Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций и предприятий.

- Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защиты информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов

В законе, следующем образом, определены его основные понятия – «документированная информация» и «информационные ресурсы»:

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных системам). Информационные ресурсы могут быть государственной и не государственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы – в соответствии с положениями закона должно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность РФ.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Закон «О стандартизации»от 10 июня 1993 г. № 5154-1.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации, Закон относит:

- государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

- стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Ряд законодательных актов Российской Федерации регулирует вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации. В частности, закон Российской Федерации «О государственной тайне»от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и зашитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.

Указы Президента и постановления Правительства Российской Федерации регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Нормативный правовой акт — это официальный письменный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Федеральные органы исполнительной власти издают нормативные правовые акты в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении об Архивном фонде Российской Федерации,утвержденном указом Президента от 17 марта 1994 г. № 552, и в Положении о Федеральной архивной службе России,утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562. Эти документы приняты в целях совершенствования организации архивного дела в стране, предотвращения порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу.

Положение об архивном фонде регулирует вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими и направлено на обеспечение сохранности архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства.

Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве»распространяется на федеральные органы исполнительной власти, государственные организации, учреждения, предприятия и устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-Р «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу»рекомендовало учредителям вновь создаваемых юридических лиц включать в учредительные документы положения об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при ликвидации организации.

4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия могут быть общими, отраслевыми и межотраслевыми.

Росархив осуществляет общее методическое руководство организацией архивного дела и документационного обеспечения в организациях страны. На этот орган управления возложены разработка и утверждение нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. Принимаемые Росархивом нормативные правовые акты по вопросам делопроизводства и архивного дела обязательны для применения всеми организациями, предприятиями, учреждениями независимо от их организационно-правовой формы (государственные, муниципальные, коммерческие и др.).

В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ — это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Росархив разработал и нормативные документы по архивному хранению документов, например Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, в котором установлены сроки хранения различных документов в зависимости от категории организации фондообразователя, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

Нормативные документы по делопроизводству отраслевого характера разрабатываются и другими министерствами, ведомствами.