ТЕМА 5. Формуляр сучасного управлінського документа

1. Формуляр сучасного управлінського документа

2. Уніфікація організації тексту

3. Проектування і виготовлення бланків

4. Правила оформлення реквізитів ОРД

1. Уніфіковані форми документів з паперовим носієм проектують на основі формуляра-зразка з урахуванням вимог УСД.

Формуляр-зразок документа –цемодель побудови формуляраслужбового документа, що встановлює галузь його використання, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Формуляр-зразок має вигляд креслення, що містить план розміщення реквізитів та описання цих реквізитів.

Формуляр-зразок будується для сукупності документів, що об'єднані за функціональним призначенням та рівнем використання:

– формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів;

– формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів. Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів розробляє і затверджує міністерство (відомство) - розробник УСД.

Формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів розробляє і затверджує міністерство (відомство) відповідного функціонального напрямку.

Формуляр-зразок повинен містити всі реквізити та необхідну для їх розміщення площу. У ДСТУ 3844-99 ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”

зафіксовано основні вимоги до побудови формуляра-зразка, утому числі визначені формати паперу, службові береги, вимоги до робочої площі, побудови конструкційної сітки. Формат паперу визначається на основі складу та підсумкової площі, що займають реквізити документа, які повинні бути раціонально розташовані на аркуші.

Основними у цьому стандарті є формати:

- А3 (297х420) мм;

- А4 (210х297) мм;

- А5L (210х 148) мм.

Встановлений стандартом розмір берега для прошивання (лівий або верхній) у 20 мм, не враховує практику оформлення справ у діловодстві. Він має бути не менше 30 мм.Лівий берег (при прошиванні за верхній), верхній берег (при прошиванні за лівий), нижній та правий береги встановлено 10 мм, між тим10 мм достатньо лише для правого берега, інші ж повинні мати 20 мм.

Для полегшення складання уніфікованих форм документів рекомендується розмічати робочу площу вертикальними та горизонтальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Відстань між сусідніми вертикальними лініями конструкційної сітки визначається характеристиками друкуючих засобів робоча площа частіше за інші містить графи з реквізитами.

2.Кожнийдокумент складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Реквізити постійні

- назва форми (за ДКУД);

- код форми ( за ДКУД);

- назва організації-видавця документа за „Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України” (ЄДРПОУ);

- код організації-видавця документа (за ЄДРПОУ);

- дата;

- постійні (їх називають також обов'язковими) реквізити для даного виду документа;

- підпис.

Склад додаткових реквізитів формуляра-зразка визначається нормативними документами, що розроблені або узгоджені з міністерствами (відомствами) – розробниками відповідних уніфікованих форм документів.

Реквізити додаткові:

- адреса організації-видавця документа;

- назва одержувача документа;

- періодичність подання документа та/чи термін його подання;

- гриф затвердження форми документа.

Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: “адресат”, “гриф обмеження доступу до документа”, “ствердження”, “резолюцію”.

Характеристика реквізитів відповідно до ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”

Цей стандарт встановлює максимальний склад реквізитів системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД) та порядок їх розташування.

При складанні та оформленні документів використовують наступніреквізити:

1. Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим розміщують:

- на бланках із кутовим розташуванням реквізитів на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації;

- на бланках із повздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега.

Розмір зображення становить: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).

Це зображення розміщують з лівого боку від назви організації. Якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України, то емблему не відтворюють.

Недержавним організаціям дозволено на своїх бланках розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа.

3. Зображення нагород розміщують на лівому березі бланка на рівні з таким реквізитами як назва організації та назва структурного підрозділу

4. Код організації проставляють за єдиним державним реєстром податкового обліку України (ЄДРПОУ) після реквізиту довідкові дані про організацію.

5. Код форми документа (в разі коли він є) проставляють вище реквізиту назва виду документа. Код форми документа проставляється відповідно до державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).

6. Назва організації вищого рівня. Якщо відсутнє офіційне зареєстроване скорочення назви організації, тоді її зазначають повністю. В інших випадках назва організації вищого рівня на бланках документів пишеться скорочено.

7. Назва організації – автора документа, обов’язково повинна відповідати назві, яка зазначена в установчих документах (статут, положення).

8. Назва структурного підрозділу. В разі, коли структурний підрозділ організації (філія, територіальне відділення) є автором документа, тоді його назву розміщують нижче назви організації.

Реквізитам 6, 7, 8 можна надати одну загальну назву „найменування автора”, тобто це реквізити, що визначають автора документа, розміщуються у такій послідовності, яка чітко визначає підпорядкування.

9. Довідкові дані про організацію. Сюди відносять поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Цей реквізит розміщують тільки на бланках для листів.

10. Назва виду документа зазначається на усіх документах крім листів.

11. Датою документа є його дата підписання, затвердження, прийняття, реєстрації документа, яку оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (15.10.2003). У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (15 жовтня 2003 року). Цей реквізит свідчить про час створення та підписання документа, затвердження, прийняття, його реєстрацію.

12. Індекс (реєстраційний індекс) – складається з порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Якщо документ підготовлено двома або більше організаціями, то реєстраційний індекс складається з реєстраційних індексів кожної організації, які проставляються через похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

13. Посилання на індекс та дату – містить реєстраційний індекс та дату того документа, на який дають відповідь.

14. Місце складання або видання документа зазначають на усіх документах крім листів.

15. Гриф обмеження доступу.

16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні службові підрозділи, посадові особи та громадяни.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку, наприклад