Основные характеристики переменных организации

Цели.

Еще Аристотель говорил: «Выбор цели всегда опережает любую человеческую деятельность. Успех любого дела всегда и во всем зависит от соблюдения двух условий: правильного установления конечной цели и отыскания соответствующих средств, ведущих к этой цели».

Наличие цели организации определяется принципом целенаправленности управления. Как известно, целенаправленность является главной чертой осознанной человеческой деятельности.

Цель - многогранная категория и может выступать как ориентир, потребность, желаемый результат. Желаемый результат может быть только у людей, следовательно, он формируется на основе их потребностей и интересов. Мы говорили, что организация является открытой системой. Следовательно, желаемый результат организации зависит от условий внешней среды (ВС). Цель организации отражает потребности внешней среды, которые могут определять средства или ограничения по достижению организацией своих целей (рис. 4.4).

Каковы цели организации? На этот вопрос нет однозначного ответа. В общем случае это зависит от типов различных организаций.

Действительно, промышленное предприятие создается для того, чтобы производить продукцию в определенных количествах, в определенные сроки в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Это может быть отражено в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность.

Учебные заведения и некоммерческие организации не стремятся получить прибыль. Но их волнуют расходы, определяемые бюджетными организациями. Набор этих целей отражают конкретные услуги.

Множество целей. Для получения прибыли организации необходимы стабильность и развитие.

Стабильность вытекает из принципа экономичности и обеспечивает выживаемость (прибыльность) организации сегодня.

Развитие - требование принципа динамического равновесия, определяет жизнеспособность организации в будущем.

Следовательно, в одно и то же время в организации существует несколько разнообразных целей.

Организация - многоцелевая система, которой присущи, как минимум, четыре главных цели:

§ производственная;

§ техническая (развития);

§ экономическая;

§ социальная.

Каждая из четырех целей экстремальна, их количественное выражение стремится к максимуму и в то же время служит ограничением всех других.

Некоторые цели имеют фундаментальный характер и сохраняются на протяжении длительного периода (получение прибыли); другие цели поверхностны и имеют более короткий временной интервал.

Следовательно, цели должны всегда иметь временный характер.

Известно, что легче установить цели, чем их достичь. Для того, чтобы обеспечить достижение главных целей, надо провести их декомпозицию (разбиение) на подцели - мероприятия.

Важнейшими характеристиками цели как элемента организации являются:

§ взаимозависимость, обеспечивающая непротиворечивость различных целей и направленность их на общую цель;

§ достижимость, определяющая уровень ограничения возможностей организации из-за недостаточности ресурсов или из-за действия внешних факторов и тем самым оберегающая организацию от катастрофических последствий.

Отсюда вытекает первая заповедь менеджера: правильно ставьте цели. Ибо, как говорил Герцог Велингстонский: «Потеряв из виду цели, мы удвоили усилия». Неправильно поставленные цели приводят к потерям ресурсов, снижению устойчивости организации и неизбежному банкротству.

В осознании и постановке взаимосвязанных целей организации проявляется первая и важнейшая особенность управления организацией. Любая человеческая деятельность в обществе, организации, группе начинается с постановки целей, и она (деятельность) оправдывается в той мере, в которой способствует достижению этих целей.

Входные параметры.

Как мы уже говорили, вход является общим элементом любой организации. Ресурсы как компоненты входов, служат средствами для достижения целей. Разумеется, что каждая организация потребляет свои ресурсы в строго определенных количествах. Ресурсы в процессе расходования нуждаются в постоянном учете, контроле и регулировании. Суть целенаправленной деятельности организации заключается в поиске и превращении необходимых ресурсов в полезную продукцию (предметы, вещи, услуги).

Ресурсами являются люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы (основные и вспомогательные), сырье, топливо и энергия, комплектующие (полуфабрикаты и запасные части) и информация.

Ресурсы в природе и обществе всегда ограничены, т. е. потребностей в ресурсах гораздо больше, чем возможностей их удовлетворения. Поэтому общество вынуждено распределять ресурсы, ограничивая их потребление. Кроме того, хранение ресурсов организации составляет примерно 30 % всех расходов. Иметь излишки запасов ресурсов - дорогое удовольствие для организации.

Отсюда вытекает вторая важная особенность управления.

Управление - это процесс перераспределения ограниченных ресурсов, необходимых для удовлетворения потребностей организации при достижении поставленных целей.

Состав ресурсов, потребляемых организацией, зависит от ее целей (табл. 4.2). В свою очередь, содержание управления (видов деятельности) зависит от состава ресурсов и способов их обеспечения.

Таблица 4.2 - Взаимосвязь между целями и составом ресурсов организации

Информация в организации является особым видом ресурсов. Поэтому следует учитывать существенное различие между информацией и другими видами ресурсов, Человеческие ресурсы, материалы, сырье, денежные средства, оборудование и сооружения всегда рассматриваются в качестве основных производственных факторов, в отношении которых осуществлялось управление, т. е. управление процессами, т.е. обеспечения ресурсами, их распределение и превращение в готовую продукцию.

Каждому из этих процессов и видов ресурсов соответствует определенный объем накопленных знаний и совокупность принципов, определяющих методы управления ими.

Информация играет в управлении организацией двоякую роль.

Она представляет собой данные (средства управленческого труда), характеризующие процессы, протекающие в организации и во внешней среде. В данной роли он обеспечивают протекание самого процесса управления.

С другой стороны, поскольку информацию следует рассматривать как один из важнейших видов ресурсов, то процессами накопления, хранения, распространения и использования этого ресурса в масштабе организации в целом следует управлять. В этой роли информация выступает объектом управления, т.е. осуществляется процессом управления информацией.

В управлении информация имеет свою систему, элементами которой являются цель, порядок операций, оборудование, методы использования информации, структура.

Информация приобретается и распространяется в процессе коммуникаций, т.е. обеспечивает систему связей в организации. С помощью информации организация вступает в отношения с внешней средой.

Особенность информации заключается в том, что она отражает характеристики всех других видов ресурсов, а также события, происходящие внутри организации и ее внешней среде. Эффективное использование информации приобрело важное значение, как и применение любого вида ресурсов организации.