Документація та документообіг на підприємстві як база обліково-контрольного процесу.

В бухгалтерському обліку документ – це безперечний письмовий доказ господарського факту, що здійснювався

Документ - це основа наукової організації праці.

Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то як результат погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості, достовірності, оперативності приймання - передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку.

Зберігання та використання документів.

Створення системи внутрішньої документації, яка б забезпечувала охоплення і документальне оформлення всіх обраних елементів облікової політики за кожним її об’єктом, є заключним етапом формування облікової політики підприємства в його обліковому процесі.

Облікова політика підприємства оформлюється системою внутрішньої документації за різними ділянками облікової роботи.

Основним внутрішнім нормативним документом, який регулює питання організації та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, є розпорядчий документ, який містить обрані елементи облікової політики, що притаманні безпосередньо для даного підприємства.

В якості такого розпорядчого документу доцільно використовувати Наказ про облікову політику.

Її зміст частково розкривається в установчих документах підприємствах, які закладають основи побудови всієї господарської і управлінської системи підприємства (табл.7.1 )

Таблиця 7.1

Система внутрішньої документації, якими оформлюється облікова політика підприємства

Діловодство – це сукупність робіт пов’язаних з:

- веденням кореспонденції (листування);

- прийманням та відправкою документів;

- реєстрацією, контролем за виконанням;

- зберіганням оброблених документів в поточному архіві.

Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура. Це оформлений в встановленому порядку систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання.

Номенклатуру справ на підприємстві розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство, із залученням фахівців архівної справи (архіваріусів).

Групування документів у справи відповідно до номенклатури називається формуванням справ. Добре розроблена номенклатура справ має велике значення для правильного ведення діловодства.

При цьому бухгалтер повинен знати декілька обов’язкових правил:

- чітко відокремлювати бухгалтерські документи від інших;

- суворо дотримуватись порядку обробки документів.

Це дозволить бухгалтеру налагодити ритмічність і порядку ведення обліку.

Окремо від діловодства слід розглянути процес документування.

Документування є першим етапом бухгалтерського обліку, який включає в себе: реєстрацію та фіксацію інформації про факти, операції, процеси, її обробку та узагальнення.

Документування здійснюється різними способами:

- технологія формування документів може бути ручною, механізованою, автоматичною;

- документи можуть містити поряд з обов’язковими додаткові реквізити, які розширюють первинну інформацію і мають значення для оперативної роботи;

- документи можуть мати різні форми – зонну, анкетну, табельну, комбіновану;

- на практиці можуть користуватися документами різними способами охоплення фактів громадського життя (разові, накопичувальні) і різною кількістю облікових позицій (однорядкові, багаторядкові).

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку, в регістрах синтетичного і аналітичного обліку шляхом їх подвійного запису на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Основні вимоги до складання бухгалтерських документів викладені в Законі України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”.

1. Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це не можливо – безпосередньо після її закінчення.

2. Оформлення документів повинно бути організоване таким чином, щоб зацікавлена особа могла все одержати в одному відділі. Проміжні дії повинні здійснюватись працівниками цього відділу або шляхом організації поточності операції, або за допомогою кур’єрського зв’язку.

Для спрощення процесу складання документів здійснюється їх уніфікація, яка передбачає вибір раціональних структур побудови документів, приведення документів до однотипності на основі встановлення оптимальної кількості їх форм і типізації побудови.

Крім того необхідно зменшувати кількість документів, що досягається за рахунок:

1. Застосування багатоденних та накопичувальних документів замість разових, наприклад, багатоденних нарядів на роботи, замість одноденних нарядів, лімітно-заборних карток.

2. Усунення зайвої деталізації. Наприклад, розцінки оплати праці при ручному збиранні огірків можуть бути встановлені залежно від маси зібраних овочів; можна застосувати також окремо рахунки за збирання огірків, піднесення ящиків, сортування, навантаження тощо. Сума заробітної плати випадках однакова але в першому випадку достатньо документа на масу овочів навантаженим збирачем на автомашину, а у другому – потрібні документи, що фіксують кожен з видів робіт.

3. Скорочення кількості примірників (копій) документів, що заощадить затрати праці на їх виписку, звірку, порівняння, обробку та зберігання.

4. Поєднання первинного документа з обліковим регістром (наприклад: відпуск зі складу без видаткового документа, а під розписку одержувача в книзі складського обліку із наступним складанням бухгалтерської проводки за підсумком регістрів складського обліку).

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, застосовується в бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Такий документ повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами стандарту і закодований згідно затвердженої системи кодифікації.

Існують обов’язкові реквізити, які визначають зміст операції, які відображаються, надають документу доказову силу:

Ø назва документу

Ø дата і місце складання

Ø назва підприємства, від імені якого складено документ

Ø зміст та обсяг господарської операції

Ø посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, правильність її оформлення

Ø особисті підписи та їх розшифровки

Вихідні первинні документи обов’язково підписуються головним бухгалтером, або особою, уповноваженою керівником підприємства. На вхідних ставиться резолюція головного бухгалтера.

Документи, якими оформлюються господарські операції з грошовими коштами, підписує керівник підприємства, головний бухгалтер або уповноважені особи.

При складанні первинних документів виконавці можуть бути допущені помилки.

Треба пам’ятати, що виправлення в первинних касових і банківських документах не допускаються.

В інших первинних документах виправлення вносяться за погодженням з особою, яка склала та підписала ці документи, зазначенням дати внесення змін.

Виправлення здійснюються наступним чином:

Ø закреслюють відображені в документі неправильні дані;

Ø поряд із закресленим записом робиться правильний;

Ø на полях документу робиться напис “Виправлено на...” (повністю зазначається текст нового запису);

Ø особа, яка внесла виправлення, підписується під записом “Виправлено на...” і ставить дату виправлення;

Ø документ, до якого внесені зміни, ще раз підписують всі особи, які підписали його раніше;

Ø особи, які підписують документ після занесення змін, одночасно ставлять другий підпис під записом про внесення змін.

Неправильне складання тих чи інших документів, та тим більше їх відсутність – одна з основних причин виникнення конфліктів з податковими органами, партнерами, працівниками. Саме тому одним з головних правил бухгалтера повинно бути: немає документу – немає операції.

· Документи повинні надійти до бухгалтерії, де здійснюються необхідні бухгалтерські записи

Всі документи подаються в бухгалтерію в строки заплановані керівником підприємства. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому випадку, якщо вони:

- складені за формою;

- підписані особою, спеціально на це уповноваженою.

Документи, які надходять в бухгалтерію перевіряються перед рознесенням їх даних на рахунки бухгалтерського обліку з точки зору законності оформлення ними операцій, так і за формою. Якщо особи здають особи, відповідальні за складення, перевірка здійснюється у присутності останніх.

Для правильного відображення даних первинних документів в обліку необхідним є дотримання наступних обов’язкових правил:

А) чітке відокремлення бухгалтерських документів від небухгалтерських;

Б) суворе дотримання порядку обробки документів.

Особливу увагу слід звертати на точність зазначення одиниць виміру та відповідність кількісним показникам.

3. Приймання, перевірка та правила обробки первинних документів

Особливу увагу при прийнятті документів слід приділити вивченню підробок у документах.

Перевірка достовірності документів та реквізитів і записів, які в них містяться, здійснюється з метою виявлення фальсифікованих документів.

До фальсифікованих документів відносяться і такі, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції, заміна текстів і цифр тощо. Такі документи часто використовуються з метою приховування обману й інших порушень правил ведення бухгалтерського обліку.

Особлива увага має приділятись:

- відбиткам штампів і печаток. їх незвична форма, різний розмір тих самих знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказувати на підробку документа.

- мають значення зовнішній вигляд документа, папір, на якому він виконаний, форма бланка, фарба, якою зроблені записи (чорнило, паста, олівець), колір фарби тощо.

- особлива увага має приділятись достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб та осіб, які приймали і відпускали товарно-матеріальні цінності або грошові кошти.

Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднуватись з перевіркою правил їх оформлення. Приймаючи документ слід звернути увагу на:

- правильність його оформлення;

- наявність необхідних реквізитів;

- спосіб виконання записів і т. д.

- якщо в документі є виправлення, необхідно перевірити, чи допустимі вони виходячи з характеру документа (в касових і банківських документах виправлення не допускаються);чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправляється шляхом закреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати закреслене, і написання над закресленим правильного тексту або суми), чи підтверджені виправлення підписами осіб, які склали і підписали документ.

Арифметична перевірка документів полягає у встановленні правильності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, обчислення процентів, множення кількісних показників на ціннісні і т. д.), які викопуються при оформленні та обробці документів.

Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність застосування в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природних збитків, норм витрат матеріальних цінностей).

Нормативною перевіркою виявляються факти завищення норм витрат матеріальних запасів, природних збитків, що може свідчити про шахрайство або допущені помилки. Тому після виявлення таких фактів необхідно всебічно перевірити причини порушень і встановити їх справжній характер.

Необхідно також перевіряти, наскільки відповідають відображені в документах господарсько-фінансові операції встановленим правилам і положенням, що дозволяє встановити факти їх навмисних порушень (наприклад, незаконний залік пересортування продукції, незаконне списання недостач і втрат продукції на витрати виробництва, перевищення ліміту залишку готівкових грошей в касі і т. д.).

Після формально-правової перевірки документи можуть характеризуватись як:

- доброякісні, тобто правильно оформлені, які вірно відображають здійснені операції і можуть бути прийняті для обробки працівниками бухгалтерії;

- недоброякісні.

Недоброякісні документи можна поділити на:

- недоброякісні за формою - це не повністю оформлені або неправильно оформлені документи, але за умови, що вони відображають дійсно проведені господарські операції в реальному вигляді й обсязі.

- недоброякісні по суті відображених у них операцій – це документи, які: містять випадкові помилки; відображають незаконні операції; підроблені документи.

Документи, які відображають незаконні операції, не є фальсифікованими, але суть операції не відповідає стандартам і правилам ведення бухгалтерського обліку.

Підроблені документи поділяються на дві групи:

- документи, які містять матеріальну підробку (наприклад, платіжна відомість з підробленим підписом в отриманні по ній грошей);

- документи з інтелектуальними підробками. Вони правильно оформлені, але містять заздалегідь неправдиву інформацію щодо характеру та обсягу операції (наприклад, платіжна відомість із заздалегідь завищеними підсумками сум).

Підроблені документи, які містять заздалегідь неправдиву інформацію, поділяються на

- безтоварні і безгрошові (повністю або частково). Безтоварними вважаються такі документи, якими оформлено рух (надходження і витрачання) будь-яких матеріальних цінностей, в той час як ці цінності викрадені або залишились без руху. Аналогічними будуть безгрошові документи, якими оформлені операції з грошовими коштами (наприклад, платіжна відомість, надана при авансовому звіті підзвітною особою на оплату грошей приватним особам за виконані роботи, в той час як в дійсності робота не виконувалась, гроші не виплачувались, а були привласнені підзвітною особою, яка і надала безгрошовий документ).

У практиці трапляються частково безтоварні і частково безгрошові документи.

- До перших можуть бути віднесені лімітно-забірні картки, акти-вимоги на заміну (додатковий відпуск) матеріалів або накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, в яких поряд з дійсно відпущеними матеріалами значаться і такі, які списуються за домовленістю між комірником і одержувачем (начальником цеху, виконробом, бригадиром) з метою їх привласнення.

- Частково безгрошовим є, наприклад, видатковий касовий ордер на суму дійсних витрат і готівкових грошей, викрадених з каси. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.

Розцінка (таксування) документів полягає в проставлянні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції.

Необхідність в розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надходять до бухгалтерії, має тільки натуральні (або трудові) вимірники. Так, в документах, якими оформляють надходження і видаток матеріальних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), в момент складання записують тільки кількісні показники, а тому потребують проставляння ціни і суми. Документи, в яких в один з обов’язкових реквізитів при складанні входить грошовий вимірник (ціна і сума), розцінці не підлягають.

Групування документів полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі.

На багатьох підприємствах групувальні і накопичувальні відомості об’єднуються в одному документі. Для цього дані первинних документів систематизують (групують) в процесі їх накопичення.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бухгалтерських проводок. Здебільшого бухгалтерську проводку складають на бланку того документа, яким оформлена господарська операція. Запис роблять від руки на вільному місці документа або у відтиску спеціального штампу, що має графи для відображення шифрів (номерів) кореспондуючих рахунків і суми. На бланках окремих документів (прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти тощо) для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні і графи. В окремих випадках для складання бухгалтерської проводки користуються меморіальними ордерами.

Проте найчастіше використовують облікові регістри, в яких запис сум господарських операцій, що в них реєструються, поєднується з групуванням за кореспондуючими рахунками (журнали-ордери та допоміжні відомості до них).

Тим самим наприкінці кожного місяця при підбитті підсумків автоматично одержують бухгалтерську проводку. Це значно спрощує і скорочує техніку облікової реєстрації. Від правильності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій і достовірність показників діяльності підприємства.

Це вимагає від облікових працівників високого рівня економічних знань і ділової кваліфікації. Оформлені бухгалтерськими проводками документи використовуються для відображення господарських операцій, що в них містяться, в регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання: при ручному опрацюванні — дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині — відтиск штампу оператора, відповідального за їх опрацювання.

Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні установки), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної звітності.

Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх.

Організація документообігу

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Рух первинних документів на підприємстві здійснюється шляхом виконання у встановленому порядку ряду процедур обробки вихідних даних.

В загальному випадку повний цикл руху первинних документів включає наступні етапи:

—розробка документу;

—розподіл за користувачами;

—оперативне зберігання;

—архівне зберігання.

Документообігом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Завдання правильної організації документообігу полягає у тому, щоб прискорити рух документів.

- На кожному робочому місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій.

- Прискорення документообігу покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Графіком документообігу доцільно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, мінімальний строк його перебування в підрозділі. Це сприяло б :

- поліпшенню облікової роботи,

- посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку,

- підвищенню рівня його механізації та автоматизації,

- своєчасному складанню бухгалтерської, статистичної, податкової та внутрішньовиробничої звітності.

Основні етапи створення системи управління документообігом на підприємстві наступні:

1) розробка положення про бухгалтерську службу;

2) розробка посадових інструкцій працівників бухгалтерії;

3) створення графіку документообігу;

4) створення технології обробки облікової інформації;

5) розробка номенклатури справ для поточного зберігання документів;

6) підготовка справ до тривалого зберігання.

Порядок документообігу залежить від:

- характеру й особливостей господарських операцій

- їх облікового оформлення,

- від структури підприємства і його облікового апарату, але схема організації документообігу на підприємстві має спільні моменти (Надходження зовнішніх документів, складання та оформлення внутрішніх; обробка первинних документів і підготовка для передачі та опрацювання їх в бухгалтерії; прийом і опрацювання документів в бухгалтерії; організація поточного зберігання їх ; зберігання документів в архіві підприємства з подальшою передачею їх до державного архіву, утилізація).

Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і строків виконання.

Кожному виконавцю видається витяг із графіка, в якому наведено перелік документів, що стосуються функціональних обов’язків виконавця, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких надходять ці документи.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу строки для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником рис.7.1.

Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Чітка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, використання й опрацювання.

Рис 7.1 Процес організації документообороту

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.