Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до назви посади, наприклад:

Голові правління Пенсійного

Фонду України

Прізвище, ініціали

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду та прізвище адресата – у давальному, наприклад

Головне управління праці та

Соціального захисту населення

Загальний відділ

Провідному спеціалісту

Прізвище, ініціали

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад;

Начальникам управлінь

Пенсійного фонду України в

Районах та містах Черкаської

Області

Документ не повинен містити більше ніж 4 адресати. Слово “копія” перед зазначенням адресата не ставиться. За наявності більшої кількості адресатів складають список розсилки, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту “Адресат” входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надання послуг поштового зв’язку, наприклад

Верховна Рада України

вул. Грушевського, 15,

М. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку в квартири, населений пункт, район, область, потовий індекс, наприклад

Омельченку О.М

вул. Першотравнева, 45,

смт. Єрки,

Катеринопільський район,

Черкаська область

17. Гриф затвердження – складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор центрального

Департаменту зв’язку в

Черкаській області

В.П. Петров

Року

У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку, наприклад

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом центрального

Департаменту зв’язку в

Черкаській області

17.12.2005 № 123

18. Резолюція документа – це реквізит у вигляді напису, в якому посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа. Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати, наприклад

Прізвище, ініціали