Унификация и стандартизация документов.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Определение термина "стандартизация" характеризуется тремя основными моментами.
Во-первых, стандартизация есть, устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.
Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.
В третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойства документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия.Различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим, является понятие "унификация".
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра,который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.
Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД).
УСД— это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Применяемые унифицированные формы документов - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:
- документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;
- межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;
- стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающее состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие -единый порядок проведения этих работ;
- нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.
В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации:
-первичной учетной документации,
- отчетно-статистической,
-по труду и социальным вопросам, по торговле и др.
Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации УСОРД.
Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении" любой управленческой функции на любом уровне "управления и во всех отраслях.
Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний — формулировку управленческого решения.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь "Унифицированные документы", нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.
Состав унифицированных форм документов включает: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.
Дата добавления: 2018-03-01; просмотров: 1453;