Інформаційне забезпечення облікової політики підприємства.

Інформаційне забезпечення системи управління підприємством – це сукупність прийомів та способів забезпечення одержання, аналізу, оцінки, зберігання і обробки даних з метою прийняття управлінських рішень.

Бухгалтерський облік є основним джерелом інформації про будь-яке підприємство і його господарсько-фінансову діяльність. за рахунок даних первинних документів та облікових реєстрів формується до 70-80% масиву інформації, необхідної для потреб управління підприємством та його структурними підрозділами. Особливо цінна для управління інформація про відхилення, що міститься у сигнальних документах, які використовуються в умовах нормативного методу планування, обліку та контролю.

Економічний контроль дає інформацію про недоліки, порушення та зловживання в процесі господарсько-фінансової діяльності підприємства. Ця інформація повинна дуже уважно аналізуватися управлінцями з метою виявлення негативних рис господарського механізму підприємства та вироблення заходів щодо його поліпшення, а також встановлення міри відповідальності посадових осіб за їхні неправильні дії.

Джерелами даних економічного контролю є акти ревізії, довідки за результатами перевірок, інвентаризаційні відомості, пояснювальні записки посадових осіб. висновки і пропозиції контролера, розрахунки, аудиторські звіти, аудиторські висновки, рішення судово-слідчих та контролюючих органів, накази керівника підприємства і т.д.

Економічний аналіз дозволяє отримати інформацію про рівень виконання виробничої програми та збуту продукції (робіт, послуг); наявність і використання ресурсів; рівень виконання плану доходів та витрат підприємства, собівартості продукції; фінансовий стан та рівень платіжної дисципліни; стан технічного і соціального розвитку та перспективи підприємства. Джерелами даних аналітичного спрямування є планова, нормативна, облікова, звітна, статистична, оперативна й інша інформація. Для створення оптимальних потоків інформації в підприємстві важливо дотримуватись наступних принципів:

1. встановлення реальних потреб підприємства в інформації і способів її найповнішого отримання;

2. досягнення об’єктивності інформаційного відображення господарських процесів на носіях інформації;

3. доведення інформації, отриманої з різних її джерел, до спільного знаменника;

4. усунення дублювання та пропусків в інформаційному забезпеченні підприємства;

5. забезпечення оперативності отримання необхідної управлінської інформації;

6. удосконалення структури інформації та підвищення коефіцієнта її використання;

7. створення умов для швидкого кодування даних первинних документів або введення їх в комп’ютер без заповнення паперових носіїв інформації.

Інформаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу необхідно правильно спроектувати.

В процесі проектування потрібно здійснити наступні дії :

¨ вибрати способи і прийоми, які дозволяють всесторонньо описати господарсько-фінансову діяльність підприємства;

¨ пристосувати вибрані способи та прийоми до умов конкретного підприємства;

¨ сформувати вхідну (початкову) інформацію і здійснити її автоматизовану або ручну обробку;

¨ створити масив вихідної (узагальненої) інформації та забезпечити її фіксування на відповідних носіях;

¨ забезпечити даними виконавців для вирішення завдань, пов’язаних з економічним контролем і аналізом;

¨ підготувати і довести отриману інформацію до користувачів, що приймають управлінські рішення.

Інформація, отримана із системи обліку, контролю та аналізу, має бути дохідливою, доречною, достовірною та порівняльною. Головний бухгалтер (контролер, аналітик) підприємства зобов’язаний розробити таку схему руху інформаційних потоків, яка б неначе система кровообігу людини, безперебійно живила всі рецептори прийняття управлінських рішень потрібними даними.

З цією метою необхідно визначити:

· всіх внутрішніх і зовнішніх користувачів інформації ;

· встановити мінімум показників (форм) звітності їм необхідних та погодити їх з користувачами;

· домовитись про періодичність звітності;

· визначити відповідальних осіб за підготовку та подання інформації;

· встановити міру відповідальності посадових осіб за затримку або порушення інформаційних потоків;

· призначити відповідальних осіб , що контролюють стан інформаційних потоків та узагальнюють пропозиції щодо їх оптимізації;

· заслуховувати на виробничих нарадах в підприємстві не рідше двох разів на рік питання про стан інформаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу і напрямки його покращання.

Основою інформаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу в підприємстві є:

1. система синтетичних рахунків, субрахунків, аналітичних рахунків, які мають дво-, трьо-, та шестицифрові коди відповідно до класифікаційних груп господарських засобів; джерел їх утворення; господарських процесів, що тривають в даному підприємстві;

2. система аналітичних таблиць, сформованих за певними ознаками і темами економічного аналізу та чітким визначенням джерела інформації, рядка, графи.

Запитання для самоперевірки.

1. За якими принципами, в залежності від способу розподілу праці, організовується обліковий апарат ?

2. Чим регламентується робота бухгалтерії підприємства ?

3. Які основні принципи, що визначають форму обліку ?