Документи в управлінській діяльності 3 страница

Текст складається з таких логічних елементів:

1)вступу (зазначається привід, що привів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);

2)доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркуван­ня, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали),

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається із самого закінчення, називається простим, а той, що містить і інші логічні елементи, — складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде домі і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім ДОМз, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Стиль письма тексту документа

1.Необхідно використовувати мовні засоби, які відповідають нормам літературної мови.

2.Треба уникати вживання багатозначних слів.

3.Не переобтяжувати текст іншомовними словами.

4.Уникати емоційно забарвлених слів, образних висловів.

5.Вживати прямий порядок слів у реченнях:

а) підмет передує присудкові;

б) додаток стоїть після керуючого слова;

в) означення стоїть перед означуваним словом;

г) вставні слова знаходяться на початку речення

6. Від першої особи викладати текст у таких документах: заява, автобіографія, наказ, скарга, службова записка;

від третьої особи — у документах: акт, контракт, інструкція, договір, запрошення, трудова угода, оголошення.

7.Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул), одиниць виміру, знаків, % , № , якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

8.Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше.

9.Дотримуватися логічної послідовності викладу матеріалу (в першу чергу, насамперед, після, далі, спочатку, водночас та ін.).

10.Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, з метою, необхідний для, в порядку.

11.Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

12.Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...;розглянувши...; вважаючи...

13.Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

14.У розпорядчих документах слід вказувати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

15.Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний...

16.Речення в тексті повинні формулюватися чітко, вони мають бути відносно короткими. Текст може бути поділений на абзаци, причому кожен абзац розпочинає нову думку чи тему. Абзаци не повинні бути великими і мають складатися з 3—5 речень. Поділ тексту на абзаци мас велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.

Тексти документів можуть різнитися між собою графічним оформленням, пунктуаційним вираженням, способом синтаксичної організації мови. За названими ознаками виділяють типи текстів:

1. Традиційний лінійний запис зв'язної мови.

2. Трафарет — традиційний лінійний запис, але з пропусками, які заповнюються пізніше.

3. Анкета — текст, розташований вертикально у вигляді запитань і відповідей.

4.Таблиця.

5.Комбінований — поєднання різнотекстових елементів.

Нумерація частин тексту

Це числове або за допомогою літер позначення послідовності розміщення його складових частин. Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок — арабських та римських цифр, великих літер, поєднуваних з абзацними виступами. Друга використовує лише арабські цифри. За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) і застосовуватися всередині абзаців. Вибір варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу. У простіших випадках використовуються лише однотипні знаки — звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто потребують застосування комбінованих способів абзацного членування та нумерації.

Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумерують римськими цифрами, підрозділи — арабськими, пункти всередині розділів — малими літерами.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й словесні найменування — параграф, розділ, частина, — які теж нумеруються.

Тут діють такі правила:

—рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;

—однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можна застосовувати тільки до однотипних частин;

—комбіновані способи нумерації потребують точного дотримання правил пунктуації.

Суто цифрова система нумерації — в діловодстві. її правила:

—кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям «частина», «розділ», «пункт», «підпункт» дістає свій номер;

—номери позначаються лише арабськими цифрами;

—після кожної цифри ставиться крапка;

—номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки в документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

***

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу поділяються на дві Категорії: документи з високим рівнем стандартизації та документи з низьким рівнем стандартизації

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою схемою (формою).

Документи з низьким рівнем стандартизації (автобіографії, протоколи, доручення звіти, розписки та ін.) поділяються на такі види текстів:

текст - розповідь;

текст-опис;

текст-міркування.

Текст-розповідь — це розповідь про події, явища, факти в їхній хронологічній послідовності (так, як вони відбуваються в реальній дійсності). Вид цього тексту використовується при написанні таких документів: автобіографія, протокол, звіт та ін.

Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність від роз'єднаних часів, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.

Текст-опис — це спосіб характеристики явища через перелік ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмету чи аспекту питання, звуться елементами опису. Звичайно опис виключає загальну характеристику явища, елементи опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Цей спосіб викладу застосовується в звітах, актах, наказах, постановах.

Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу матеріалу: виклад належить вести за чітко продуманим планом. Викладаючи зміст, не слід перевантажувати текст другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими трафаретними формулами. Автор повинен уміти виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами і цифрами. Найважливішим є вміння організувати виклад так, щоб у порівняно невеликому за обсягом тексті викласти максимум потрібної інформації.

Текст-міркування — це спосіб викладу, при якому логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і як правило доводить певне судження через причинно-наслідкові зв'язки, зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків.

***

За ступенем стандартизації і регламентації всі документи поділяються на три групи:

1.Документи, котрі мають точні стандарти. Якщо хоча б один із стандартів не витриманий, то документ втрачає юридичну силу (паспорт, диплом, свідоцтво про народження). Такі документи готуються заздалегідь, тобто готується бланк, а конкретна інформація вписується від руки.

2.Документи, в яких відсутня така точність, але частину інформації готують заздалегідь (довідка, перепустка, акт).

3.Документи, для яких визначена певна форма побудови й загальні принципи укладання, а мовні засоби та їхнє компонування автор добирає сам (характеристика, звіт, протокол).

Основні правила оформлення реквізитів

1. Державний герб України. Розміщується посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород. Розміщується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації за класифікатором організацій підприємств. Розмішується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа за класифікатором управлінських документів у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа. Розміщується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

7. Повна назва установи, організації або підприємства-автора документа. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване в положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується відразу за повним.

Розміщується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8. Найменування структурного підрозділу. У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку. У верхньому лівому кутку. Оформляється відповідно до поштових правил.

Наприклад: 01053, Київ, вул. Ю. Коцюбинського, 15

Тел. 216-20-32, факс 314-16-25

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у банку вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

Наприклад: Розрахунковий рахунок № 347643

в Залізничному УСБм. Києва

МФО 876434

10. Назва виду документа. Назва (вид) — це слово чи словосполучення, яке дозволяє визначити вид документа (автобіографія, наказ), пишеться з великої літери, за винятком слів «заява», «рапорт», і проставляється в абсолютному початку документа зліва або посередині сторінки; зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності; не проставляється лише в листах.

Залежно від виду документа встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік Наприклад: 15 січня 2008 року слід писати: 15.01.08.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 03 квітня 2008 року слід писати: 03.04.08.

Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо не кінець речення), без слова «рік» і без скороченої позначки «р». Наприклад: 21.11.08.

У документах, що містять відомості фінансового характеру, дату позначають словесно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літерами, а цифри року — повністю зі скороченою позначкою слова «рік» (р.) із крапкою. Наприклад: 05 грудня 2008 р.

При визначенні часу за роком використовують родовий відмінок іменника, а не прийменнику (в).

Наприклад:

Народився 1960р. (року)...;

1978р. (року) закінчив середню школу.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають:

—від 11-15.09.99 (у межах одного місяця);

—з 17.07 до 07.10.08 (протягом двох місяців у межах одного року);

—на 05.12.99-15 03.08 (протягом трьох місяців).

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

12. Індекс

Це необхідний реквізит, що дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук і оброблення документа, його збереження та контроль виконання.

Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання.

Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з Порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за Номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою, третя — порядковий номер за книгою обліку.

Наприклад: вхідний № 08-13/86, де 08 — шифр структурного підрозділу — автора документа; 13 — номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 86 — реєстраційний номер документа за книгою обліку вхідних документів.

Складові частини індексу розміщуються в такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за Номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, Наприклад: 415/01 - 13/27 або 41/68/59.

Проставляється у верхній частині сторінки зліва.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа

Розміщується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи видала документ.

14. Місце укладання або видання

Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видасться Документ. Розміщується у верхній частині сторінки зліва.

15. Гриф обмеження доступу до документа

Розміщується з правого боку під кодом. Записується з середини рідка «для службового користування», «секретно», «цілком секретно».

16. Адресат