Номенклатура дел. Особенности построения.

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Основными принципами построения номенклатуры яв­ляются:

-систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе;

-единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску докумен­тов;

-применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры измене­ний, добавлений и исправлений; стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов.

Номенклатура включает полный состав документов, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хране­нию. Общеизвестно, что номенклатура способствует правиль­ной организации и хранению документов учреждения. Она не только определяет единый порядок формирования дел, но и помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбо­ра на государственное хранение основной документации, име­ющей научно-историческое значение. Это важное свойство но­менклатуры дел делает ее наиболее объективным средством от­бора документов на государственное хранение.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения.

Различают:

-номенклатуру дел организации

-номенклатуры дел отдельных функциональных подразделений.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры, необходимо провести определенную организационную работу. С этой целью начальник канцелярии совместно с представителем архива проводят совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На таком совещании, кото­рое обычно проводится в IV квартале текущего года, подводят­ся итоги по формированию дел и даются указания о порядке формирования и сроках представления номенклатур дел струк­турными подразделениями на будущий год.

Номенклатура дел должна быть составлена подразделе­ниями заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руко­водителя учреждения. Следует учитывать, что несвоевременно составленная номенклатура в новом году приводит к наруше­нию существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела приходится расформировывать, что требует больших непроизводительных затрат времени.

Во вновь созданном учреждении номенклатура составля­ется в любое время года, а затем к началу каждого делопроиз­водственного года. Точно так же при реорганизации учрежде­ния (если функции его значительно изменились, а номенкла­тура не отражает настоящего состояния дел) номенклатура должна быть составлена в любое время года.

Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об учреждении и его структурных подразделе­ниях, должностные инструкции работникам учреждения, штат­ные расписания, отчеты и другая документация, схема класси­фикации служебных документов, ведомственный или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, спи­сок структурных подразделений и корреспондентов.

Положение (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают со­ставление номенклатуры и систематизацию дел; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних доку­ментов и т.д.

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу в бесструк­турных учреждениях или там, где нет устойчивой структуры.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по струк­турному принципу:

1. Канцелярия.

2. Отдел экономического прогнозирования.

3. Производственно-технологический отдел.

4. Отдел техники безопасности.

5. Финансовый отдел.

6. Бухгалтерия.

7. Отдел труда и заработной платы. 8: Отдел кадров.

9. Токарный цех.

10. Слесарный цех.

11. Сборочный цех. 12.....

15. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по струк­турно-функциональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Бухгалтерия.

5. Отдел кадров.

6. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функ­циональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Финансирование.

5. Учет и отчетность.

6. Кадры.

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласо­вывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. Первый раздел сводной номенклатуры дел рекомендуется посвя­щать делам с документами канцелярии (секретариата, общего отдела), затем функциональным отделам и управлениям. Дей­ствующие на общественных началах структурные подразделе­ния и органы учреждения располагаются за основными струк­турными подразделениями. Завершают номенклатуру дел рас­положенные в порядке значимости общественные организации.

В номенклатуре, построенной по структурно-функцио­нальной и функциональной схеме, названия ее разделов и под­разделов совпадают с наименованиями управленческих функ­ций и структурных подразделений, которые располагаются в порядке их значимости. Внутри каждого раздела дела разме­щаются по группам с учетом степени важности, сроков хране­ния. Внутри каждой группы располагаются дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

В номенклатуру дел сначала включают дела с распоряди­тельными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данного учреждения, прото­колы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтер­ские документы, акты, переписку и др.

Наименования дел, включающие документы одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, по­сле подлинных приказов включаются дела с копиями приказов; квартальные планы следуют за годовыми; месячные — за квар­тальными; после них — переписка по планированию. Однород­ные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфа­виту корреспондентов или географических названий.

В учреждениях могут быть дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года. Это так называемые "перехо­дящие" дела. Переходящие дела можно условно подразделить на несколько групп. Первая группа — дела, не завершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения во­просов, например: "Документы о строительстве здания архива (отчеты, акты, переписка и др.)". Вторая группа — дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполне­ния форм, например: "Журнал регистрации арбитражных дел". Третья группа — дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет (пока дело не достигнет 200—250 листов), например: "При­казы министра об изменении структуры. Копии".

Эти дела вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в тече­ние всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а послед­ний том не закончен, то в номенклатуру будущего года вклю­чаются все тома переходящего дела. Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершен­ные делопроизводством дела вместе с картотеками и докумен­тами, они включаются в номенклатуру дел учреждения, при­нявшего его функции.

Не включаются в номенклатуру дел ведомости Нацио­нального Собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие печатные издания.

Учет признаков заведения дел является обязательным ус­ловием правильного составления номенклатуры дел. При фор­мировании отдельных статей номенклатуры признаки заведе­ния дел должны отражаться в такой последовательности: но­минальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондент­ский или географический, хронологический.

Признаки заведения дел влияют и на расположение ста­тей в пределах номенклатуры. Так, названия дел, наиболее важных по значению с точки зрения номинальной характери­стики документов (положения, уставы и т.д.), выдвигаются на первое место. Названия дел, состоящих из документов одно­родного содержания, помещаются рядом. Названия дел, отра­жающих авторский, корреспондентский и географический при­знаки, располагаются в номенклатуре по алфавиту авторов, корреспондентов, географических наименований. Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располага­ются в последовательности хронологических периодов, за ко­торые сгруппированы документы.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канце­лярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в преде­лах структурного подразделения (участка, направления дея­тельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела. 106

Система индексов может быть трех видов: цифровая, бук­венная и смешанная. Чаще всего применяются десятичная, нуме­рационная и серийная цифровые индексации. Наиболее распро­странена десятичная система.

Если в учреждении имеется классификатор вопросов дея­тельности учреждения, индекс дела состоит из условного обо­значения структурного подразделения, условного обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера дела по но­менклатуре. Не менее важным является правильное заполнение 2-й графы номенклатуры дел ("Заголовки дел"). В этой графе указываются названия разделов и подразделов и заголовки дел.

Заголовки дел располагаются в соответствующих разделах и подразделах номенклатуры. Они формируются на основе оп­ределений документируемых участков работы и вопросов дея­тельности учреждения. К ним добавляется название рода заво­димого дела (переписка, документы) или делопроизводственного вида документов (приказы, протоколы, акты), а также данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, ука­зания о подлинности или копийности документов, вопрос (те­ма, предмет), к которому относится содержание документов за­водимого дела. Кроме того, в заголовки дел могут быть внесе­ны названия учреждений, после переписки с которыми образо­вались документы (корреспонденты). Название учреждения-автора в заголовках дел с перепиской не указывается.

Так, в заголовке дела "Переписка с областными и район­ными организациями по вопросам образования и культурно-массовой работы" в обобщенном виде показаны корреспонденты и вопросы переписки (такое дело составляется, если нет необхо­димости заводить несколько дел по группам корреспондентов).

В заголовке также может указываться географическое на­звание, к которому относится содержание документов, и время. При этом учитывается целесообразность группировки в от­дельные дела документов постоянного и временного хранения.

Неправильно озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указано действие, например, "Проверки финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подве­домственных учреждений" вместо "Акты проверки ...", "Справ­ки проверки ..." и т.д.

Наименования дел в номенклатуре должны совпадать с их заголовками на обложках дел.

Термин "дело" употребляется в заголовке тогда, когда объединяются различные по своим разновидностям документы, связанные между собой последовательностью разрешения во­проса. Термин "дело" употребляется также при заведении лич­ных, судебных дел.

В заголовках некоторых дел принято обобщение "доку­менты". Этот термин употребляется, когда объединяются раз­личные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения, например: "Документы о строительстве завода строительных материалов (сметы расхо­дов, финансовый отчет, акт сдачи в эксплуатацию и др.)".

Термин "документы" употребляется также при объедине­нии в одном деле приложений к какому-либо одному или не­скольким документам, например: "Документы к акту о приеме-передаче завода ...". Если дело состоит из одного документа, в его заголовке указывается разновидность документа и дата со­бытия: "План научно-исследовательских работ института на 1993 г.". Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенк­латуру предстоящего года, в течение которого они должны по­ступать или создаваться в данном учреждении. Так, в номенк­латуру дел на 1995 г. может быть включен план НИР на 1996 г. и отчет за 1994 г., если они составляются в 1995 г.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не преду­смотренных номенклатурой, вносятся в соответствующие раз­делы, для чего в конце каждого раздела включают так назы­ваемые "резервные" номера. Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Графа 3 номенклатуры заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается коли­чество частей (томов) по каждому наименованию. Если в тече­ние года заведено несколько томов дела, и последний том не завершен, то в номенклатуру дел предстоящего года включают­ся все тома переходящего дела. В графе 4 проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня. В том случае, если в перечне отсутствуют отдельные новые категории документов, экспертная комиссия определяет срок хранения на основании их практической и исторической ценности.

Не менее важным является заполнение графы 5 "Приме­чание". В течение года в этой графе делаются отметки о заве­дении дел, указываются фамилии ответственных за это лиц, делаются отметки о переходящих делах (например: "переходя­щее", "продолжается делопроизводством"), о передаче дел в ар­хив учреждения, об уничтожении дел и т.п. (приложение 66).

Номенклатура дел подписывается руководителем дело­производственной службы. Очень важно своевременно запол­нить итоговые записи в номенклатуре, поскольку здесь указы­вается количество заведенных в течение года дел с постоян­ным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроками хранения, а также количество переходящих дел. Итоговая за­пись заполняется по окончании года и заверяется лицом, от­ветственным за делопроизводство. Итоговая запись дает сведе­ния для будущего комплектования архивов, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех эк­земплярах (первый экземпляр хранится в канцелярии, второй - в структурных частях, третий - в архиве учреждения для контроля за правильностью сдачи дел в архив и для приема по номенкла­туре дел с временным сроком хранения, четвертый — в государ­ственном архивном учреждении). Ежегодный экземпляр номен­клатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата).

Номенклатура дел организации, передающей документы на хранение в государственный архив, согласовывается с учре­ждением государственной архивной службы. Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласо­вывают номенклатуры дел с центральной экспертной комисси­ей (ЦЭК) вышестоящей организации. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.

При отсутствии таких изменений она ежегодно перепеча-тывается и с соответствующими поправками утверждается ру­ководителем организации. Номенклатура дел является также сдаточной описью для дел временного хранения в тех учрежде­ниях, где предусмотрена сдача таких дел в архив ведомства. Дела временного хранения передаются в архив под номерами, присвоенными им по номенклатуре, а в номенклатуре в графе "Примечания" против каждого названия дела отмечается "Сда­но в архив".

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, целесообразно разрабатывать примерные, типовые номенклатуры дел для подведомственных им учреждений. Примерная номенклатура дел представляет со­бой список наиболее типичных для какой-либо группы одно­родных учреждений (организаций, предприятий) наименова­ний дел с указанием сроков их хранения и имеет рекоменда­тельный характер. Она определяет порядок группировки доку­ментов в дела, устанавливает сроки их хранения и является важным пособием для составления номенклатуры дел конкрет­ного учреждения.

Номенклатура для группы однородных учреждений с одинаковыми функциями и структурой может являться типо­вой, то есть предусматривать один и тот же обязательный со­став заводимых дел для всех учреждений данной группы. Типо­вая номенклатура по охвату дел близка к индивидуальной, в ней должны быть отражены все дела.

Составляется примерная или типовая номенклатура на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы учреждений. При этом используются те же ис­точники, что и для индивидуальной. При стабильной структуре учреждения примерная или типовая номенклатура строится по структурному принципу, в других случаях - по структурно-функциональной или функциональной схеме.

Следует отметить, что номенклатура дел является необ­ходимым условием четкой работы аппарата управления органи­зации: раскрывая содержание деятельности учреждения, она способствует правильной группировке документов в дела, пра­вильному формированию и оформлению дел, передаче их в го­сударственные архивы, а также своевременному отбору дел на уничтожение.

Совершенствование номенклатур дел является основой оптимизации работы с документами, рационализации делопро­изводства и управленческого труда.

Формирование дел — группировка исполненных доку­ментов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Все документы организации на бумажной основе группи­руются в дела. Формированием дел в структурных подразделе­ниях занимаются ответственные за делопроизводство лица, на­значаемые руководителями структурных подразделений.

Контроль за правильным формированием дел в органи­зации осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство. ПО

При формировании дел необходимо соблюдать следую­щие правила:

- помещать в дело только исполненные документы;

- помещать в дело документы, которые по своему содер­жанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к раз­решению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными доку­ментами;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- в дело не должны помещаться документы, подлежа­щие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело должно содержать не более 250 листов (3—4 см). Располагаются документы внутри дела в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Протоколы заседа­ний располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний. Лице­вые счета рабочих и служащих по заработной плате группиру­ются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфа­виту фамилий.

Предложения, заявления, жалобы граждан и все доку­менты по их рассмотрению и разрешению группируются в хро­нологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной груп­пе документов.

С момента заведения и до передачи в ведомственный ар­хив дела хранятся по месту их формирования.