Составление и оформление распорядительных документов издаваемых в условиях коллегиальности

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров, комитеты, коллегии и пр.).

Решения оформляются, как правило, на продольных бланках, включающих следующие элементы:

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях и прочих совещательных структур, действующими на условиях коллегиального принятия решений.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов, собрания ак­ционеров, советов трудового коллектива, заседания советов директоров и пр.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний и д.р.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. Проведению совещания (заседания) любого уровня дол­жна предшествовать подготовительная работа. Для участ­ников заседания готовится и раздается и согласовывается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем, ко­торый конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на продольном бланке или на чистом листе бума­ги, на котором указывается наименование предприятия.

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»). В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Повестка дня заседания, как правило, составля­ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро­сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Последним пунктом повестки дня как правило является пункт под названием «Разное»

Все виды протоколов включают следующие элементы:

· наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

· вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру.

Например:

ПРОТОКОЛ

Заседания

совета трудового коллектива ООО «МИР»

· Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

· Номера протоколов заседаний правительства и президиума правительства области состоят из знака № и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

· Текст протоколасостоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего.

Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ» печатается центрованно, прописными буквами. Под ним через межстрочный интервал должность председательствующего, ниже через межстрочный интервал также центровано прописными буквами инициалы и фамилия председательствующего.

Слова «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются с прописной буквы от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие.

Наименования должностей персонального состава членов совещательного органа печатаются от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилия.

Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») печатается центровано полужирном шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой, в скобках, указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов и подпунктов.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию) и секретаря, если он предусмотрен Положением о совещательном органе.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Выписки из протокола заседания оформляются на продольном бланке. Наименование вида документа «Выписка из протокола», дата, номер, место проведения заседания оформляются аналогично реквизитам протокола.

Наименование вида документа - слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА» - печатается прописными буквами вразрядку.

Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Датой протокола является да­та заседания (протоколы, как правило, оформляются после засе­дания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протоко­ла включает даты начала и окончания

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях - «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

Совет директоров РЕШИЛ: …

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Поручительские пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и срок его выполнения.

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).