Сокращение объема документооборота

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, — создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.

Имеется так же ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в нарастающую «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения.

Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормаивной и иной управленческой информации, а также построение эффективных автоматизированных информационно-поисковых систем.

Документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества применяемых форм документов; организации их скорейшей доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что входит в понятие «документооборот»?

2. Назовите основные причины увеличения объемов документооборота.

3. Назовите основные этапы документооборота.

4. Для чего нужен анализ параметров документооборота?

5. Какие документопотоки составляют документооборот организации, в чем их особенности?

6. Что учитывается при рассмотрении поступившего документа?

7. Для чего нужна организация рационального движения документов внутри организации?

8. На чем основывается система документооборота?

9. Назовите основные цели исследования документопотоков организаций?

10. Какие требования предъявляют к обработке входящих документов?

11. По каким правилам проводится обработка исходящих и внутренних документов?

12. В чем заключается роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности?

13. Назовите цели и задачи контроля за сроками исполнения документов.

14. Как определяются сроки исполнения документов?

15. Какие операции осуществляются в ходе текущего контроля за сроками исполнения документов?

16. В чем заключается итоговый контроль?

Лекция № 9

Тема: Архивное хранение документов и дел.

1. Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации.

2. Архивный фонд Российской федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы.

3. Оформление дел длительных сроков хранения.

4. Состав учетных документов архива.

5. Оборудование архивохранилищ.

6. Оформление документов для передачи в архив.

7. Использование документов архива.