Документи в управлінській діяльності 2 страница

Приказне діловодство XVI—XVII століть

У XVI—XVII ст. діяла система «приказів» — центральних державних установ, які підкорялися царю та Боярській думі. Приказів нараховувалося приблизно вісімдесят. У кожного з них було від трьох- до чотирьохсот людей «приказних людей». На чолі приказу стояв суддя, який керував спільно з дяками (помічниками та замісниками). Дяки з простих писарів ставали Начальниками приказних канцелярій, керували всіма поточними справами та діловодством.

Люди, які складали документи в будь-якій справі, як правило, добре знали самі справи: дяки та піддячі були членами дипломатичних місій, виконували важливі справи внутрішньополітичного, управлінського, фінансового, судового характеру. Свої канцелярії функціонували при кожній державній, суспільній чи духовній установі, інколи у вигляді великого штату, інколи в особі одного дячка. Документи в цих канцеляріях складали та оформлювали професіонали за деякими загальними правилами, які були не викладені в спеціальній інструкції, а передавалися за традицією. Як бачимо, в період XVI—XVII ст. було створено штат людей, які безпосередньо працювали над складанням документів або були причетні до цього.

Діяльність канцелярії, роботу її окремих службовців з утворення офіційних текстів видно через різноманітні елементи оформлюваної частини, документа. На кожному документі, який поступав до приказу, проставлялась дата отримання документа. В деяких випадках, коли було необхідно, дяк робив помітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували до доповіді, обговорювали, потім виносили «приговор» приказу і віддавали розпорядження про підготовку документа-відповіді (сучасним його відповідником є лист-відповідь).

Проект документа складали за вказівкою дяка старші піддячі. Дяк цей проект редагував. Виправлення робились у тексті, на полях, на зворотній стороні листа. Виправлений текст молодший піддячий переписував, піддячий чистовий варіант звіряв з чорновим варіантом і своїм підписом підтверджував, що чистовик відповідає чорновику. Виправлений таким чином документ підписувався дяком. Цар і бояри документи не підписували. Чернетки ніким не підписувались і зашивалися як копії.

Писали на вузьких (15—17 см) смугах паперу, які за необхідності склеювали. Зворотна сторона залишалася чистою. До першого (ініціативного) документа підклеювали послідовно усі інші, і довгу паперову смугу скручували в рулон («столбец»). Підпис розтягували на всю ширину документа з метою охорони від підробки. Документи цього періоду були дуже довгими. Наприклад, «Соборное уложение» 1649 р., яке містило основні закони Росії XVIII ст., мало загальну довжину 309 м.

Цікаво, ще вже на ранньому етапі діяльності канцелярії документ є приводом для колективної творчості.

Згадування про безпосереднє виконання текстів трапляються ще в ранніх пам'ятках, але вже з середини XV ст. вказування на те, хто писав документ, стає нормою («А грамоту писав чернець Асаф»; «А сию грамоту писав Семен Дичко, піддячий великого князя»). Вказування виконавця стало важливим реквізитом документа з мовною формулою, яка складалася з таких слів: «А грамоту писав...». Відповідником цієї мовної формули в наш час є вказування виконавця офіційного листа на зворотній чи зовнішній стороні документа.

У складанні ділових паперів брали участь найменше як дві особи: один складав текст, був відповідальним за його зміст, другий був безпосереднім виконавцем, відповідав за точність передачі тексту,

В період приказного діловодства цар видавав укази, жалувані грамоти, накази, маніфести, акти. Боярська дума виносила «приговоры», видавала «новоуказные статьи». У той час була поширена форма «Цар вказав і бояри присудили». Прості люди зверталися до різних інстанцій з чолобитними та проханнями. Не були розвинуті такі операції діловодства, як реєстрація документів, зберігання, контроль за виконанням. Але саме в цей час утворилася перша система роботи з документами, з'являються основні прийоми, методи утворення, оформлення та їх оброблення.

Діловодство XVIII ст. Колегіальне діловодство

Замість старої системи приказів у 1717—1718 рр. було утворено дванадцять колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підкорялася Сенату. Остаточно структуру колегій визначив «Генеральний регламент» державних колегій, підписаний Петром І у 1720 р. Цей документ став основою організації діловодства XVIII ст. в державних установах; у законодавчому порядку була оформлена нова система документування.

У «Генеральному регламенті» дається закінчена система норм з документування внутрішньої діяльності центральних розпорядчих органів галузевого управління — колегій та їх листування з іншими установами; розкриваються функції кожного підрозділу колегій.

Найважливіші документи складав секретар, інші — за вказівкою секретаря-канцеляриста. Частина документів складалась за «генеральними формулярами», тобто з'явились обов'язкові форми документів.

Колегіальне діловодство було більш прогресивним порівняно з приказним діловодством. З'явились упорядковані системи реєстрації. Реєстрація велася в спеціальних журналах. Документи, які поступали від вищих інстанцій, реєструвалися в окремому журналі. Окремий журнал вели також і на вихідні документи. На документі, який поступав до колегії, секретар у правому верхньому кутку проставляв дату і номер.

У період колегіального діловодства були закладені основи організації обліку та зберігання документів. Тоді ж уперше з'явилася назва «архів».

Кожну колегію очолював президент, а до складу колегії входили: віце-президент, радники, асесори, службовці канцелярії.

У цей період збільшуються різновиди документів. Поряд з традиційними доповіддю, листами, указом, реляцією, вимогою, чолобитними в службовому листуванні все активніше використовуються нові документи: реляції, рапорти, промеморії, ведення, донесення, рескрипти.

Ведення — повідомлення про що-небудь. Використовувалося для листування Сенату із Синодом (вищих органів світської та церковної влади).

Донесення — повідомлення нижчих посадових осіб вищим представникам влади.

Промеморія — документ, за допомогою якого відбувався зв'язок між рівними за станом органами влади.

Рапорт — документ звітного характеру, який використовувався для листування нижчих органів влади з вищими будь-якого рангу.

Реляція — документ, рівний за своїми функціями до рапорту та донесенню, але використовувався тільки у військовій і дипломатичній сферах спілкування.

Рескрипт був уведений для ділового листування імператора з наближеними до нього посадовими особами.

Ділова документація Гетьманщини (Назва Лівобережної України разом з Києвом, яка після Андрусівського перемир'я 1667 р. залишилася в складі Російської держави) ХУІІІ ст. зосереджувалася переважно в адміністративно-територіальних (світських, військових, судових, духовних) органах влади.

Найвищим органом місцевого самоврядування на Гетьманщині у XVIII ст. залишалися загальні козацькі ради, на яких обговорювали важливі питання внутрішньої, зовнішньої політики, адміністративні, судові та військові справи, обирали й скидали гетьманів та козацьку старшину. Проте процес розвитку гетьманського самоврядування на Лівобережній Україні відбувався за умов утисків з боку російського царизму.

Вищим військово-адміністративним органом, за посередництвом якого гетьман здійснював військову та цивільну владу, була Генеральна військова канцелярія. З 1734 р. загальне керівництво канцелярією здійснювали російські урядовці. Діяльність канцелярії супроводжувалась суворою регламентацією її діловодства з дотриманням загально­державних форм документації.

Царський уряд, російські урядовці та військове командування надсилали офіційні папери у вигляді указів, наказів, грамот, промеморій. Полкові та сотенні канцелярії зверталися до Генеральної військової канцелярії через «доношенія». чолобитні, «прошенія». Очолював Генеральну військову канцелярію генеральний писар, якого часто називали «міністром внутрішніх справ» або «гетьманським канцлером». Штат канцелярії складався зі старших канцеляристів, канцеляристів та служителів (нідписків, протоколістів, регістраторів. копіїстів, товмачів, повитчиків).

Протягом XVIII ст. діяв Генеральний військовий суд, який очолював генеральний суддя. Право верховного судді належало гетьману.

Виконавчим органом влади була полкова канцелярія (її очолював полковий писар). Полкова канцелярія вела діловодство спільно з полковими судами.

У 1763 р. завершилася судова реформа, здійснена гетьманом К. Розумовським. Полкові суди були перетворені на городські, земські та підкоморські суди.

Протягом ХУІІІ ст. діяли сотенні канцелярії, на які покладалося виконання військової, адміністративної та судової влади.

Діловодством міського управління відав міський писар, якому підлягав штат канцеляристів.

З 1722 р. Гетьманщина була підпорядкована Сенату. Політика російського царизму, яка була спрямована на подальше обмеження автономії Гетьманщини (послідовне витіснення української мови з офіційного діловодства, запровадження на українських землях адміністративно-територіального управління Російської імперії) позначилася на оформленні ділової документації XVIII ст.

У травні 1722 р. паралельно з гетьманським правлінням було створено Малоросійську колегію, що підлягала Сенату. Діловодство другої Малоросійської колегії зосереджувалось у трьох експедиціях — воєнній, внутрішній, апеляційній.

У тому ж 1722 р. видається «Табель про ранги», який став початком судової системи чинів, звань, титулів, використання яких було обов'язковим в офіційних документах до 1917 р.

Для відносин «влади й місць» («властей й мест») установлювалися визначені види документів, залежно від положення установи на ієрархічній драбині. У видах документів і порядку відносин була встановлена сувора Субординація установ. Вищі інстанції «вказували», нижчі — «доносили» про виконання вказівок. Рівні інстанції між собою домовлялися на паритетних началах — пропозиціями та повідомленнями.

Під впливом російського діловодства виділяються такі групи (поділ здійснено за книгою «Ділова документація Гетьманщини XVIII ст. Збірник документів. — К.: Наук, думка, 1993. — С. 35—42) офіційно-ділових документів XVIIІ ст.:

1.Директивно-розпорядчі акти — універсали, указ, лист, ордер (від лат. ordo — ряд, порядок — розпорядження, сповіщення, спущене з вищої інстанції на місця), резолюція (від лат. resolutio — дозвіл, короткі приписи офіційних осіб на будь-якому папері), наказ, інструкція (від лат. instructio — настанова).

2.Виконавчі акти — рапорт (від франц. zappoztez — приносити, повідомляти), донесення та їх види — чолобитні та супліки (скарги). На означення договірних документів разом із назвою «подписка» запроваджено термін «контракть» (від лат. Contractus — договір).

3.Засвідчувальна документація — атестат (від лат. attestoz — підтверджую, посвідчую — службова характеристика за вимогою); свідоцтво (посвідкові документи), паспорт.

4.Обліково-статистична документація — відомість, квитанція, розписка, вексель (нім. Wechsel — обмін — письмове зобов'язання на вчасне чи податкове повернення позички за умовами діючого права).

5.Інформаційно-публіка горська документація — промеморія, офіційні повідомлення, «известия», публікації.

За призначенням та формулярними особливостями виділяють п'ять груп актів, пов'язаних із діяльністю правових органів («Ділова документація Гетьманщини», — С. 149-161).

1. Слідча документація

Основу слідчої документації XVIII ст. становили «розыски», «інквизиції» (від лат. inqiro — розшукую). Загальною назвою відповідних паперів є «допрос», який фіксує також конкретні процесуальні дії. Розиски, інквізиції містили в собі докладні, свідчення очевидців про будь-які акції, проступки, злочинні дії. Формуляр розшуку й інквізиції, крім початкового матеріалу (де визначені дата, мотивувальна преамбула), містить основну частину та заключний протокол (або есхатокол — підписи авторів зізнання, свідків, уповноважених осіб тощо).

2. Оповіщувальна документація

Оповіщувальна документація відбиває традиції офіційного виклику до суду. Основним документом для явки на допит, до суду був позов («позовный лысть»). Наприкінці XVIII ст. поряд із позовом фігурує повістка (повестка, оповестка) на означення короткого сповіщення-виклику до суду, адміністративного нагадування.

Право на ведення судового спору — явка до суду, участь у процесі до повного завершення підтверджував вірчий лист.

3. Процесуально-вирокова документація

До процесуально-вирокової документації належать три основні різновиди:

«доклад» — доповідна записка про зміст справи з короткими резюме щодо її проходження в нижчих інстанціях;

«декрет» (від лат. decretum — ухвала, указ) — остаточне рішення, присуд;

«присяга» — клятва на знак правдивого зізнання в чомусь.

4. Апеляційна документація

Апеляційна документація складалася із «суплекі» (пол. suplica) — прохань, які надсилали різні особи до вищої адміністративно-судової інстанції (супліки на ім'я царя іменувалися «чолобитними»). До апеляційної документації належить також «протесть» (нім. protest) — писемне застереження, надіслане до суду чи іншого правомочного органу з метою правового захисту у зв'язку з незаконними діями відповідальної сторони.

5. Нотаріальна документація

Основу нотаріальної документації становили канцелярські копії, в тому числі виписки з актових книг. Більшість із них позначена відповідною поміткою переписувача (у правому верхньому кутку — «копія», внизу з лівого боку — «в подлінном ... (або «собственною рукою») подписано тако» — засвідчувальна формула справжності рукопису оригінального тексту.

Виконавче діловодство XVIII— початку XX століть

Протягом усього XVIII ст. існував процес централізації та бюрократизації державного апарату. У 1802 р. був виданий указ про заміну петровських колегій міністерствами. Введення міністерств завершило процес чіткого розмежування функцій органів виконавчої влади.

Від царя отримували маніфести, рескрипти, «височайші укази», «височайші повеління». Від Сенату та інших органів вищої влади — укази та розпорядження. Місцеві губернські влади мали право розсилати укази від імені імператорської величності. Міністри та керівні чини міністерств направляли нижчим пропозиції, циркуляри, розпорядження (у цивільних справах), накази (у військових справах). До вищих установ направлялись рапорти, донесення, подання, зверталися також з доповідями, скаргами, проханнями.

У 1812 р. було затверджено 8 міністерств. Указом «Загальна організація міністерств» передбачався єдиний виклад тексту за наведеним зразком.

Документи складного змісту складалися з трьох частин: вступу з викладенням справи, обґрунтування та посиланнями на законодавство та «міркування й закінчення» з висновками — розпорядженнями чи пропозиціями, проханнями. Розроблена державним діячем М. М. Сперанським «Загальна організація міністерств» (1811 р.) установила єдність діловодства та звітності. М. М. Сперанський виступав за високий професіоналізм офіційного листування. Він боровся за звільнення мови офіційних листів від бюрократичних зворотів, неправильностей; рекомендував дотримуватися суворих мовних правил. Рекомендації М. М. Сперанського внесли значний вклад у те, що в наші дні прийнято називати мовною уніфікацією офіційного листування.

Оскільки уніфікація текстових форм документів була визнана нормою офіційного писемного спілкування, в державних установах виникла практика складання різноманітних письмовників і посібників з написання листів, що стало вітчизняною традицією. Внутрішні положення про ведення документації розробляли відомства.

Робота з документами в ХХ ст.

Режим Тимчасового уряду не вніс суттєвих змін у мовну практику підготовки офіційних листів. У березні 1917 р. була прийнята постанова «Про спрощення форми офіційних відносин і паперів», яка тільки відмінила титулування Й вираження особистих почуттів у заключній частині документа.

У березні 1918 р. була прийнята постанова Ради Народних комісарів «Про форми бланків державних установ», яка вводила нову єдину форму бланка ділового листа. У двадцяті роки почалася робота з уніфікації офіційного листування. Були розроблені нові стандарти на офіційні листи. На сторінках популярного в той час журналу «Техніка управління» публікувалися статті про раціоналізацію діловодства взагалі й офіційного листування зокрема.

У статті «Утворення стилю ділових листів» (3-д А. Создание стиля деловых писем // Техника управления, 1926, №5) автор закликає позбавитися застарілих мовних штампів, непотрібних слів, використання таких словосполук, як «честь имею», «прошу не відмовити» тощо. Пропонуються відповідники старих, віджилих висловів, наприклад, вживати «прошу повідомити» замість «благоволіть повідомити», «тим більше» замість «тим паче» тощо.

У 1963 р. була прийнята постанова Ради Міністрів СРСР «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР». Було поставлено завдання розробити Єдину державну систему діловодства для організацій, установ, підприємств.

У 60—80 роки у зв'язку з роботами для утворення автоматичних систем управління (АСУ) та автоматичних систем науково-технічної інформації (ACHT) були поновлені роботи з уніфікації мови та стилю офіційних листів. У 1969—1970 рр. було розроблено та затверджено серію державних стандартів на управлінську документацію, методичні рекомендації з уніфікації текстів службових документів — Державний стандарт 6.38-72 «Вимоги до оформлення документів»; Державний стандарт 6.39-72 «Формуляр — зразок».

У вересні 1973 р. Держкомітет СРСР з науки і техніки увів у дію основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Утворення ЄДСД було викликано потребою удосконалення управлінської праці з документами.

ЄДСД — науково впорядкований комплекс правил, нормативів, рекомендацій, які визначають та регламентують процеси діловодства в установах. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. На іншу документацію (планову, статистичну, кадрову, бухгалтерську тощо) основні положення ЄДСД поширюються в частині, яка торкається загальних принципів роботи з документами та підготовки їх до передачі в архів.

ЄДСД містить єдині правила складання й оформлення документів, раціональні принципи документообороту, єдині правила утворення обліково-довідкового апарату, форми та методи контролю виконання документів, правила складання номенклатур і принципи формування справ, правила підготовки справ до наступного зберігання та використання, рекомендації для підвищення ефективності праці в діловодстві, механізація та автоматизація процесів діловодства. Одні положення ЄДСД обов'язкові, інші — рекомендаційні. Обов'язковими до виконання є всі положення, встановлені державними стандартами, законодавчими актами, рішеннями директивних органів.

Упровадження основних положень ЄДСД у практику роботи установ держави дало можливість у 70—80-ті роки на єдиній основі удосконалити документування управлінської діяльності.

ТЕМА 2.

СУЧАСНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Оформлення документів

2. Складання документів

3. Текст документа

4. Основні правила оформлення реквізитів

Оформлення документів

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документу юридичної сили.

Реквізити (від лат. «необхідне, потрібне») — вихідні, обов'язкові дані документа, відсутність яких позбавляє діловий папір юридичної сили. Кожен документ містить тільки йому властивий набір реквізитів та порядок їх розміщення.

Юридична сила — здатність офіційного документа, яка надасться йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів.

Сукупність реквізитів і схема їх розміщення на документі становлять його формуляр.

Формуляр-зразок — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа. Кожному реквізиту відведене певне місце.

Оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими Державним комітетом стандартів.

Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.

ГОСТ 6.38-90 визначає 31 реквізит, їх розташування можна представити так:

1— Державний герб України, автономної республіки.

2— емблема організації.

3— зображення нагород.

4— код організації за класифікатором підприємств та організації (ОКПО).

5— код організації за класифікатором управлінської документації (ОКУД).

6— найменування міністерства чи відомства.

7— найменування організації.

8— найменування структурного підрозділу.

9— індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа / абонементного телеграфу, номери телефонів, номер рахунка в банку.

10— назва виду документа.

11— дата.

12— індекс.

13— посилання на індекс і дату вхідного документа.

14— місце складання або видання.

15— гриф обмеження доступу до документа.

16— адресат.

17— гриф затвердження.

18— резолюція.

19— заголовок до тексту.

20— відмітка про контроль.

21— текст.

22— відмітка про наявність додатка.

23— підпис.

24— гриф погодження.

25— візи.

26— печатка.

27— відмітка про завірення копії.

28— прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30— відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31— відмітка про надходження.

Обов 'язкові реквізити

Найменування установи — автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 (493/92 ) «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (610) для запису про державну реєстрацію.

Складання документів

Для складання службових документів в установах повинен використовувати папір форматів АЗ (297420 мм), А4 (210297 мм) та А5 (148210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Бланки документів

Усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їхня кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве — 20 мм;

верхнє — не менше як 10 мм;

праве і нижнє — не менше як 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заява працівника, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Використання бланків вільної форми не дозволяється.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

У деяких документах (довідка) реквізити: адресат, назва, дата, розрахунковий розрахунок у банку можуть відтворюватися на бланку документа у вигляді одного блоку, який називається штампом бланка.

Оформлення сторінок документа

Для зручності користування документом та його оброблення з усіх боків сторінки залишаються вільні місця — поля. Поле з лівого боку становить 35 мм. Воно використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше ніж 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія правого поля не повинна бути надто ламаною.

Поле верхнього краю сторінки — 20 мм. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19 — 16 мм (для аркушів формату А4 — 19 мм, А5 — 16 мм).

Якщо документ займає більше ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту. Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості.

Нумерація сторінок

Нумерація документа вказує на обсяг документа. Використовується тоді, коли документ має дві і більше сторінок. Коли документ пишеться з одного боку аркуша, то нумерація здійснюється арабськими цифрами без будь-яких пунктуаційних знаків посередині верхнього поля на відстані не менше ніж 10 мм від верхнього краю. Якщо документ пишеться на обох сторінках аркуша, то цифри проставляються у правому верхньому кутку — непарні, у лівому — парні.

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

Текст документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.