Пояснювальна і доповідна записки

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА– це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо. В залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці;

записки з приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися з провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки. Викладення тексту може бути прямим, тобто коли вин містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків. Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – за ініціативою підлеглого.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА– це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції. Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на 2 частини: в першій – констатуючій (описовій) - наводять факти або описують ситуацію, а в другий - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років. Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або підприємства) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташування постійних реквізитів. Якщо доповідна записка адресована у вищестоящу організацію від імені підприємства або структурного підрозділу, то вона оформляється машинописним способом на загальному бланку.

Реквізити зовнішньої доповідної записки:

назва виду документа;

дата (проставляють у день підписання);

індекс (проставляють у день підписання);

місце складання чи видання;

адресат;

заголовок до тексту;

текст;

позначка про наявність додатка;

підпис.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИналежать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. Службовий лист – загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв’язку з особливим способом передачі тексту – пересилкою поштою.

Як правило, службовий лист друкується на виготовленому друкарським способом бланку, де є такі реквізити:

1. Герб, зображення нагород, емблема (якщо є).

2. Назва міністерства чи відомства.

3. Назва установи, організації, підприємства.

4. Поштова адреса, номер телефону, електронна адреса, факс, номер рахунка в банку.

5. Індекс, дата посилання на номер і дата документа, на який дається відповідь.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути простими та складними. Прості листи містять тільки висновки. Якщо додати до простого листа коротке мотивування, то лист класифікується як складний.

Порядок розміщення в листі доказів і висновків не є постійним. Якщо докази йдуть перед висновками – це прямий порядок викладу, а якщо навпаки – зворотний. Зворотний порядок зручніший у коротких листах (так будуються листи вищих організацій, у яких докази зводяться до мінімуму). У великих за обсягом листах доцільно користуватися прямим порядком, аби шляхом послідовних доказів і логічних висновків підвести адресата до переконання в необхідності виконати те, про що говориться у висновках.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, – рекомендаційний лист, листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.

Адресат вказується на самому початку, перед текстом. Назва установи та структурного підрозділу пишеться в давальному відмінку; адреса одержувача повинна бути повною й точною.

Якщо автор, під час написання листа, пропустив якусь інформацію, то її можна оформити за допомогою постскриптуму (після написаного), тобто дописати до листа, зробивши позначку – Р.S. (Роst scriptum) або PPS (Post post scriptum), якщо таких додатків декілька. Якщо в тексті листа є місце, яке слід виділити або звернути на нього особливу увагу, то ставиться позначка “нотабене” – NB (Nota bene), що означає “зверни особливу увагу”.

Різні типи листів

У діловій кореспонденції функціонують різні типи листів. Серед них найчастіше вживаними є: лист-запит, лист-прохання, лист-відповідь, гарантійний лист, супровідний лист.

Лист-запиті лист-прохання – найпоширеніший тип ділової кореспонденції. За змістом такі листи складаються з двох частин: мотивуючої (Отримана нами література не зовсім відповідає темі, над якою ми працюємо…) та основної, у якій висловлюється запит чи прохання: Тому просимо терміново надіслати на адресу університету замовлені нами книги.

Лист-відповідьповинен містити посилання на номер, дату й суть листа-запита. Це дає можливість при отриманні листа-відповіді швидко відшукати лист-запит у справі й ознайомитися з ним.

Гарантійний лист укладається з метою підтвердження певних зобов’язань або умов й адресується організації чи окремій установі. На відміну від більшості листів, гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна тільки в тому випадку, коли гарантійний лист адресований певній організації або підприємству.

При пересиланні іншим організаціям або особам різних неадресованих документів (актів, протоколів, довідок та ін.) користуються супровідними листами – короткими повідомленнями про документ, який надсилається. Ключовими словами тексту супровідного листа є дієслова: направляю(ємо), надсилаю(ємо), повертаю(ємо), представляю(ємо), що розпочинають текст листа.

Інформаційні листи- це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої виробичи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи- це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків також зазначають в тексті.

Листи-запрошення- це таки службові листи, в яких адресатовіпропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установамчи організаціям. Починати ці листи можна такими зворотами:

“Просимо взяти участь у ...”;

“Запрошуємо ...”;

“Запрошуємо Вас ...”;

“Щиро запрошуємо Вас ...”

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи– це таки службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий. Тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А4.

Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами:

“Надсилаємо ...”;

“Направляємо...”:

“Відправляємо ...” тощо.

У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи-підтвердження- це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій та ін. Текст таких листів починається словами, утвореними від слова “підтверджувати”. Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки та направлення листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування- це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведення заходив і необхідність у наслідок цього вжити відповідних заходив.

Тексти таких листів можуть складатись з 1 - 2 речень і починаються словами, утвореними вид дієслова “нагадувати”.

Ініціативні листи- це службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі, відповідь може бути позитивною чи негативною. У разі негативної відповіді (відмови) дається обґрунтування Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи

трудового колективу.

Рекомендаційні листи –видаються при клопотанні про посаду, влаштуванні на нову відповідальну роботу, подання на здобуття гранту. Такі листи подаються тими, хто добре знає особу, її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці і має певний авторитет та визнання у своїй галузі.

Текст службового листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В останній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії тощо. Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різний. Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Починати службові листи можна такими звертаннями:

“Шановний…!”, „Шановний пане…!”, „Шановні панове!” (використовуються, коли імена і прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами та словосполученнями:

“У зв’язку з…”, „Відповідно до…”, „Як відомо, …” та інші.

Вживають також дієприслівникові звороти: „Враховуючи…”, „Незважаючи на…”, „Розглянувши зауваження…” та інші.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс та дату, вхідного документу), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформлюють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампу адресата). Залежно від обсягу текст використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:

назва й адреса організації – відправника листа;

номер листа;

дата;

назва й адреса одержувача листа;

заголовок листа;

номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

текст;

перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

підпис керівника;

віза виконання.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить:

емблему (якщо вона є);

назву відомства;

назву структурного підрозділу;

адресу;

номер листа;

телеграфний шифр;

номер розрахункового рахунку;

трафаретизовані частини тексту.