Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения

Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

- для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

- не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Поэтому предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

- реальная срочность исполнения документа;

- важность его содержания;

- сложность и новизна поставленных вопросов;

- авторство;

- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

При рассмотрении документов руководителю следует:

- не задерживать документы. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение — на следующий день) возвращены;

- не принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций — документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации;

- при необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов.

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ.

После введения в информационно-поисковую систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.