Раздел 3. Делопроизводство

Тем а 7. Документация и делопроизводство.

План

1. Понятие делопроизводства

2. Классификация документов. Значение реквизитов документов.

3. Функции документов

4. Унификация и стандартизация документов.

5. Требования к текстам документов

6. Составление отдельных видов документов ОРД

7. Службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Организационные формы делопроизводства

8. Понятие документооборота и его характеристики

9. Совершенствование организации документооборота.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами. В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др.

Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием "делопроизводство". Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Вместе с тем государством уделяется большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля за состоянием делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела.

Июня 1997 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон "О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях". Закон предусматривает ответственность за утерю или: незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др. Кроме того, в настоящее время подготовлены предложения о привлечении должностных лиц к уголовной ответственности за нарушение законодательства об архивах. Для контроля за исполнением архивного законодательства и нормативных актов по делопроизводству с 1 января 1998 г. действует Государственная инспекция архивов.

Избежать суровых санкций возможно, лишь соблюдая все требования нормативных актов по делопроизводству, действие которых согласно Закону Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" распространяется на все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности.

Этот Закон, принятый 6 октября 1994 г., включил в состав НАФ находящиеся на территории республики архивные фонды и архивные документы независимо от их вида, носителя, места хранения, а также форм собственности фондообразователя. К НАФ Республики Беларусь отнесены также архивные документы, хранящиеся за пределами территории республики ив соответствии с международными соглашениями подлежащие возврату в Беларусь.

Следовательно, любое учреждение, организация, предприятие можно рассматривать как потенциальный источник формирования НАФ республики, если у него образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное, культурное значение. Особенности могут быть связаны лишь с тем, какой части НАФ — государственной или негосударственной -относятся архивные фонды и документы того или иного учреждения, организации, предприятия.

Организации, являющиеся источниками формирования государственной части НАФ, определяются списком источников формирования НАФ, который утверждается один раз пять лет по представлению соответствующих учреждений государственной архивной службы Республики Беларусь.

К числу источников формирования государственной части НАФ относятся учреждения, организации и предприятия преимущественно государственной формы собственности. Документы архивные фонды этих организаций передаются на государственное хранение по истечении сроков ведомственного хранения, которые устанавливаются государственной архивной службой Республики Беларусь.

Вместе с тем не все государственные организации передают документы на государственное хранение, например, школы, детские сады, предприятия общественного питания и др. Документы этих организаций могут быть приняты на хранение в государственные архивы лишь частично с использованием выборочного видового, выборочного группового (по принципу генеральной совокупности) или комбинированного принципа отбора документов.

Архивные фонды и документы негосударственных учреждений, организаций и предприятий составляют негосударственную часть НАФ. Собственники документов, отнесенных к негосударственной части ЙАФ, обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых с этой целью архивах.

Таким образом, все учреждения, организации и предприятия республики независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу. В данном пособии, подготовленном основе действующей нормативной базы в области делопроизводства и архивного дела, учтены все особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности.

В настоящее время содержание понятия "делопроизводство" определяется ГОСТом 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело.

Делопроизводство — деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Рис. 1 Составные части делопроизводства

Составной частью делопроизводства является документирование - процесс составления и оформления документов.

Исторически документирование развивается по двум направлениям:

1) документирование по общим вопросам управления

2) документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и другой).

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) или отправки.