Адресування та оформлення тексту документа

1. Адресування документа.

2. Вимоги до тексту документа.

1.Адресат як реквізит максимально може складатися з таких складників: 1) назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку без прийменника); 2) назва посади особи-адресата (у давальному відмінку); 3) прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку); 4) поштова адреса. Кожна зі складових пишеться з нового рядка від єдиного положення. Розділові знаки між частинами не ставляться. В особових офіційних документах адресат розташовується праворуч у верхній частині сторінки.

Адреси адресата й адресанта зазначаються в такій послідовності:

1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підприємства, організації, установи);

2) вулиця, номер будинку, квартири;

3) населений пункт; номер відділення зв’язку;

4) район і область (у разі потреби);

5) країна.

На поштових відправленнях, адресованих “До запитання”, на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.

2.Під час набору текстів потрібно врахувати численні типографічні традиції, які утвердилися задовго до появи комп’ютерів.

Пробіл обов’язково потрібно ставити:

– після коми, крапки, двокрапки, крапки з комою, тире, знака оклику, знака питання, три крапки, закриваючої дужки та лапок;

– до відкриваючої дужки, лапок і три крапки на початку речення;

– до і після довгого тире.

Не ставиться пробіл між дужкою чи лапками та будь-якими розділовими знаками, крім довгого тире.

Нерозривний пробіл ставиться:

– між ініціалами та прізвищем;

– після географічних скорочень (м. Київ);

– між знаками номера і параграфа, а також числами, які до них відносяться;

– усередині таких скорочень: і т. д., і т. п.;

– між внутрішньотекстовими пунктами і інформацією, яка йде після них, – наприклад: 1) підручник з морфології;

– між числами і одиницями виміру, датами тощо;

– між класами багатозначних чисел, починаючи з п’ятизначних.

Виділенням називають зміну графічного оформлення невеликого уривка тексту (слова, словосполучення, речення чи кількох речень) стосовно основного тексту. Вони допомагають зробити логічний наголос на окремих словах чи групах слів, у тому числі термінах, привернути увагу до головного компонента повідомлення. Виділення поділяються на шрифтові та нешрифтові. До шрифтових належать такі способи:

1. ВЕЛИКІ ЛІТЕРИ (ПРОПИСНІ) – виділяють окремі слова;

2. Розрядка, ущільнення – оформлюються окремі слова і короткі фрази.

3. Підкреслення – виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою і закінчують під останньою літерою слова, включаючи лапки і дужки; розділовий знак, що стоїть після підкреслюваного фрагмента, не підкреслюють. Ціле речення підкреслюється суцільною рискою, починаючи від першого слова й закінчуючи останньою літерою речення.

4. Курсивне, товсте, товсте курсивне накреслення – виділяють слова, речення, частини тексту.

5. Більший або менший від основного кегль.

6. Колір.

Нешрифтові виконуються відступами (зверху, знизу, лівосторонні, правосторонні, комбіновані), лінійками, рамками, кольоровим фоном.

Значна кількість документів містить уніфіковані, формалізовані тексти. Для них характерним є встановлення раціональної одноманітності, причому основна маса такого роду текстів функціонує у сфері управління.

Погодження, засвідчення та затвердження документівс.р.

Якi документи погоджуються? Як оформлюється погодження?

Що таке „вiза” на документi? Хто вiзує документи в органiзацiях, на пiдприємствах?

Якi документи вимагають затвердження? Якi існують варiанти затвердження документiв?