Організаційні форми побудови облікової політики підприємства.

Ведення обліку – це застосування бухгалтерською службою узгодженої з керівництвом підприємства методології та технології відображення в обліку фактів господарського життя за складання фінансової звітності за діючими стандартами обліку.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно вибирає форми його організації:

—введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби, як самостійного структурного підрозділу, на чолі з головним бухгалтером;

—користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

—самостійне ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

Обліковий апарат, в залежності від способу розподілу праці, організовується за такими принципами:

1) виробничим (структурним);

2) функціональним (циклічним).

Виробничий (структурний) принцип організації роботи облікового апарату передбачає, що кожному працівникові доручається виконання облікових робіт за одним або кількома видами однотипних об’єктів від моменту отримання первинних документів в бухгалтерію до передачі їх в архів, тобто він займається обліком, пов’язаним з одним або декількома виробничими підрозділами. Для прикладу, бухгалтер з обліку виробництва, бухгалтер з обліку праці та її оплати, бухгалтер з обліку запасів, бухгалтер з обліку необоротних активів, бухгалтер з обліку податків тощо.

Функціональний (циклічний) принцип організації роботи облікового апарату означає, що кожному виконавцю доручається виконання робіт, пов’язаних із певним циклом облікового процесу, стадією обліку.

Для прикладу, бухгалтер з приймання документів від структурних підрозділів, бухгалтер з обробки документів, бухгалтер з синтетичного обліку, бухгалтер з аналітичного обліку і т.д.

Більшість облікових апаратів вітчизняних підприємств працює за виробничим (структурним) принципом.

На відміну від бухгалтерів, контролери і аналітики організовують свою роботу за системним принципом, тобто, спрямовують всі свої зусилля на системні, комплексні дослідження ефективності діяльності підприємства загалом та його сегментів (структурних підрозділів), законності і доцільності здійснення господарських операцій, на підготовку висновків та пропозицій щодо поліпшення функціонування господарського механізму тощо. На великих підприємствах контролери і аналітики можуть спеціалізуватись за напрямками або видами контрольної (аналітичної) роботи.

Робота бухгалтерії підприємства регламентується "Положенням про бухгалтерію". Положення оформлюється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера і затверджується керівником підприємства.

Положення про бухгалтерію — багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи.

Від його детальної розробки прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку підприємства. Положення є внутрішнім нормативним актом, відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, має чітко визначену структуру та включає наступні розділи:

—загальні положення;

—цілі і завдання;

—функції;

—права і обов’язки головного бухгалтера (його заступників);

—службові зв’язки;

—організація роботи.

Розділ "Загальні положення" визначає форми ведення обліку, чисельність і штат бухгалтерії, найменування законодавчих актів, якими керується бухгалтерія в своїй діяльності. Закінчується розділ вимогами, що пред’являються до керівника бухгалтерії.

Другий розділ Положення визначає цілі та завдання бухгалтерської служби.

Третій розділ Положення розкриває функції бухгалтерії, такі як облік основних засобів, облік грошових коштів, контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці тощо.

Четвертий розділ "Права та обов’язки керівництва" містить посадову інструкцію головного бухгалтера, складену на підставі Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

У п’ятому розділі "Службові зв’язки" зазначаються служби, з якими бухгалтерія взаємодіє:

—з усіма структурними підрозділами — з питань бухгалтерського обліку;

— з юридичною службою — щодо правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

- з відділом кадрів — з питань підбору кадрів для бухгалтерії, розрахунку заробітної плати персоналу.

Шостий розділ Положення "Організація роботи" включає правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії. Якщо підприємство належить до суб’єктів, що підлягають обов’язковому аудиту, до даного розділу включається відповідна інформація.

Планування діяльності окремих облікових працівників здійснюється на підставі розроблених індивідуальних графіків.

На підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція. Посадова інструкція — це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє:

- правильному вирішенню питань

- розподілу обов’язків між категоріями працівників,

- забезпечує єдність посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них пред’являються.

Посадові інструкції працівників дають змогу:

—встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;

—визначити та закріпити обов’язки кожної особи, а також його права та персональну відповідальність;

—контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

Крім того, посадові інструкції розмежовують завдання кожної служби, вносять узгодженість дій різних служб управління підприємства (установи), враховують раціональне використання фонду робочого часу.

Посадові інструкції розробляються за дорученням керівника підприємства (про що видається відповідний наказ) відділом кадрів (службою управління персоналом) або керівниками структурних підрозділів (начальниками відділів).

Текст посадових інструкцій узгоджується з юридичною службою і затверджується керівником підприємства. Кожний працівник має бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Для облікових працівників підприємства посадові інструкції розробляються головним бухгалтером підприємства.

В основу розробки посадових інструкцій покладаються, за їх наявності, типові й галузеві інструкції з урахуванням специфічних обов’язків, які вимагаються від працівників керівником (власником) підприємства.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною:

—найменування посади;

—загальні положення;

—цілі і завдання;

—обов’язки і права;

—відповідальність;

—взаємозв’язок з іншими посадовими особами;

—критерії оцінки виконання обов’язків;

—оклад і премія;

—порядок призначення, звільнення і заміщення посади;

—висновок.

В посадовій інструкції детально викладаються обов’язки, права і відповідальність посадової особи.

Підставою для визначення завдань і обов’язків служить кваліфікаційний довідник посад службовців. Положення про головних бухгалтерів взагалі є посадовою інструкцією головного бухгалтера.

Кваліфікаційні категорії з оплати праці спеціалістів встановлюються керівником (власником) на підставі рішень атестаційних комісій (якщо такі є на підприємстві).

Дотримання посадової інструкції має бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи.

В доповнення до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділ, що регулює трудові взаємовідносини між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати службові зв’язки, порядок подання звітів, планів та інших документів, періодичність подання звітної інформації тощо.

Рекомендується також включати до посадової інструкції розділ "Оцінка роботи", в якому мають бути перелічені критерії оцінки ступеню виконання працівником своїх функцій, прав, обов’язків тощо.

Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтера, відносяться: контракт або трудовий договір, накази керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику. Причому, бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.

Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов’язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між менеджерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві.

На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з працівником. Трудовий контракт і посадова інструкція використовуються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.

Посадові інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.

Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов’язки і контролює їх виконання.

Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку і строків документального оформлення господарських операцій, подання в бухгалтерію належних документів є обов’язковими для всіх працівників підприємства, які причетні до обліку.

Право розпоряджатися господарськими засобами і пов’язане з цим право першого підпису на грошових і розрахункових документах, фінансових і кредитних зобов’язаннях, господарських угодах (контрактах) тощо належить керівникові господарства. Головний бухгалтер контролює дотримання чинного законодавства і має право другого підпису: його підпис є контролюючим. Без підпису керівника господарства чи головного бухгалтера документ вважається недійсним. Головному бухгалтеру (або особі, на яку покладено функції ведення бухгалтерського обліку на підприємстві) забороняється приймати до виконання документи по операціях, що порушують чинне законодавство, фінансову дисципліну.

При отриманні від керівника підприємства розпорядження на здійснення такої операції головний бухгалтер, не підписуючи такий документ, повинен письмово попередити керівника про незаконність даного розпорядження. Якщо керівник письмово наполягає на здійсненні такої операції, головний бухгалтер підписує документ. У цьому випадку всю повноту відповідальності за незаконність операції несе керівник підприємства.

Отже, в ринкових умовах господарювання, щоб головний бухгалтер міг виконувати свої обов’язки і використовувати свої права, він повинен бути економічно і юридичне освіченим, знати різні методи формування тих або інших показників і результатів діяльності, повинен вміти вибрати і запропонувати керівництву той варіант облікової політики, який найбільш повно забезпечує реалізацію прийнятої на підприємстві фінансової стратегії.