ТЕМА Регламентація процесів уніфікації управлінської документації 2 год.

1. Основні напрями уніфікації управлінської документації

2. Уніфікація організації тексту

Загальні засади розроблення уніфікованих форм документів і створення уніфікованих систем документації в Україні регламентуються двома державними стандартами - ДСТУ 3843-99 “Державна уніфікована система документації. Основні положення” (далі - ДСТУ 3843-99) та ДСТУ 3844-99 “Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови” (далі - ДСТУ 3844-99). Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, методи уніфікації документації, порядок розроблення уніфікова­них форм документів, ведення та впровадження уніфікованихсистем документації, порядок внесення змін до уніфікованих форм документів, їх скасування зафіксовані в ДСТУ 3843-99. Основні положення, що встановлюють вимоги до побудови формуляра-зразка документа, принципи проектування форм документів, вимоги до розроблення УФД, виготовлення бланків розглядаються в ДСТУ 3844-99.

Документ, як системний об’єкт, складається із матеріальної та інформаційної частин. За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфікацію носія інформації.

Щодо характеристик матеріального носія інформації, крім вимог стандартів до способів фіксації інформації, стандартизу­ються ще й формати паперу, які використовують для виготов­лення службових документів.

Шайбільша увага в уніфікації управлінської документації при­діляється процесам створення службового документа - напов­ненню його змісту інформацією, тобто складанню тексту та оформленню.

Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 тлумачить 'текст службового документа як зміст письмового документа, що є головним його реквізитом, а оформлювання службового документа - фіксування реквізитів службового документа. Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організування обігу і / або надання йому юридичної сили. Реквізит може відбивати уніфікований процес оформлювання службового документа. Склад послідовно розміщених реквізитів у службовому документі утворюють формуляр службового документа. Порядок створювання службових документів, що регламентується спеціальними вимо­гами та нормами, становить зміст правил документування.

Уніфікація процесів створення службових документів вклю­чає два головних напрями - уніфікацію складання текстів документів (структура тексту, його мовні, тобто лексичні, морфо­логічні, синтаксичні, стилістичні аспекти) та уніфікацію оформлення документів (розроблення сталого формуляра, методів контролю інформації в документах (показників).

Уніфікація процесів створення службових документів пов’язана з розробленням УФД і створенням УСД. Уніфікована фор ма (службового) документа - це стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функційної при-

значеності службового документа в певній сфері діяльності чи галузі. Уніфікована система документації - це створена за єди­ними правилами та вимогами система документації.

Уніфікація документації супроводжується виконанням таких основних видів робіт:

- визначення номенклатури чинних форм документів;

- створення єдиної моделі побудови однорідних видів документів;

- регламентація загальних синтаксичних правил викладу до- кументної інформації;

- визначення методів контролю інформації в документах (по­казників).

Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів поділяються на такі категорії:

- державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;

- галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;

- уніфіковані форми документів підприємств, установ і організацій.

Уніфікація структури доку мента та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок

У ДСТУ 3844-99 “Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови” відзначається, що документи, які використовуються на різних рівнях управління, повинні створюватися на основі заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми документів на паперовому носієві необхідно проектувати на основі формуляра-зразка з ура­хуванням вимог уніфікованої системи документації.

Згідно з ДСТУ 2732:2004 формуляр-зразок (службового документа ) - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Формуляр-зразок має вигляд креслення, яке містить план розміщення реквізитів та їх описання. Як зазначено в ДСТУ 2732:2004, конструкційну сітку, що є вертикальною розміткою робочої площі формуляра-зразка, де фіксують документ- ну інформацію, створюють для полегшення складання уніфікованої форми документа. Формуляр-зразок повинен містити всі реквізити та необхідну для їх розміщення площу.

Формуляр-зразок будується для сукупності документів, які об’єднані за функційним призначенням і рівнем використання:

- формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів;

- формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів.

Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів розробляє і затверджує міністерство (відомство) - розробник УСД.

У стандарті зафіксовано основні вимоги до побудови форму- ляра-зразка службового документа, у тому числі визначено формати паперу, службові береги, вимоги до робочої площі, побудови конструкційної сітки.

Формати паперу для службових документів регламентовано також чинним ГОСТом 9327-60 “Бумага. Потребительские фор­маты”. Стандарт встановлює допустимі споживчі формати паперу: А, В, С. Для управлінської документації встановлено ряд А. Він будується за принципом поділу попереднього формату арку­шу паперу на дві рівні частини, паралельно до його меншої сторони. Всі формати геометрично тотожні та мають співвідно­шення сторін, яке можна передати формулою х : у = 1 : 2. Для виміру форматів застосовують метричну систему. Вихідним ' форматом аркушу паперу є формат А 0, площа якого рівна 1 кв. м (0, 841 мм х 1, 189 мм). Кожен формат позначається двома символами: літерою А, яка вказує на належність до ряду А, та цифрою, що свідчить кратність вихідного формату А 0, наприк­лад, А 2, А 8 і т.д. Ряд А має 14 форматів. Для управлінської уніфікованої документації основними є, як зазначено у ДСТУ 3844-99, три розміри форматів: А З, А 4, А 5 Ь:

Запис формату з літерою L вказує на те, що довша сторона аркушу паперу є паралельною напрямку читання або написання. Для окремих форм документів може застосовуватися папір інших форматів, що встановлюється установами-розробниками уніфікованих систем документації.

Формати споживчого паперу в різних країнах не збігаються. Найрозповсюдженішими у Європі є т.зв. “німецькі формати”, на

американському континенті - північноамериканські, де розмір основного формату складає 215,9 х 279,4 (у мм).

Установлено єдині розміри берегів для обраних форматів: лівий- не менше 20 мм, нижній і правий - 10 мм, верхній -

20мм. Проте, враховуючи практику прошивання документів, маємо визнати, що зазначених розмірів лівого та верхнього берегів недостатньо.

При оформленні документів за кордоном дотримуються інших розмірів берегів: лівий має бути 25 мм, правий - не менше 25 мм, верхній та нижній - не менше 15 мм.

Як зазначено у ДСТУ 3844-99, для полегшення складання уніфікованих форм документів рекомендується розмічати робочу площу вертикальними та горизонтальними лініями, які утворю­ють конструкційну сітку. Відстань між сусідніми вертикальними лініями конструкційної сітки визначається характеристиками друкувальних пристроїв. Відстань між горизонтальними лініями конструкційної сітки дорівнює 4,25 мм (міжрядковий інтервал). Дозволяється використовувати конструкційну сітку з кроком письма 2,54 мм і міжрядковим інтервалом 4,24 мм. Кількість вертикальних і горизонтальних ліній конструкційної сітки залежить від формату паперу, на якому укладається документ.

Окремі вимоги існують до використання робочої площі документа, під якою розуміють ту площу, до якої можна вносити інформацію для подальшого її відтворення або передачі. Так, робоча площа документа поділяється на графи. Графа - це площа, яка використовується для певної групи чи категорії даних. Робоча площа містить графи з постійними та змінними реквізитами документів. До постійних реквізитів зараховують: назву форми документа за ДКУД; код форми документа за ДКУД; назву органі- зації-видавця документа за СДРПОУ; дату; постійні реквізити для конкретного типу документа; підпис. Склад додаткових рек­візитів формуляра-зразка визначається нормативними докумен­тами, розроблених або узгоджених із міністерствами (відомствами) - розробниками відповідних уніфікованих форм документів. До додаткових реквізитів формуляра-зразка ДСТУ 3844-99 рекомендує долучати: адресу організації-видавця документа; назву одержувача документа; періодичність подання документа та / або строк його подання; гриф затвердження форми документа. Постійні реквізити уніфікованих форм документів повинні передувати змінним реквізитам уніфікованих форм документів.

Реквізити уніфікованих форм документів розташовують з ура­хуванням раціонального використання обох сторін аркушу па­перу для форм документів, бланки яких виготовляють друку-вальним способом.