ТЕМА 6. Організаційно-правова документація

1. Призначення і склад комплексу організаційно-правової документації.

2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесення змін до організаційно-правових документів.

1. Система організаційно-правових документів має велике значення в управлінні будь-яким підприємством, установою чи організацією. Однiєю з основних управлiнських функцiй, що реалiзуються в дiяльностi установ, пiдприємств, органiзацiй - це функцiя органiзацiї системи i процесiв управлiння, яка мiстить:

створення органiзацiї, включаючи вибiр її органiзацiйно-правової форми;

встановлення її структури;

визначення штатної чисельностi i складу (номенклатури) посад - керiвникiв, спецiалiстiв, технiчних виконавцiв та їх тарифiкацiя за Єдиною тарифною сiткою (ЄТС);

регламентацiю дiяльностi структурних пiдроздiлiв i працiвникiв;

формування дорадчих органiв управлiння;

лiцензування дiяльностi (в необхiдних випадках);

встановлення режиму роботи i системи охорони;

органiзацiю працi робiтникiв i оцiнка їхньої працi;

реорганiзацiю;

лiквiдацiю органiзацiї та деякi iншi види робiт.

Органiзацiйна дiяльнiсть установи виражається в розробцi i затвердженнi комплексу організаційно-правових документів (далі – ОПД), якi мiстять правила, норми, положення, встановлюють статус органiзацiї, її компетенцiю, структуру, штатну чисельнiсть i посадовий склад, функцiональний змiст дiяльностi органiзацiї в цілому, її пiдроздiлiв i працiвникiв, їх права, обов‘язки, вiдповiдальнiсть та iншi аспекти.

Організаційно-правові документи – група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов.язки та права на тривалий час.

До організаційно-правових документів вiдносяться:

статут органiзацiї;

положення про органiзацiю;

положення про структурнi пiдроздiли, колегiальнi та дорадчi органи установи;

регламенти роботи колегiальних та дорадчих органiв, апарату управлiння або керiвництва;

iнструкцiї з окремих видiв дiяльностi, якi потребують регламентацiї (наприклад, iнструкцiя з дiловодства, iнструкцiя по користуванню обчислювальною технікою);

посадовi iнструкцiї працiвникiв;

правила та iн. (правила внутрішнього трудового розпорядку).

Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. Організаційно-правові документи порівняно з розпорядчими та довідково-інформаційними є більш загальними та ґрунтовними. Ця підсистема управлінської документації має вищу юридичну силу, оскільки документи розпорядчої та довідково-інформаційної групи створюються (складаються) на підставі організаційно-правової документації.

Організаційно-правова документація мiстить положення суворо обов’язкові для виконання, вони реалiзують норми адмiнiстративного права i виступають правовою основою дiяльностi пiдприємства. Цi документи в обов’язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищестоячою органiзацiєю, керiвником даної органiзацiї або її колегiальним органом (наприклад, зборами акцiонерiв або Радою директорiв тощо), або керiвником структурного пiдроздiлу - в залежностi вiд виду i рiзновиду організаційно-правового документа. Організаційно-правові документи можуть затверджуватися безпосередньо актом керiвника з проставленням грифу затвердження або розпорядчим документом (постановою, рiшенням, наказом або розпорядженням). Розробляють організаційно-правові документи для найбiльш рацiонального розподiлу i кооперацiї працi мiж пiдроздiлами i працiвниками.

2.Організаційно-правові документи з огляду на термiн дiї, вiдносяться до безстрокових i дiють до їх вiдмiни або до затвердження нових. У стабiльно працюючiй установi необхiднiсть перегляду, змiн або доповнень організаційно- правові документи може виникнути один раз на кiлька рокiв. В залежностi вiд характеру i глибини змiн в дiяльностi установи організаційно-правові документи або розробляються по-новому, або до них вносяться необхiднi змiни i доповнення розпорядчими актами (наказом або розпорядженням керiвника). У випадку реорганiзацiї дiяльностi установи розробляються новi організаційно- правові документи i вiдбувається їхнє затвердження. Порядок внесення змiн i доповнень до ОПД та їх перегляду залежить вiд виду органiзацiйно-правових документiв. Наприклад, змiни i доповнення до статуту органiзацiї вносять вiдповiдно до встановленої законом процедури – за рiшенням вищого органу управлiння пiдприємством (загальними зборами акцiонерiв та iн.) з обов‘язковим iнформуванням органу, який здiйснює державну реєстрацiю підприємств (тобто виконкому). Змiни до штатного розкладу вносяться при необхiдностi наказами або розпорядженнями керiвника. Змiни в положення про структурнi пiдроздiли також вносяться розпорядчими документами керiвництва. Розробляються організаційно-правові документи керiвництвом підприємства або пiдроздiлу iз залученням квалiфiкованих спецiалiстiв, добре знаючих роботу установи як в цiлому, так i за окремими напрямками.

Організаційно-правова документація оформляється на стандартному аркушi паперу з обов’язковим нанесенням всiх необхiдних реквiзитiв: назва установи i (або) пiдроздiлу (якщо документ затверджується керiвником пiдроздiлу), найменування документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, пiдпис, гриф затвердження, причому датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

Текст бiльшостi організаційно-правових документів складається iз роздiлiв, якi мають власнi заголовки i подiлених на пункти, якi нумеруються арабськими цифрами. У процесi пiдготовки організаційно-правові документи в обов‘язковому порядку проходять процедуру погодження (вiзування) з усiма зацiкавленими пiдроздiлами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керiвника установи або одним з його заступникiв, якi є кураторами вiдповiдного напрямку дiяльностi установи.