ТЕМА 7. Організаційно- розпорядчі документи

1. Призначення і склад розпорядчої документації.

2. Наказ як основний вид розпорядчого документа.

3. Характеристика інших видів розпорядчих документів.

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяється правом видання розпорядчих документів.

Розпорядчі документи – це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві

Основна функція розпорядчих документів – регулятивна; цільове призначення – регулювання діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури установи, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

Розпорядчі документи містять рішення, які надходять по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об’єктів по вертикалі. В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативних правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб‘єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

З огляду поширення сфери правової дії розпорядчі документи поділяються на:

- правові акти, що діють на загальнодержавному рівні (видаються Президентом України, Кабінетом Міністрів України, органами державної виконавчої влади);

- правові акти, що діють на рівні суб‘єктів держави – областей, міст, Кримської Автономної Республіки;

- правові акти, що діють у межах галузі (видаються галузевими органами виконавчої влади, наприклад, міністерствами, державними комітетами);

- правові акти, що діють у межах окремої організації, установи, підприємства, фірми.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути:

- необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищих органів (тобто на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів);

- необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань організації.

З огляду порядку (процедури) прийняття розпорядчі документи діляться на дві групи:

документи, що видаються в умовах колегіальності;

документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

У першому випадку розпорядчі документи видаються на підставі рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами. Радою, комісією, правлінням та ін.). На основі колегіальності діють: Уряд України, органимісцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети,

колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення. В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови правління. В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

2. Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Складання й оформлення наказу регламентується інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки правил і вимог, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх. Порядок підготовки та видання наказу зображено на рис. 1. Проект наказу погоджується з усіма зацікавленими особами підприємства. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством. Як правило, це право мають керівники, їхні заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції. Накази видають на підставі та з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Крім того керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції. Наказ діє доти, доки його не буде скасовано, або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасувати накази може тільки уповноважена особа чи інстанція.

За призначенням накази поділяються на два види:

накази з питань основної діяльності;

накази з особового складу.

Накази також видаються з питань створення, організації, ліквідації, перейменування, зміни масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердження (введення в дію) або зміни положень, правил, інструкцій, планів, структури. У наказах, основою для створення яких є розпорядчі документи вищої організації, доводяться до відома підвідомчих підприємств директивні вказівки вищих органів, конкретизація визначення їх виконавців, методів і строків виконання в умовах діяльності конкретного підприємства або установи.

Накази з основної діяльності (загальних питань) поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.

Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих наказів. Найповніше уявлення про цей документ дає розгляд ініціативного наказу.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині підприємства.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. У першій видаються факти та думки, які є основою для видання наказу; в другій перелічуються приписані дії. Констатуюча частина може містити в собі такі елементи:

Вступ (зазначається причину видання наказу);

Доказ (перераховуються головні факти);

Висновок (викладається мета видання наказу).

Якщо наказ видається на основі письмової вказівки вищестоящої організації (постанова, наказ), то в констатуючій частині наказу зазначаються назва виду документа, його номер, дата і заголовок. Констатуючу частину можна пропустити, якщо розпорядчу частину наказу не потрібно обґрунтовувати.

Розпорядча частина наказу починається словом „НАКАЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами від нульового положення табулятора При необхідності текст розділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт розпорядчої частини починається з зазначення виконавця, потім зазначаються приписані дії та строки їх виконання.

Приписана дія виражається дієсловом у невизначеній формі (здійснити, забезпечити, визначити). Виконавцем можуть бути підприємство, структурний

ідрозділ або посадова особа. Він вказується у давальному відмінку. Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у вигляді таблиці з

зазначенням у називному відмінку найменування установи або посади та прізвища виконавця. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. При необхідності окремим пунктом в кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом відміняються, змінюються або доповнюються. Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, куратора питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу, із юристом організації (віза свідчить про те, що цей документ не суперечить правилам вищих організацій). Слід звернути особливу увагу на візування, тому що окремі пункти наказу можуть стосуватися різних підрозділів і осіб. Візи треба розташовувати нижче від підпису керівника. Проект наказу в усіх випадках візують укладач та керівник структурного підрозділу, який вносить проект наказу або готує його. Може здійснюватися і зовнішнє погодження з різними організаціями, якщо наказ зачіпає їхні інтереси, органами державного контролю колегіальними і громадськими організаціями. Виконавець, який готує проект наказу, визначає підприємства, підрозділи і посадових осіб, яким необхідно направити наказ. Список адресатів можна друкувати на звороті останнього аркуша наказу або додавати у вигляді самостійного документа. Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Наказ документується на бланках формату А4. Формуляр наказу містить такі реквізити:

назва підприємства;

назва виду документа;

дата;

індекс;

місце складання або видання;

заголовок до тексту;

текст;

підпис;

візи.

З наказом повинні бути ознайомлені усі названі в ньому особи, які розписуються на одному з примірників наказу або спеціальному бланку.

Накази мають окрему самостійну індексацію, яка розпочинається з початку кожного календарного року.

3.До інших видів розпорядчих документів відносять: розпорядження, постанова, рішення, та ін.

Розпорядження

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на 2 групи: