Документи в управлінській діяльності 4 страница

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи. Наприклад:

Начальник юридичного відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна помітка за такою формою:

Начальник юридичного відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Проекти нормативно-правових актів установи перевіряють працівники юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візують ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра економіки України

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної

комісії України

Дата, №

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться помітка в самому документі на місці грифу погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменуванню посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата Дата

25. Віза

Віза — це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили. Віза складається з особистого підпису особи, що візує; дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище).

Наприклад:

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 14.03.08

Невеликі зауваження (1 -2 рядки) розміщуються перед візою. У разі узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який залишається в установі.

26. Печатка

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів та матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно окрилювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

27. Відмітка про засвідчення копій

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізит

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. Наприклад:

Дата, індекс

___________________________________________________________________________________________________________________________

Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит обов'язковий лише у вхідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа в нижньому лівому кутку (лицевого боку або звороту).

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:

—про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

—про взяття документа на контроль на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «Контроль» або літера «К»;

—про виконання документа і направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця). Наприклад:

До справи № 06/24

Питання вирішено позитивно

У телефонній розмові 05.03.08

(Посада, Ініціали, прізвище)

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена;

— про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому полі першого аркуша документа слова «Перенесено на машинний носій», дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 27712 64

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені і прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування). Наприклад:

Кравченко 551 476 12

ЛГ5 12.01.08

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій

Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: запис «Інформація перенесена на машинний носій»; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення.

31. Відмітка про надходження

Цей реквізит містить: скорочену назву організації; реєстраційний номер документа; дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпселя організації (реєстраційний штамп). Відбиток штампа містить: назву організації, дату надходження, індекс документа. Відмітка про надходження розміщується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.

ТЕМА 3.

ФУНКЦІОНАЛЬНІ СТИЛІ СУЧАСНОЇ УКРАЇНСЬКОЇ ЛІТЕРАТУРНОЇ МОВИ

1. Стилістика

2. Стиль

3. Стилі мовлення

Стилістика

• Стилістика — наука, яка вивчає мовні засоби з погляду їх функціонування залежно від мети й умов спілкування.

• Стиль — це різновид літературної мови, який обслуговує певну сферу діяльності людей, а тому має свій конкретний аспект поширення, свої особливості добору й використання мовних одиниць і стилістичні норми.

• Стилі мовлення — розмовний і книжні (публіцистичний, науковий, офіційно-діловий, художній).

Стилі мовлення

Сфера застосування офіційно-ділового стилю, його структура

Офіційно-діловий стиль відносять до книжних стилів, джерела яких сягають ще часів України-Русі. Це стиль, який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їхнього спілкування.

Цей стиль обслуговує сферу офіційного спілкування (усного і писемного), що виявляється в організації й оформленні зв'язків між органами влади, установами, громадянами, міжнародних стосунків, у галузі політики, економіки, культури.

Ділове мовлення можна визначити і як мовний вияв політичного і правового мислення, і вже потім — як мовлення управлінського апарату, що забезпечує господарські і ділові стосунки між членами суспільства.

Крім загальної для всієї мови комунікативної функції, через діловий стиль реалізується ще й така функція, як інформативно-настановна.

Соціальна функція стилю:

— обслуговує суспільні стосунки людей;

— здійснює зв'язок органів влади і населення, членів суспільства між собою в різних сферах діяльності.

Підстилі офіційно-ділового стилю

Законодавчий підстиль. Цей підстиль обслуговує сферу законотворчості й регламентує офіційно-ділові стосунки між громадянами, між громадянами та державою тощо. Реалізується в жанрах (документах): як конституція, закон, указ та ін.

Юридичний підстиль. Використовується у юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж). Обслуговує і регламентує правові та конфліктні стосунки:

—між державою та підприємствами і організаціями;

—між підприємствами, організаціями та установами;

—між державою та приватними особами;

—між приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, запитах та ін.

Дипломатичний підстиль. Цей підстиль обслуговує сферу міждержавних стосунків у галузі політики, економіки, культури і регламентує офіційно-ділові стосунки між державами, між громадянами різних держав, міжнародними організаціями та структурами. Реалізується в жанрах: нота, заява, ультиматум та ін.

Адміністративно-канцелярський підстиль. Цей підстиль обслуговує професійно-виробничу сферу, правові взаємини та діловодство й регламентує міжперсональні офіційні стосунки, офіційні стосунки між організаціями, закладами, установами тощо. Цей підстиль «супроводжує» офіційні стосунки людини від народження ідо.... тому і відзначається детальною регламентацією та найбільшою жанровою різноманітністю. Втілюється в таких жанрах, як довідка, заява, паспорт та ін.

Усна форма офіційно-ділового стилю не має такої чіткої градації за підстилями, як писемна. Тому чітко тут можна виділити лише жанри: нарада, бесіда, різні види публічного виступу тощо.

Основні риси стилю

Стислість і уніфікованість. Виявляється в широкому використанні кліше — усталених словесних формул, закріплених за певними ситуаціями. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів.

Мовні кліше — це мовні одиниці (словосполучення чи слово з прийменником), яким властиві постійний склад компонентів і їх порядок, звичність звучання, відтворюваність готових блоків:

у зв'язку 3...

згідно з...

встановити контроль.

Вирізняють види кліше:

—прості, що складаються з двох слів: мати на увазі;

—ускладнені, що мають більше двох слів: брати участь у заходах;

—складні, що практично мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків.

Точність формулювань, гранична чіткість висловлюваної думки. Точності ділової мови сприяють таки чинники:

—використання слів тільки в прямому значенні, щоб уникнути різнотлумачень;

—наявність словесних повторів, уникнення небажаної синонімії;

—використання відповідної професійної термінології;

—використання великої кількості однорідних членів речення, цифр, точних вказівок на факти.

Логічність та аргументованість викладу. Відображення правильного стану речей (розкриття суті питання, причин і мети викладу, наявність доказів, висновків, посилань на інші правові акти, відсутність зайвих слів), послідовність і об'єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.

Вимога безособовості тексту передбачає відсутність у діловій мові засобів емоційності, експресивності, образних засобів (епітети, порівняння, вигуки) і широке використання безособових і наказових форм абстрактно-узагальненої лексики.

Відсутність індивідуальних рис стилю.

«Консерватизм» — майже не відгукається на нове в розвитку мов.

Особливість стилю — суттєва різниця між його усною та писемною формами. Особливості писемної форми порівняно з усною виявляється в такому:

—відсутність співрозмовника в момент висловлювання думок, відсутність самої мовної ситуації;

—не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

—наявна закріпленість текстів за формами існування — не всі писемні тексти можуть озвучуватися (диплом, квитанція);

— монологічний характер писемних текстів;

—наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі (літери, цифри, символи, умовні позначення);

—спілкування не пряме, а опосередковане (через посередництво документа);

—писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело.