Лекція № 7: Документація господарських операцій

(заняття 27, 28)

План:

1. Документація господарських операцій, її значення.
2. Форми і реквізити документів, вимоги до змісту.
3. Класифікація документів.
4. Основні правила заповнення документів.
5. Приймання, перевірка документів та їх бухгалтерське опрацювання.
6. Правила виправлення помилок в документах. Організація зберігання.

1. Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. На підприємстві незалежно від форм власності всі господарські операції повинні бути оформлені документально. Ні одна операція не може бути проведена в обліку, якщо вона не підтверджена документами. Документація є важливим елементом бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов’язковою умовою їх здійснення.

Документ - це бланк відповідної форми, в якому письмово відображається факт здійснення, або розпорядженням на право здійснення господарської операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Можуть бути документи на машинних носіях (електронні документи).

Значення документів:

- Бухгалтерський документ - це спосіб первісної реєстрації господарських операцій, підстава для всіх наступних записів в обліку.

- Документ використовується в якості доказів при суперечках між підприємствами і працюючими, і мають юридичну силу, як письмове свідоцтво здійснення господарських операцій.

- Документи мають велике значення в забезпеченні збереження власності, так як в них вказується, хто прийняв матеріальні цінності, грошові кошти; де зберігаються МЦ; де, коли, яку кількість, за якими цінами, на яку суму прийняті ці цінності.

- Документ є підставою для здійснення операцій, так як в них вказується розпорядження на виконання цієї чи іншої господарської операції. Так касир не видасть гроші, якщо не буде документа на право його видачі.

- Документи - це основне джерело даних для наступного контролю за господарською діяльністю підприємства, яка здійснюється у вигляді ревізій і перевірок.

2. Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовими і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити. Реквізит в перекладі з латині означає ’’потрібне, необхідне’.

Документи можуть бути різними, але незалежно від їх призначення вони мають наступні обов’язкові реквізити:

- Найменування підприємства, організація від імені якої створений документ.

- Назва документу (форми).

- Дата і місце складання.

- Зміст господарської операцій, її підстава та вимірники (у натуральному і вартісному виразі).

- Посади, прізвища і підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операцій і складання первинного документа.

Крім обов’язкових реквізитів є додаткові, які підсилюють контрольне, пізнавальне й оперативне значення документа. Так у видатковому касовому ордері вказується назва, номер, дата видачі документа, що засвідчує особу одержувача.

Сутність реквізитів і порядок їх розміщення в документів називається формою документа.

3. Класифікація документів – це групування документів за певними ознаками. Класифікація забезпечує правильне застосування документів, їх вивчення.

Всі бухгалтерські документи підрозділяються за призначенням, які в свою чергу діляться на:

- Розпорядчі – це документи, в яких містяться розпорядження, наказ на виконання господарської операції (наказ про зарахування, наказ про відпустку, наказ про переведення з одного місця роботи на інше, платіжне доручення на перерахування грошей чи коштів з рахунку нашого підприємства на інше).

- Виконавчі – це документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (касовий ордер, накладна).

- Комбіновані - це документи, які одночасно відображають розпорядження на здійснення господарської операції і сам факт її здійснення (видатковий касовий ордер, лімітно-забірна картка).

- Документи бухгалтерського оформлення - це документи, які складені бухгалтерією (розрахунки, довідки, документи).

За місцем складання:

- Внутрішні – складаються і використовуються тільки на даному підприємстві (накладні, касові ордери).

- Зовнішні - це документи, які надходять від інших підприємств (банківські документи, рахунки-фактури).

За порядком складання:

- Первинні - це документи, якими вперше оформляють господарські операції, причому в момент її здійснення (касовий ордер, накладна, рахунок-фактура).

- Зведені - це документи, які заповнюють на підставі первинних документів, які обов’язково повинні бути прикладені до зведеного (матеріальні звіти, звіт про використання коштів наданих на відрядження або підзвіт).

За способом використання:

- Разові - це документи, які застосовуються для одноразового оформлення і відображення операцій. Вони складаються на кожну операцію (касові ордери, накладні).

- Накопичувальні - це документи, яківикористовуються для багаторазового оформлення і відображення на них операцій на протязі всього періоду часу (за день, п’ять днів, десять днів, місяць). В них відображається ряд однорідних операцій по мірі їх здійснення (лімітно-забірна картка, табель робочого часу).

За змістом

- Грошовими – оформляють операції пов’язані з грошовими коштами (ВКО, ПКО, банківські чеки).

- Розрахунковими – оформляють розрахунки між юридичними та фізичними особами ( платіжне доручення, квитанції).

За технікою складання вручну та за допомогою ЕОМ.

Правила заповнення документів передбачені наступними нормативними документами: ЗУ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” №996-XIV від 16 липня 1990р.; Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Затвердженого МФУ від 24.05.95р. №88.

Основні правила заповнення:

- Документи повинні бути складені в момент проведення господарської операції, або якщо це неможливо безпосередньо після її здійснення.

- Записи в документі ведуться розбірливим почерком, охайно, чорнилами або пастами кулькових ручок темного кольору.

- Документи складаються на бланках типових форм, затвердженої МФУ, держкомітетом статистики або на спеціалізованих формах, які затверджені міністерствами і відомствами.

- В документі мають бути заповнені всі реквізити, ті що не заповнені зачеркнуті.

- Керівником підприємства затверджується перелік осіб, які мають право підписувати документи пов’язані з відпуском грошових коштів і ТМЦ.

Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, за достовірність даних наданих у них несуть особи, які склали і підписали документ.

1. Бухгалтер приймає й перевіряє документи з трьох сторін:

- З точки зору законності, чи відповідає закону документ.

- З точки зору правильності заповнення документів з формальної сторони.

- З арифметичної сторони, підрахунки сум.

Після перевірки бухгалтер робить бухгалтерське опрацювання документів, тобто на документах проставляє кореспондуючі рахунки.

3. Виправлення помилок.

Бувають випадки, коли в документах допускаються помилки, вони виправляються коректурним методом: неправильний текст або цифра закреслюється так щоб можна було прочитати виправлене і над закресленим пишеться правильний текст або цифра і робиться напис “Виправлено” і ставиться підпис осіб, що виправляють помилки.

Правила заповнення документів передбачені наступними нормативними документами: ЗУ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” №996-XIV від 16 липня 1990р.; Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Затвердженого МФУ від 24.05.95р. №88.

Основні правила заповнення:

- Документи повинні бути складені в момент проведення господарської операції, або якщо це неможливо безпосередньо після її здійснення.

- Записи в документі ведуться розбірливим почерком, охайно, чорнилами або пастами кулькових ручок темного кольору.

- Документи складаються на бланках типових форм, затвердженої МФУ, держкомітетом статистики або на спеціалізованих формах, які затверджені міністерствами і відомствами.

- В документі мають бути заповнені всі реквізити, ті що не заповнені зачеркнуті.

- Керівником підприємства затверджується перелік осіб, які мають право підписувати документи пов’язані з відпуском грошових коштів і ТМЦ.

Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, за достовірність даних наданих у них несуть особи, які склали і підписали документ.

1. Бухгалтер приймає й перевіряє документи з трьох сторін:

- З точки зору законності, чи відповідає закону документ.

- З точки зору правильності заповнення документів з формальної сторони.

- З арифметичної сторони, підрахунки сум.

Після перевірки бухгалтер робить бухгалтерське опрацювання документів, тобто на документах проставляє кореспондуючі рахунки.