4. Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.