Уніфікація організації тексту

Важливою складовою документування управлінської інформації є текст документа. Для управлінського документознавства текст - це зміст документованої форми управлінської інформації з метою забезпечення її збереження, передання у просторі і часі. Тексти управлінських документів, з огляду на специфіку їх функціонування, вирізняються стійкістю мовленнєвих конструкцій, обумовлених наявністю однотипних, повторюваних операцій, залежністю лексики документів від законодавчих і нормативних актів органів влади, вищих органів управління, насиченістю документів спеціальною термінологією, нейтральністю лексики, тотожністю структури окремих їх груп. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів і вживання слів, зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Як зазначено у ДСТУ 4163-2003, уніфікований текст оформлюють у вигляді суцільного складеного (зв’язного) тексту, трафарету, анкети, таблиці або поєднання цих форм. В основу уніфікації організації текстів управлінської документації покладено метод виокремлення постійної та змінної інформації. Постійна інформація відтворює суть управлінської ситуації та дії і є загальною темою документа, а змінна - конкретизує її. Винят­ково застосування цього методу унеможливлене для такої форми уніфікації організації тексту документа, як зв’язний текст.

Уніфікація організації тексту управлінського документа поєднує уніфікацію розташування окремих його частин залежно від виду та використання при цьому усталених словесних форм - слів, словосполучень, речень. Таке поєднання називають уніфікованим текстом. Найпоширенішими є такі форми представлення уніфікованих текстів: зв’язний (суцільний) текст, трафарет, анкета, таблиця.

Зв’язний текст - це повторюваний у ряді документів текст, що унеможливлює виокремлення у ньому постійної та змінної інформаційних частин. Наприклад, “Повідомляємо, що для підтвердження участі в науковій конференції Інституту, Вам не­обхідно звернутися до секретаря організаційного комітету”, “По­відомляємо, що документи, які підтверджували б Ваше місце тастаж роботи у вказаний проміжок часу, до державного архіву області не надходили. Архів не володіє даними про їх місцезна­ходження. Рекомендуємо звернутися до показань свідків”.

Трафарет - це форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для запи­су в них змінної інформації, яка характеризує управлінську ситу­ацію згідно з конкретними умовами і обставинами. Наприклад:

Послідовність розроблення трафаретних текстів наступна:

- виявлення типових управлінських завдань;

- збір необхідної інформації для вирішення типових управлін­ських завдань;

- складання проекту уніфікованого тексту документа, який відображає з’ясовану типову ситуацію;

- редагування й оформлювання документа згідно з вимогами державних, галузевих стандартів.

Анкета - це форма представлення уніфікованого тексту, в яко­му подано характеристики одного об’єкта за певними ознаками. Вона, як правило, представляє структуру тексту за його смисло­вими аспектами. В анкеті текст формалізовано, інформацію роз­ташовано згідно з зафіксованою послідовністю. Постійна інформаційна частина в анкеті повинна мати чітке формулювання, а змінна - може передаватися підготовленими або власними варіантами

відповідей із різним ступенем розгортання інформації.

Таблиця - це форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, яка є характеристикою декількох об’єктів за певними ознаками. Структурно таблиця складається з двох рівнів - вертикального (графи) та горизонтального (рядки).

Зазначимо, що таблична форма часто використовується у по­єднанні з іншими формами, наприклад, трафаретною.

Форма уніфікації організації тексту, що поєднує декілька форм, називається симбіотичною або змішаною.

Мовознавчі аспекти уніфікації текстів службових документів: використання уніфікованих лексичних засобів - мовних кліше, які є результатом уніфікації лінгвістичних засобів організації тексту документа. Кліше — це засіб, стандартний зворот, регулярно повторюваний у певних умовах і контекстах; мовний стереотип. Наприклад, форми привітання, вступна та заключна частина форми ввічливості, інші словесні рамки документів, що містять характерні ознаки певної ситуації. Застосовувані лексичні штампи породжені частим або постійним використанням будь-якої структурної чи змістової одиниці мови - слова, словосполучення, речення, висловлювання, лозунги, приказки. “Стертість” лексичного значення внаслідок багаторазового повторення мовної одиниці веде до втрати нею своєї семантики, наприклад: пакет документів, пакет пропозицій, блок віршів та ін. Історичними штампами можна вважати прийменникові конструкції, що поступово втратили лексичне значення, зберігши значеннєві відтінки, наприклад: згідно з, відповідно до, з огляду на вищевикладене і т.д. Існують тема­тичні посібники, що містять списки слів і словосполучень, які рекомендують для вживання в службових документах та інших офіційних текстах у різних галузях чи сферах діяльності суспільства.

Бланки документів '

Уніфіковані форми документів часто існують у вигляді бланків, де зафіксована побудова структури документа (розташування його реквізитів) та структурна і лексична організація його головного реквізиту - уніфікованого тексту. Використання бланків як уніфікованих форм документів увійшло в ужиток із XIX ст. Відтоді їх застосування у сфері управління поширилося і набуло масового характеру.

Бланк (від франц. blanc - білий) - так зв.: 1) чистий аркуш паперу з надрукованою, здебільшого у верхній частині, назвою присутственного місця чи посадової особи, що видає чи відправляє, після вписання потрібного тексту, цей папір; Б. такого роду мають назву канцелярських; 2) папір із надрукованим заголовком і загальними зворотами тексту, у якому залишені пробіли для поповнення цього тексту відповідними до кожного окремого випадку означеннями; такого роду Б. вживаються для видачі квитанцій, патентів, паспортів, білетів на вклади і ... мають назву гербових. Втрата таких Б. посадовими особами, яким, вони ввірені, переслідується нашим законом; 3) чистий аркуш паперу з підписом, що дає можливість вписати до нього текст будь-якого зобов’язання. Такі Б. можуть бути названими зобов’язувальними.

Із книги: Энциклопедический словарь / Под. ред. проф. И.Е. Андриевского. - Санкт-Петербург: Изд. Ф.А. Брокгауза - И.А. Ефрона, 1891. - Т. 7. - С. 68.

У залежності від ступеня узагальнення постійної інформаційної частини документа розрізняють такі види бланків: бланк документа, бланк виду документа, бланк установи.

Бланк (службового) документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.

Бланк виду документа - це бланк службового документа, побудова якого відповідає реквізитам і показникам певного виду номіналу службового документа.

Бланк установи - це бланк службового документа, що іден­тифікує установу, в якій було створено документ.

Функційне призначення бланків полягає в:

- засвідченні належності документа юридичній особі;

- скороченні робочого часу, який витрачається на виготов­лення документа;

- підвищенні культури документаційного забезпечення уп­равління.

Для виготовлення бланків документів використовують відпо­відний, властивий документові “набір реквізитів”. Так, згідно з ДСТУ 4163-2003, для виготовлення бланків організаційно-роз­порядчої документації використовують такі реквізити (чи дозво­лено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів):

1- зображення Державного герба України, герба Автоном­

ної Республіки Крим;

2- зображення емблеми організації або товарного знака (зна­

ка обслуговування);

3-зображення нагород;

4-код організації;

5-код форми документа;

6-назва організації вищого рівня;

7-назва організації;

8- назва структурного підрозділу;

8- довідкові дані про організацію;

9- назва виду документа;

10-дата документа;

11-реєстраційний індекс документа;

12-посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

13- місце складання або видання документа;

16 -адресат;

18-резолюція;

19-заголовок до тексту;

20-відмітка про контроль;

21- текст документа.

Застосовують два варіанти розташованості реквізитів на бланку документа - кутовий (усі постійні реквізити розташовані у лівому куті верхньої частини документа) і поздовжній (усі постійні реквізити розташовані вздовж верхньої частини робочої площі документа). Кутове розташування реквізитів на бланку доку­мента раціональне для тих випадків, які вимагають затвердження, резолюції, адресування, і, відповідно до схеми розташованості реквізитів, розміщуються у правому верхньому куті.

Постійна інформація документа відтворюється державною - українською мовою. На бланках організацій - суб’єктів України, що мають право згідно із Законом України “Про мови Української PCP” (1989), для зазначення окремих реквізитів дозволяється використовувати, поряд із українською мовою, мови національних меншин. Установи, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти блан­ки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - інозем­ною. Бланки, у яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

У восьмому розділі ДСТУ 3844-99 формулюються вимоги до виготовлення бланків (офіційних) документів. Передбачається, що бланки уніфікованих форм документів виготовляються друкувальним способом, засобами оперативної поліграфії або комп’ютерної техніки. Бланки повинні бути виготовлені відпо­відно до затвердженої уніфікованої форми документа у масштабі 1:1. Відхилення розмірів бланків, граф не повинні переви­щувати 1 мм від розмірів, які встановлені формою документа. Бланки уніфікованих форм документів повинні друкуватися насиченою фарбою одного кольору, переважно чорного або тем­но-синього (утім, іноді має місце друк декількома кольорами, наприклад, у бланках установи), як правило, на білому папері високого ґатунку.

Для виготовлення бланків документів рекомендовано вико­ристовувати як основні такі формати паперу - А 4 і А 5, як додаткові - А 3 і А 6 (105 х 148 мм). Бланки документів по­винні мати береги: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній і нижній - 20 мм. Бланки документів проектують відповідно до чинного порядку, регламентованого державними, галузевими стандартами.

Державні уніфіковані системи документації

Загальні положення розроблення будь-якої державної уніфі­кованої системи документації викладено в ДСТУ 3843-99. Крім нормативних документів України, що регламентують склад і зміст уніфікації форм документів, можуть враховуватися поло­ження міжнародних, а також міждержавних стандартів (наприклад, у країнах СНД).

Згідно з ДСТУ 3843-99, державна уніфікована система документації (ДУСД) - це система, призначена для організації процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, а також їх взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності.

У “Загальних положеннях” ДСТУ 3843-99 окреслюються мета, завдання державної уніфікованої системи документації, її склад, категорії.

Метою створення державної уніфікованої системи документації є:

- формування системи управлінської документації, що забез­печує функціонування органів державної влади, підприємств,

організацій та установ;

- реалізація єдиної технічної політики у сфері уніфікації уп­равлінської документації;

- створення умов для організації взаємодії юридичних осіб різних форм власності на основі використання УФД;

упорядкування інформаційних потоків між органами дер­жавної влади і управління та юридичними (незалежно від фор­ми власності) і фізичними особамиОсновними завданнями створення ДУСД є:

- встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, зат­вердження, реєстрації, ведення та впровадження УФД;

- визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов’язаних техніко-еко-номічних та соціальних показників, що містяться в цих формах.

ДУСД має у своєму складі:

- уніфіковані системи документації, які, з метою розв’язання основних завдань державного управління, сформовано за предметно-функційним підходом;

- державні стандарти України та нормативні документи роз­робників УСД, які встановлюють загальні вимоги до побудови УСД і реалізації процесів розроблення, затвердження, реєстрації, впровадження та ведення УФД;

- перелік міністерств (відомств), підприємств, установ і органі­зацій, що здійснюють уніфікацію документації.

Склад уніфікованих систем документації, що належать до державної уніфікованої системи документації, визначає перелік класів управлінської документації, встановлених Державним кла­сифікатором управлінської документації.

Розроблення, впровадження та ведення уніфікованої системи документації певного функційного призначення організовує та забезпечує міністерство чи інше відомство, що є розробником уніфікованої системи документації.

Уніфіковані системи документації складаються з:

- нормативних документів розробників УСД, які встановлю­ють склад, зміст і порядок проведення робіт з уніфікації управ­лінських документів, що входять до складу УСД;

- уніфікованих форм документів.

Ці уніфіковані форми документів, як правило, поєднані з уніфікованими елементами тексту (що включають постійну інфор­мацію реквізиту) і, як вже зазначалося, часто представлені у вигляді бланку документа.

Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяють на такі категорії:

- державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;

- галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;

- уніфіковані форми документів підприємств, організацій.

Загальне і науково-методичне керування та координування робіт зі створення та функціонування ДУСД є прерогативою Державного комітету статистики України (Держкомстат України) та Міністерства економіки України (Мінекономіки України). Типовий склад документів уніфікованої системи документації можна проілюструвати на прикладі уніфікованої системи органі­заційно-розпорядчої документації (УСОРД), яка включає:

а) стандарт, що встановлює склад реквізитів документів; ви­моги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків документів та оформлювання документів; вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкувальних за­собів; сферу дії (ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована сис­тема документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”);

б) настанови (методичні рекомендації) щодо застосування стандарту на організаційно-розпорядчі документи (Методичні ре­комендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 “Державна уні­фікована система організаційно-розпорядчої документації. Ви­моги до оформлювання документів”, К., 2004);

в) альбом УФД;

г) нормативні документи та методичні рекомендації щодо застосування УФД;

д) класифікатор УФД;

е) нормативні документи та методичні рекомендації щодо за­стосування класифікатора УФД.

Розроблення та впровадження уніфікованих систем докумен­тації залишається одним із найважливіших завдань державної політики у сфері управління.

Запитання для самоперевірки знань

1.Які історичні витоки має уніфікація документів?

2.У чому полягає сутність уніфікації, стандартизації документів?

3.Що є метою уніфікації та стандартизації управлінських документів?

4.Які існують види уніфікації організації тексту?

5.Які є постійні, змінні реквізити управлінського документа?

6.Які є форми бланків управлінських документів?

МОДУЛЬ 3. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів Формуляр-зразок. Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів (10 год.)