Заступник голови правління

Пенсійного фонду України

І.В. Сидоров

12.12.2005

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюється наступним чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол правління національного

Банку України 23.09.2005 № 9

25. Віза – це реквізит службового документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом. Візою оформляють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування. Візу розміщують нижче підпису, наприклад

Начальник юридичного відділу

В.Л. Дмитрук

23.02.2005

Візу ставлять на примірниках документів, що залишаються в організації.

26. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначається організацією на підставі нормативно-правових актів та подається в інструкції з діловодства організації.

27. Відмітка про засвідчення копії складається зі слів “Згідно з оригіналом”, назви посади, особистого підпису, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця документа та його номер службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому куті останнього аркуша документа, наприклад, Матвійчик 45 56 23

29. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова „До справи”, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і прізвище виконавця, наприклад

До справи № 09-23

Відповідь надіслано 13.12.2005 року № 09-89/2598

Посада ініціали, прізвище

Року

30. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повну назву (ім.я) файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

31. Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркушу документа.

32. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру та розміщують після номеру акта чи після грифу затвердження.