Требования к текстам документов

Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.

Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.

Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. — многословие),

например: своя автобиография (в слове "автобиография" уже заключено понятие "своя"); отступать назад; не нужны слова "месяц", "человек" в сочетаниях "в месяце", "10 человек рабочих" и т.д.).

Явным недостатком при составлении текстов документа является тавтология (повторение, одних и тех же слов),, например: "Следует отметить следующие недостатки..."; "В целях улучшения работы целесообразно.. "Объединить воедино…

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно равнодушно, конвенция — условие, дефекты — недостатки и т.

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресат они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, использовать синонимы — слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: договор — условие, согласование; известие — извещение, сообщение, новость; взгляд — убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый — четкий, определенны! ясный, очевидный и т.д.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например

Белорусский государственный университет - БГУ.

Сокращенные нарицательные имена существительные, пишут строчными буквами, например:

вуз — высшее учебное заведение; роо районный отдел образования.

Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец , зам , зав., пом. и т.д.

В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, например НИИхиммаш.

Употребляются также традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются сокращения "и т.д." (так далее^и т.п." (тому подобное), "и пр." (прочие), "и др." (другие). Разрешается сокращение союза "т.е." (то есть).

Встречающиеся в документах сокращения ^т.к." (так как), "т о " (таким образом), "п.ч." (потому что), "т.н." (так назывдемый) не являются общепринятыми ^и поэтому употребляться не должны.

Не допускается сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе) и т.п.

Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз Нарочь.

Слово "город" сокращают до одной буквы — г. (с точкой) Это сокращение применяется в реквизите "место издания или составления документа*, в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова "город" во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две буквы "г" с точкой после второго "г." При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг.

Учебные,и финансовые годы пишут через косукгчерту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.

Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например¹ ".. в начале 1991 года".