Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Содержание любого документа складывается из его реквизитов, то есть обязательных элементов, несущих какие-либо сведения.

Реквизит – элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

Формуляр-образец документа – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе (модель унифицированной формы документа).

Основным реквизитом документа является его текст, который представляет собой сведения об отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным. Кроме текста документы имеют специальные сопутствующие ему реквизиты. Они служат для удостоверения сведений в документе, его защиты от фальсификации (подделки документа или искажения сведений о существующих фактах), а так же для систематизации документов и облегчения пользования ими.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные:

¨ постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа;

¨ переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Основные требования, предъявляемые к документам, таковы.

Документ должен:

¨ при необходимости разъяснять или дополнять материалы;

¨ правильно отражать объективную действительность;

¨ не противоречить законодательным актам;

¨ быть созданным полномочным органом, подписанным компетентным должностным лицом;

¨ быть объективным и аргументированным;

¨ тон и стиль письма должен быть спокойным, сдержанным и официально-деловым, без грубых помарок, исправлений, перепечаток;

¨ быть составлен грамотно, аккуратно и оформлен на специальных бланках и стандартных листах бумаги;

¨ иметь объем по 1 вопросу не более 2 страниц;

¨ иметь соответствующие реквизиты;

¨ обладать точностью, полнотой, ясностью, сжатостью, краткостью, последовательностью, убедительностью изложения;

¨ содержать действительные и правильные сведения обо всех событиях и фактах.

Вопросы для самоконтроля:

1. Раскройте понятие «делопроизводство».

2. Назовите основные задачи делопроизводства.

3. Что вы можете рассказать о реквизитах?

4. Перечислите основные функции документа.

5. Что включает понятие «юридическая сила документа»?

6. Чем отличается документирование от документооборота?

7. Дайте определения

· документа;

· документоведения;

· делопроизводства;

· документирования;

· организации работы с документами;

· реквизита;

· формуляра-образца документа;

· стандартизации;

· государственной системы документационного обеспечения управления.

8. Обоснуйте

· когда документы имеют юридическую силу;

· значение организации делопроизводства на предприятии;

· что является основанием для создания документов.

Лекция № 2

Тема: Нормативно-методическая база делопроизводства.

1. Состав нормативно-методической базе делопроизводства.

2. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.

4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на документацию.

6. Унифицированные системы документации.

7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.