Документи в управлінській діяльності 1 страница

ТЕМА 1. ДОКУМЕНТ.

Документ (законодавче визначення)

Документ у перекладі з лат. documentum — «свідоцтво», «спосіб доказу», «зразок». Він є результатом відображення фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини за допомогою письма, графіки, малюнка, фотографії, звукозапису на спеціальному матеріалі — папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, диску, перфокарті, дискеті тощо.

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю Петра І в кінці XVII на початку XVIII ст.

Спочатку це слово означало папери, які підтверджували чиїсь права, законність певних дій, тобто мали юридичну силу, значення. Витіснило з ужитку слова — грамота, лист, листовне письмо.

У сучасній українській мові — слово «документ» має кілька значень:

1. матеріальний об'єкт, у якому міститься та або інша інформація, призначена для передачі її в часі й у просторі (наприклад, фотоплівка, перфокарта);

2. діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві — складений відповідно до закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту);

3. офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка).

Ділові папери виділяються серед інших документів своїми властивостями:

- є носіями офіційної інформації, самі слугують джерелом потрібної інформації;

мають правову вагу, господарське значення;

- уможливлюють вилучення інформації з архівів і оброблення її в поточній діяльності.

Основне призначення всіх видів документів — виражати в письмовому вигляді певну інформацію передати її відповідним адресатам, які повинні використовувати цю інформацію у своїй діяльності.

Таким чином,

Документ (законодавче визначення)

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носії.

Закон України Про інформацію (ст. 27)

м. Київ, 2 жовтня 1992 року № 2657-ХІІ (2657-12)

Документ — матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або на іншому носії.

Закон України Про обов'язковий примірник документів (ст. 1)

м. Київ, 9 квітня 1999 року № 595-ХІУ (595-14)

Для того щоб будь-яка інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, закріпленої на спеціальному матеріалі, набула сили документа, необхідно щоб ця інформація була офіційною, мала юридичне значення.

Саме ця ознака і відрізняє документ від інших носіїв інформації (магнітної стрічки, дисків, фотографії), які фіксують об'єктивну дійсність і розумову діяльність людини. Юридичне значення документів виражається в їхній здатності спричинювати юридичні наслідки. У сфері управління правове значення мають лише ті носії інформації, які мають офіційний характер, що підтверджується певним оформленням.

Та сама інформація в одній ситуації може виступати в ролі документа, в іншій — ні. Так, лист, який має відомості службового характеру, але написаний у довільній формі і адресований приватній особі (або від приватної особи) і не засвідчений певним чином, не має сили документа. У той же час цей лист використовується як доказ у судовому процесі (або як свідчення будь-яких історичних подій) і може виступати документом для суду (або для історика).

Документ, на відміну від правових актів, є тільки засобом фіксації інформації та доказування фактів. Юридичними фактами, які спричинюють виникнення нових чи зміну (або припинення) існуючих правовідносин (трудових, фінансових, господарчих), є випадки та дії, які фіксуються в документах, а не самі документи. Юридичне значення документів полягає головним чином в офіційному засвідченні фактів, які мають юридичне значення для організацій, установ, підприємств, громадян.

Усі документи повинні відповідати конкретним вимогам:

—видаватися повноважним органом або особою відповідно до їхньої компетенції;

—не суперечити чинному законодавству і директивним указівкам керівних органів;

—бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто ґрунтуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

—відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою;

—має бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Крім цих вимог, під час укладання документів необхідно:

—дотримуватися норм літературної мови взагалі та норм стилю зокрема;

—уніфікувати ділову мову;

—тексти викласти стисло, простими реченнями.

Функції документа

Загальні:

—соціальна (документ є соціально значущий об'єкт);

—інформаційна (документ зберігає інформацію);

—комунікативна (документ виступає засобом зв'язку між елементами офіційної структури — закладами, установами);

—культурна (документ — засіб закріплення та передачі культурних традицій).2

Специфічні:

—правова (документ — засіб закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві);

—управлінська (документ є інструментом управління);

—історична (документ-джерело історичних відомостей про розвиток суспільства).

Документ як вид нормативно-правових актів

Правовий акт — це акт, виданий державним органом, установою, організацією, в якому міститься припис, обов'язковість виконання котрого забезпечує держава.

Правові акти поділяються на:

— нормативні акти;

— акти щодо застосування права (адміністративні акти, судові рішення, вироки тощо);

— акти тлумачення закону.

Нормативний акт — це виданий уповноваженим на це правотворчим органом держави акт про встановлення, зміну або скасування норми права. Нормативний акт є основним видом джерел права. Класифікація нормативно-правових актів здійснюється за такими критеріями:

— суб'єктами ухвалення — акти державних органів, акти народу в процесі всеукраїнського чи регіонального референдумів, трудових колективів, громадських об'єднань, спільні акти органів держави і недержавних формувань;

— юридичною силою - закони, підзаконні нормативні акти:

— характером волевиявлення - акти встановлення або зміни та скасування норм права;

—сферою дії - загальнообов'язкові, спеціальні, локальні;

—часом дії - визначено-строкові, невизначено-строкові;

—ступенем загальності правових норм - загальні, конкретизовані;

—галузями законодавства - адміністративні, цивільні, кримінальні, кримінально-процесуальні.

—суб'єктами нормотворчості - найбільш поширена класифікація нормативних актів.

Конституція України надає право видання нормативних актів визначеному колу органів. Верховна Рада України приймає закони (п. 3, ст. 85 Конституції України), що мають вищу юридичну силу. Президент України видає укази і розпорядження, які є обов'язковими до виконання на території України (ст. 1 Конституції України).

Кабінет Міністрів України в межах своєї компетенції видає постанови і розпорядження (ст. 117 Конституції України), які є обов'язковими до виконання.

Міністерства та державні комітети видають накази та інструкції, місцеві державні адміністрації — рішення та розпорядження.

Закон— це нормативний акт, прийнятий вищим представницьким органом державної влади (парламентом) або шляхом безпосереднього волевиявлення населення (референдумом), що регулює найважливіші суспільні відносини. Закон має найвищу юридичну силу стосовно нормативних актів інших органів держави і громадських організацій. Закон є основою системи права держави. Закони поділяються на:

- конституційні (визначають зміст усього законодавства; в них визначають форму правління; закріплюють основні принципи та основи суспільного, державного й територіального устрою; визначають порядок утворення, діяльності і повноваження державних органів, основні права й обов'язки громадян тощо);

- звичайні (поділяються на поточні та кодифікаційні);

- постійні (строк дії в них не зазначений);

- тимчасові (діють протягом визначеного в них строку);

- виняткові або надзвичайні (видаються і діють у разі надзвичайного стану).

Нормативні акти всіх інших органів, крім Верховної Ради України, є підзаконними актами.

Підзаконний акт — правовий акт органу державної влади, який має меншу юридичну силу, ніж закон. Підзаконні акти приймаються на основі та на виконання законів.

Підзаконні акти поділяються на:

- закони, постанови Уряду України;

- укази, розпорядження Президента України;

- декрети та постанови Кабінету Міністрів України, Ради Міністрів Республіки Крим;

- рішення, нормативні ухвали місцевих Рад народних депутатів;

- інструкції, вказівки, накази керівників міністерств, відомств, державних комітетів та інших органів виконавчої влади;

- акти Національного банку України;

- рішення судів;

- рішення господарських судів;

- накази, інструкції адміністрації установ, підприємств, організацій.

Діловодство як функція управління та її організаційне забезпечення

Діловодство — діяльність апарату управління, яка охоплює питання утворення документів та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.

Діловодство включає в себе документообіг та документування.

Документообіг — це комплекс робіт з документами, утвореними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання й використання документації, рух документаційної інформації між інстанціями.

Документування — сукупність процесів для утворення усіх видів документації, що відображають діяльність установи, організації, підприємства. Документування включає всі операції з підготовки, складання, узгодження, оформлення й виготовлення документа.

Діловодство пов'язане з різними сторонами управлінської діяльності і носить загальний характер для органів управління. Діловодство ведеться в будь-якому апараті управління. Усі співробітники апарату управління постійно беруть участь в оформленні різноманітних документів, незважаючи на наявність в апараті управління працівників спеціалізованих підрозділів діловодства, які зайняті технічним обробленням документів. Одні створюють документи, інші забезпечують їхнє створення й передачу, треті керуються цими документами і на їхній основі приймають рішення.

Основні функції підрозділів діловодства:

- прийняття, реєстрація, розподіл документів;

- оформлення й відправлення вихідних документів;

- виготовлення та розмноження документів;

- контроль за строками виконання;

- зберігання документів;

- формування справ і направлення їх в архів;

- контроль за веденням діловодства в підвідомчих апаратах;

- підвищення кваліфікації персоналу діловодства.

Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність окремих видів діяльності — функцій управління. Усі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації функції, що покладені на апарат управління.

У процесі виконання кожної функції управління утворюється система документації. Системою документації є безліч взаємопов'язаних та взаємообумовлених документів, які відображають результати документування, що здійснюється на підставі правових норм та способів і форм, які утворилися в процесі виявлення функцій державних і суспільних систем управління. Систем документації існує багато. Найчисленнішою з них є система управлінських документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють галузеві документаційні системи, наприклад, зовнішньоекономічна, дипломатична, юридична, банківська тощо.

Основні функції управління: планування, організація, координація, контроль та ін. Вони властиві всім органам та системам управління.

Спеціальними функціями є забезпечення, облік, фінансування тощо. Вони можуть реалізуватися в органі управління повністю або частково.

У результаті здійснення загальних і спеціальних функцій управління утворюється дві групи документів.

До першої належать документи, утворені в процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності установ, організацій, підприємств: в органах державного управління, суду, прокуратури, в громадських організаціях, в адміністрації установ, організацій.

Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління, а також для таких сфер діяльності, як юриспруденція, військова справа, статистика, транспорт тощо. Наприклад, для вищих навчальних закладів такими документами є тематичні плани, програми, екзаменаційні та залікові відомості і т. п.

Система документації

Основні комплекси документації:

- організаційна;

- інформаційно-довідкова;

- звітна;

- договірна;

- планова;

- довідково-аналітична;

- кадрова;

- фінансова;

- з матеріально-технічного забезпечення.

Документи в управлінській діяльності

Правове регулювання процесів створення і використання документів у сфері управління

Особливе значення у підвищенні ролі діловодства має право. Правові норми, які закладені, наприклад у відомчих інструкціях з організації діловодства, визначають його завдання з урахуванням специфіки роботи будь-якого відомства, встановлюють функції підрозділів діловодства, права, функціональні обов'язки й відповідальність працівників, зайнятих у процесі діловодства, регламентують порядок виконання операцій діловодства, визначають вимоги, які ставляться перед документами. Саме тому правове регулювання є необхідним засобом, що забезпечує раціоналізацію та ефективність діловодства, єдність дій працівників апарату управління в роботі з документами, дотримання законності.

Правове регулювання процесів діловодства виражається у встановленні певних обов'язкових правил роботи з документами у сфері управління, порядку їх створення, оформлення і застосування.

Види правових актів, у яких містяться норми, що регулюють управлінську документацію в будь-якій формі, різноманітні. До них належать закони, постанови уряду, державні стандарти, інструкції з діловодства та інші нормативно-правові акти відомчого та надвідомчого змісту. Загальним актом для всіх органів управління, установ і організацій є Єдина державна система діловодства (ЄДСД).

Усі види актів, які регламентують документаційні процеси, можна розподілити на дві великі групи.

Перша група — це акти, спрямовані на регулювання певних суспільних відносин, під час здійснення яких створюються і використовуються відповідні документи. Отже, об'єктом регулювання в цьому випадку є не самі документи, а ті відносини (трудові, фінансові, господарчі тощо), реалізація яких супроводжується використанням певних видів відносин.

Друга група — це акти, спрямовані безпосередньо на встановлення порядку роботи з документами в сфері управління. До таких актів належать інструкції з діловодства, правила складання й оформлення певного виду документації, державні стандарти на управлінські документи.

Класифікація документів

Класифікація документів — це поділ документів на класи за спільними ознаками подібності та відмінності. Класифікація є необхідною умовою для проведення робіт з уніфікації документів.

Документи класифікуються за змістом інформації, яку вони несуть, за способом виготовлення, походженням, місцем виникнення, найменуванням, ступенем гласності, стадіями створення, терміном виконання, юридичною силою, складністю змісту, способом фіксації інформації, терміном зберігання.

Розглянемо докладніше названі види документів за ознаками їхньої класифікації.

1. За змістом документи поділяють на організаційні, розпорядчі, інформаційні, фінансово-розрахункові, постачально-збутові, довідкові,
документи особового складу.

За змістом інформації розрізняють загальні документи, документи бухгалтерського обліку, з адміністративних питань, комерційних з питань планування оперативної діяльності, процесуальні, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитні, зовнішньоторговельної діяльності тощо.

2. За найменуванням розрізняють декілька десятків видів та різновидів документів.

Вид документа — це сукупність документів, об'єднаних усередині певної системи документації за загальними ознаками, які характеризують структуру змісту документів залежно від їх цільового призначення (анкети, акти, протоколи, звіти, плани, заяви, накази тощо).

Різновид документа характеризує, уточнює, деталізує характер документів. Наприклад, протокол допиту свідка і протокол зборів, конференцій, засідань колегіальних органів, заява про прийняття на роботу, заява про відкриття рахунка в банку, заява про самовідвід слідчого тощо.

3. За способом виготовлення розрізняють індивідуальні, типові, трафаретні документи.

Індивідуальні документи створюють у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації. Вони складаються в довільній формі (наприклад, автобіографія, заява, пояснювальна записка, розписка, заява тощо).

Типові документи відображають однорідні питання, складаються передчасно та за однаковими зразками (типові правила, типові інструкції, типові положення і т. д.).

У трафаретних документах частина тексту надрукована на бланку, а частина вписується під час заповнення бланка, тобто складається з постійної та перемінної інформації (наприклад, анкети).

4. За місцем виникнення існують внутрішні та зовнішні документи.

До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони функціонують.

До зовнішніх відносять ті документи, які отримані установою чи направлені нею до інших установ, громадян. Зовнішні документи бувають вхідні (документи, які надійшли до установи) та вихідні (документи, відправлені з установи).

5. За походженням документи поділяють на офіційні та особисті.

Офіційний документ створюється установою чи службовою особою з питань їх діяльності й оформлюється в установленому порядку. Серед офіційних документів виділяються особисті, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру.

Особистий документ створюється окремим громадянином поза сферою його службової діяльності або виконання суспільних обов'язків (заяви, скарги, листи тощо).

6. За терміном виконання розрізняють безстрокові йтермінові (сюди входять й дуже термінові).

Безстрокові документи виконують у разі необхідності в межах строків, які встановлені керівництвом установи.

Термінові потребують чіткого виконання в строки, встановлені законом, правовим актом, керівником.

Дуже терміновими є документи за способом відправлення чи вручення (телеграми, фототелеграми, телефонограми тощо) з позначкою «Терміново», «Дуже терміново».

7. За ступенем складності документи бувають прості й складні.

Прості документи висвітлюють одне питання, одну тему (довідки, рапорти, листи і т. п.). Прості документи легко оброблювати, контролювати їх виконання, зберігати та здійснювати пошук.

Складні документи висвітлюють декілька питань, декілька тем (постанови, накази, протокол і т. п.).

8. За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування.

На секретних документах і для службового користування у правому верхньому кутку проставляється гриф «Секретно», «Для службового користування». Гриф означає, що з даним документом може бути ознайомлене певне коло осіб. За втрату документа чи розголошення його інформації винні притягаються до відповідальності.

9. За юридичною силою документи бувають справжніми та підробленими (фальшивими).

Справжніми є документи, видані в установленому законом порядку з дотриманням усіх правил. Справжні, в свою чергу, бувають дійсними, тобто мають у даний момент юридичну силу, і недійсними, які втратили її з якихось причин (наприклад, через закінчення терміну дії договору).

Підробленими є документи, реквізити чи зміст яких не відповідає дійсності. Підробленими можуть бути документи внаслідок матеріальної або інтелектуальної підробки.

Матеріальною підробкою вважається така, коли в змісті справжнього документа замість правильних вносять неправильні свідчення, роблять виправлення, підчистки тощо.

Інтелектуальна підробка буває тоді, коли документ складений і виданий зі свідомо неправильним змістом, хоч він і є правильним з формального боку (наприклад, документи на наслідування; довідка, видана будь-якій особі в тому, що вона працювала в установі, а насправді ця особа там не працювала, і т. ін.).

11. За способом фіксації інформації документи поділяють на письмові, графічні, а2кустичні (або фотодокументи), фотодокументи, кінодокументи.

Письмові (або рукописно-друковані) включають у себе всі рукописні та машинописні документи, які виготовлені на комп'ютері, друкарським способом і на різних розмножувальних апаратах.

До графічних документів відносять графіки, карти, малюнки, схеми, плани, креслення.

Акустичні (або фотодокументи) виконують точний запис і передачу інформації. Вони використовуються при протоколюванні засідань, зборів, нарад, у роботі секретаря при складанні диктограм тощо.

12. За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінали й копії документів.

Чорновим є рукописний або машинописний документ, який відображає роботу автора над текстом.

Оригінал (з лат. originalis — первинний) офіційного документа — це документ, 2створений вперше індивідуальним чи колективним автором і який має єдиний його примірник. В оригіналі відомості про автора, час, місце його створення відповідають дійсності.

Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

Копія (з лат. copia — запас, множинність) відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або їх частину; має у правому верхньому кутку позначку «Копія». Копія завіряється у визначеному порядку. Вона відтворює інформацію документа та усі його зовнішні ознаки чи їх частину. В юридичному відношенні оригінал та копія рівноцінні.

Копія документа може бути факсимільною (від лат. fac simile — зроби так само) та вільною. Факсимільна копія містить усі реквізити документа, відображає особливості їхнього розміщення та оформлення (наприклад, ксерокопія, фотокопія). Вільна копія містить усі реквізити справжнього документа, проте не обов'язково повторює його форму.

Існує декілька видів копій: відпуск, витяг, дублікат.

Відпуск — повна копія оригіналу, який відправлений куди-небудь і залишається в справі тієї установи, яка відправила його.

Витяг — це копія частини документа, завірена в установленому порядку і видається особисто в руки.

Дублікат (з грец. duplikatus — подвоєний) повторний екземпляр офіційного документа. Дублікат має однакову юридичну силу з оригіналом. Дублікати видають у випадку втрати справжнього документа: атестата, посвідчення, свідоцтва про народження, паспорта тощо.

13. За терміном зберігання документи поділяються на документи постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років) та тимчасового зберігання (до 10 років).

Вітчизняні традиції документоведення

З давніх часів дійшли до нас різноманітні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, особливості побуту та різноманітних стосунків, які склалися в ті далекі часи.

Документи виникли разом з писемністю — спочатку як засіб закріплення майнових стосунків, а з розвитком писемності стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.

Мовні формули, види та різновиди офіційної кореспонденції, способи складання, оформлення, формуляри, робота з документацією складались і відшліфовувалися віками. Багато видів листів мають тисячолітню історію.

Оформлення офіційних листів у Київській Русі

Ще в ті далекі часи листи були гарантією виконання обов'язків і їм надавалося важливе значення. Наприклад, у договорі з Візантією в 944 р. читаємо: «...Отньне же приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное намерение... Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею, доколе известим о них князя русского» (Карамзин Н.М. История государства Российского // Москва, 1988, №2, с. 104).

Уже в ті часи існували процесуальні норми, які збереглися до наших часів: «Для верного исполнения сих условий между нами, русью й греками, велели мы написать оные киноварью на двух хартиях. Царь греческий скрепил их своею рукою, клялся святым крестом,... а мы, послы русские, дали ему другую й клялися по закону своему, за себя й за всех русских, исполнять утвержденные главы мира й любви между нами...» (Карамзин Н. М. Предания веков. — М.: Правда, 1988. — С. 79).

Князі Київської Русі зберігали важливі листи разом з дорогоцінностями. Листи зберігалися також у церквах і монастирях.

Через пожежі, міжусобні війни між князями, татаро-монгольську навалу письмові документи Київської Русі не збереглися. Але відомості про них дійшли до нас у пізніших списках.

Завдяки літописам дійшли до нас такі пам'ятки, як «Повесть временных лет», юридична пам'ятка «Русская правда», відомі міжнародні акти-договори Русі з Візантією (X ст.). Першими міжнародними договорами Стародавньої Русі з Візантією є договори 907, 911, 944, 945, 971 років.

До XI ст. діловим письмом при князях займалися дяки (діякь), а при Намісниках — писарі та піддячі.

Царський архів зберігали в 240 скринях. Архівом завідував дяк. Усі документи послідовно описувалися по скринях (про це свідчить частина описів Другої половини XVI ст., яка збереглася). У повсякденній роботі царським архівом користувалися чиновники вищих державних установ.

Пам'ятками ділового письменства XIV—XV ст. є здебільшого офіційні Юридичні документи: дарчі, підтвердні, купчі грамоти (в них йдеться про земельні володіння, привілеї, данини, феодальні повинності), розмежувальні грамоти (в них визначалися межі земельних угідь різних власників), вкладні грамоти (в них йдеться про передачу церкві якоїсь маєтності), боргові зобов'язання і поруки за боржників; кодекси кримінального та звичаєвого права (Вісліцький Статут, Статут Ягайла).

Переважна більшість текстів староукраїнських ділових документів XIV— XV ст. містить вироблені стандартні формули зачинів, інвокацій, титулування офіційних осіб, датування, переліку свідків, навіть стан­дартних проклять на адресу можливих порушників юридичного акта.

У церковному та світському суді брали участь і діловоди — дяк, писар, які вносили рішення суду в актові книги, оформляли юридичну документацію, а також «підсудок» (помічник судці, заступник судді в земських судах).