Забезпеченість обліковими кадрами в системі облікової політики.

Обліковий процес на кожному підприємстві здійснює бухгалтерський апарат. Залежно від обсягу діяльності підприємства, особливостей технології та організації виробництва, системи управління ним визначається кількісний склад та структура цього апарату.

Він і повинен забезпечити практичне здійснення обліку як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах.

З урахуванням специфіки підприємства, наявності облікових кадрів, рівня їх кваліфікації та досвіду робота на кожному підприємстві головний бухгалтер визначає структуру облікового апарату та розподіл обов’язків між окремими працівниками.

Основні функції бухгалтерії випливають з основних функцій бухгалтерського обліку.

Тобто, на бухгалтерію покладаються три основні функції:

—облікова (інформаційна);

—контрольна;

—аналітична.

Встановлення структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше відповідала б конкретним умовам роботи підприємства, правильна розстановка кадрів на окремих ділянках облікового процесу є важливою передумовою раціональної організації облікового процесу па підприємстві.

Чисельність та структура облікового апарату насамперед залежать

- від обсягу облікових і контрольних робіт,

- від форми організації й автоматизації обліку,

- від масштабів виробництва і структури управління ним.

Залежно від вказаних факторів розрізняють декілька типів структурної побудови бухгалтерії.

До першого типу побудови можна віднести бухгалтерію, яка складається з секторів. Чисельність кожного сектору складає декілька чоловік, кожний сектор очолює бухгалтер.

У таких бухгалтеріях можливим є створення таких секторів: обліку товарних операцій; обліку розрахункових операцій; загального сектору. Облік може вестись як вручну, так і з застосуванням комп’ютерної техніки.

Виконання облікових робіт масового характеру в одному секторі надає можливість посилити контроль за цими операціями та спростити ув’язку показників, що взаємно контролюються.

Схематично перший тип структурної побудови бухгалтерії наведено на рисунку 5.3.

Рис.5.3 Схема першого типу структурної побудови бухгалтерії

До другого типу структурної побудови належать більш крупні бухгалтерії. Вони поділяються на відділи, всередині яких можуть бути створені групи.

Структура облікового апарату другого типу представлена на рис. 5.4.

Рис.5.4 Схема другого типу структурної побудови бухгалтерії

Бухгалтерія другого типу структурної побудови підприємства може мати, наприклад, такі відділи:

— фінансово-розрахунковий, який здійснює облік коштів у касі і банку, розрахункових і кредитних операцій, а також підзвітних сум.

Якщо на підприємстві не відокремлено фінансову службу, ця група забезпечує також фінансове планування, контролює додержання платіжної дисципліни;

—праці і заробітної плати (оплати праці), який здійснює облік виробітку і розрахунків за заробітною платою з робітниками і службовцями, веде облік розрахунків за податками і внесками, утриманими із заробітної плати та нарахованими на неї та складає звітність про використання фонду заробітної плати;

—матеріального обліку — веде облік матеріальних цінностей, придбання і витрачання їх, здійснює облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації цих цінностей, складає звітність, що має відношення до матеріальних оборотних та необоротних активів;

—виробництва і калькуляції, який здійснює облік витрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт і послуг), готує інформацію про результати роботи окремих центрів витрат та підприємства в цілому, бере участь в інвентаризації незавершеного виробництва, складає звітність про виконання плану виробництва і собівартості продукції;

—готової продукції та її реалізації, який веде облік надходження з виробництва готової продукції, її відвантаження і реалізації, веде розрахунки з покупцями, а також складає звітність про виконання плану реалізації;

—зведено-балансовий, який веде облік решти господарських операцій (облік доходів, фінансових результатів, внутрішньовідомчих розрахунків тощо), веде узагальнюючі і облікові регістри, складає баланс та інші форми звітності з основної діяльності підприємства, організовує бухгалтерський архів.

Відділ матеріального обліку в такій бухгалтерії, наприклад, може включати групи: групу обліку необоротних активів; групу обліку запасів; групу обліку готової продукції і товарів на складах; групу обліку транзитних операцій. Для порівняно невеликого підприємства характерною є двоступінчата форма побудови апарату бухгалтерії, яку відносять до третього типу структурної побудови. При цьому, на відміну від першого та другого типу, поділ облікового апарату відбувається не лише на сектори або відділи, де виконання окремих видів господарських операцій, пов’язаних з майном або зобов’язаннями, доручається окремим секторам чи відділам, відокремлюються окремі виконавці в особі бухгалтера або внутрішнього аудитора тощо. Схематично третій тип структурної побудови бухгалтерії наведено на рисунку 5.5.

Рис.5.5 Схема третього типу структурної побудови бухгалтерії

Поділ апарату на відділи, сектори, конкретних виконавців залежить від обсягу облікових робіт, специфіки діяльності.

При цьому через недостатність обсягу робіт з обліку однорідних операцій досить часто окремим виконавцям доручається вести облік різноманітних операцій.

Для оперативного спостереження за ходом виконання облікових робіт, особливо на великих підприємствах, бажано створити спеціальний орган, який централізовано збиратиме інформацію про дотримання графіків документообігу та обліку, контролюватиме хід облікового процесу па окремих ділянках, організовуватиме допомогу відстаючим структурним підрозділам та усунення недоліків у обліковій роботі. Таким органом може бути диспетчер.

Диспетчер — це оперативний розпорядник ходу виробничого або будь-якого іншого процесу, який забезпечує виконання графіка тих чи інших робіт. Диспетчеризація облікового процесу найефективніша тоді, коли є складовою частиною загальної системи диспетчеризації управління підприємством. Завдяки цьому:

- набагато скорочуються витрати на організацію диспетчеризації,

- повністю усувається дублювання економічної інформації,

- керівники та спеціалісти підприємства звільняються від поточної оперативно-розпорядчої роботи і можуть спрямувати основні зусилля на розробку та здійснення заходів щодо вдосконалення організації виробництва, планування, обліку, аналізу тощо.

Залежно від особливостей роботи підприємств можливі різні структурні варіанти бухгалтерії, які у свою чергу можуть змінюватись від поточних потреб підприємства.

Наприклад, на період здійснення підприємством капітального будівництва може створюватись відповідна група із забезпечення обліку і складання звітності щодо капітальних інвестицій і джерел їх фінансування.

За наявності великого житлово-комунального господарства у бухгалтерії створюється група або відділ з обліку операцій цього господарства тощо. Деякі відділи можуть бути укрупнені, а на малих підприємствах облікові роботи розподіляють між окремими працівниками бухгалтерії без створення самостійних груп чи відділів.

Важливу роль в успішному розв’язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке розмежування обов’язків між окремими її працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов’язки, відповідальність за ведення обліку і права визначаються службовими характеристиками і посадовими інструкціями. Це дає змогу:

- уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт,

- створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату,

- одержання своєчасної і якісної економічної інформації, потрібної для управління господарством.

Для внутрішнього аудиту і контролю на підприємствах досить часто створюють окрему службу внутрішнього аудиту і контролю. Ця служба може бути створена у формі відділу, групи, сектору чи окремого спеціаліста —внутрішнього аудитора.

Під внутрішнім аудитом розуміють незалежну експертну діяльність служби внутрішнього аудиту підприємства, яка полягає в проведенні перевірок та здійсненні оцінки, як правило, таких елементів:

—системи внутрішнього контролю підприємства;

—фінансової і господарської інформації;

—економічності та продуктивності діяльності підприємства;

—дотримання законів, нормативних актів та інших зовнішніх вимог.

Внутрішній контроль — сукупність процедур, що здійснюються службою внутрішнього контролю підприємства і забезпечують:

—дотримання законодавства та внутрішніх регламентуючих документів при здійсненні підприємством господарських операцій;

—достовірність та повноту інформації, яка надається наглядовим і виконавчим органам підприємства;

—збереження активів підприємства і зв’язків з покупцями та замовниками;

- виконання затверджених планів (кошторисів) підприємства.

Обсяг і мета внутрішнього аудиту і контролю можуть змінюватися залежно від розміру, структури підприємства, сфери діяльності та вимог його керівного органу.

Служби внутрішнього аудиту і контролю діють на підставі положення, затвердженого керівним органом підприємства і, звичайно, підпорядковуються лише йому.

При організації і плануванні роботи служб внутрішнього аудиту і контролю можна взяти за основу Методичні рекомендації щодо проведення внутрішнього аудиту фінансових установ, затверджені розпорядженням Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України від 27.09.2005 № 4660.