Прошу забезпечити виконання до 15.01.2005 року

Підпис

03.01.2005

Резолюцію необхідно ставити безпосередньо на документі (але ні в якому разі на берегах документа, призначених для підшивання), в разі коли на документі немає місця для резолюції, то її можна оформлювати на окремому аркуші або спеціальних бланках.

19. Заголовок до тексту є реквізитом службового документа, де міститься короткий виклад суті та змісту даного документа. Заголовок до тексту повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту, наприклад: наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання правління.

У разі коли документ оформлено на форматі А5 дозволено текст подавати без заголовка.

20. Відмітка про контроль – позначають літерою “К” або словом “КОНТРОЛЬ” на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка

21. Текст - це зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом.

22. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа, наприклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників, наприклад

Додатки: 1. Довідка про виконання плану за І квартал 2005 року на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік чергування на ІІ квартал 2005 року на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність документів оформлюють таким чином:

Додаток: лист Міністерства праці та соціального захисту населення України від 23.04.2005 № 123 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначається, наприклад:

Додаток: Методичні рекомендації в 6 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 126 арк.

Якщо додаток надсилають не всім адресатам, зазначеним у документі, то відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: на 7 арк. на другу адресу

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатку

Додаток 1

До наказу головного

Управління праці та

Соціального захисту населення

України

20.09.2005 № 247

23. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на бланку), особистого підпису, ініціалів та прізвища. Якщо документ підписують кілька осіб, то їх підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їх підписи розташовують на одному рівні. Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу.

24. Гриф погодження – це реквізит службового документа, який свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є авторами документа, з його змістом. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту „Підпис”. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ, особистого підпису, ініціалів, прізвища, дати погодження, наприклад

ПОГОДЖЕНО