Аналіз і діагноз стану системи адміністративного управління організації

Проведення аналізу і діагнозу існуючого стану організації та її системи адміністративного управління веде до накопичення інформації про цій стан, її упорядкуванню та співвідношення з взірцем, що вже сформувався, а також до діагностичних висновків, що мають вказувати на подальший хід діяльності дослідника. На думку фахівців, такими взірцями можуть бути принципи доброї організації робіт та управління, норми та нормативи, висновки логічного аналізу та (або) здорового глузду, а також іншого досвіду – дорівнюючого, - який має допомогти досягнути найліпших результатів організації [46, с. 90].

Аналіз і діагноз стану організації та її системи адміністративного управління концентрує свою увагу на факторах, що впливають на діяльність організації при досягненні її цілей. Це, насамперед, зовнішні та внутрішні умови діяльності організації; можливості розвитку (удосконалення техніки виконання основної діяльності та самих товарів/продуктів), а також адміністративно-правові відносини.

Всі ці фактори оказують свій вплив, під час діяльності організації, на прояв тих чи інших дисфункцій (перешкод, відхилень), тобто реальних відхилень від можливого взірцевого (нормального) способу функціонування. Ці дисфункції мають аналізуватися не тільки з організаційної та психологічної, але і з економічної точки зору. Для цього може бути використаний функціонально-вартісний аналіз, сутність якого в системному дослідженні матеріальних та організаційних структур з метою забезпечення ефективності їх створення та функціонування, виходячи з їхнього дійсного призначення.

Дисфункції частіше мають якісний, тобто такий, що не можна вимірити, характер. Тому не завжди за короткий час можна виявити наслідки дисфункцій. При діагностиці необхідно прагнути до виявлення дисфункцій, до визначення їх характеру та сфер діяльності організації, в яких вони виникають, до пошуку їх джерел та підрахунку витрат, до яких вони проводять як для всієї організації, так і для її адміністративної системи та інших систем. В свою чергу, ця робота буде початком виявлення і проектування таких рішень, які, в майбутньому, обмежать або зовсім ліквідують ці дисфункції.

Для сучасної діагностичної методики також суттєвим є і така концепція, відповідно до якої, хоча б до деяких дисфункцій, можна виявити фінансові наслідки, які знижають загальну продуктивність організації. Як зауважують в [46, с. 92], дисфункціональні витрати не фіксуються бухгалтеріями. Це, так звані, „скриті витрати” (les couts caches). Відповідно до французьких дослідників, особливо при дослідженні має бути звернута увага на три аспекти (модулі) будь-якого з явищ дисфункцій:

соціальний модуль – оцінюється на підставі анкетних результатів, висновків, досліджень, статистичних даних, дослідження ситуації та відношень між співробітниками;

організаційний модуль, в якому висвітлюється комплексність реального функціонування організації або його складового елементу (наприклад, адміністративної системи), з використанням організаційних технічних прийомів. Результати цього аналізу є основою для фінансового модуля;

фінансовий модуль, в якому необхідно виявити, в одиницях, що вимірюються (кількість та вартість), розміру скритих витрат, які пов’язані з виявленими відхиленнями від норми.

Таким чином, в дослідження включається і оцінка існуючого стану з виявленням трьох видів наслідків існуючого стану речей:

якісні результати – похідна дослідження праці виконавців і безпосереднє спостереження особою, що призначена на проведення цього дослідження;

вимірювані результати(не фінансові) – похідна функція аналізу статистичної документації, дисфункцій, що виявлені, таких наприклад, як показник плинності, браку тощо;

фінансові результати– похідна вартісної оцінки результатів дисфункції, таких як, вартість прогулів, низька якість виробів, послуг, низька продуктивність праці та непродуктивність всієї системи.

При дослідженні дисфункцій, що виникають в організації, треба прийняти до уваги, що вони можуть мати як різні джерела, так і виникати в різних сферах (підсистемах) діяльності, тому що вони виникають не тільки із-зі внутрішніх порушень, але і із-зі зв’язків організації з оточенням.

Фахівці, як підкреслюється в [46, с. 94], звертають увагу на три види дисфункцій, що виникають в організації, в основних сферах її діяльності:

порушення, що виникають всередині цих сфер під час реалізації основних функцій організації;

дисфункції, що проявляються в зв’язку з актуальним станом засобів організації та відношеннями в зв’язку з цим між елементами організації та її оточенням;

дисфункції, що виникають в зв’язку з відношеннями організації як цілого з оточенням (наприклад, банками, іншими органами влади, держбюджетом, законодавством тощо).

Оцінка організації робіт в організації. Ефективність функціонування кожної організації залежить від багатьох факторів, з яких на перший план виходить організаційна структура. Її можна охарактеризувати як „сукупність певних функціональних та ієрархічних залежностей між частинами, що складають виробничу систему, які згруповані в організаційні ланки (одиниці) таким чином, який дозволяє досягти спільні цілі” [46, с. 97]. З метою дослідження та удосконалення організаційну структуру можна розглядати зі статичної і динамічної (за фактором часу), а також просторової точки зору.

В статичному понятті, коли абстрагуються від часової послідовності подій, організаційна структура описується за допомогою організаційної схеми. Вона ілюструє вертикальний та горизонтальний поділ організації на організаційні ланки, робочі місця тощо, та сформульована в основних документах (устав організації, регламент тощо) та прийнятих нормах поведінки організатора.

Динамічне поняття структури охоплює:

процеси функціонування елементів, що складають організацію, для реалізації її цілей;

зв’язки, що виникають при реалізації процесів праці в широкому смислі слова.

В просторовому понятті організаційної структури, до уваги не беруться відношення в часі, а навпаки, істотною умовою є розміщення складових елементів (підсистем організаційних ланок, робочих місць) в окресленому вимірюванні: просторі, що обмежений, будівлях, офісах тощо.

При загальному організаційному діагнозі увага приділяється перш за все розходженням, що виступають між станом організаційної структури, прийнятим в документації, та її реальною діяльністю, організаційною поведінкою і відношеннями. Такі розходження частіше за все походять або із-за помилок в процесі утворення структури, або в зв’язку з перетвореннями в самій організації, частіше під впливом змін в оточенні. Однак, треба пам’ятати, що функціонування складових елементів організації (підсистем) має динамічний, змінний характер, а організаційні рішення, що сформульовані, - статичний, що викликає не тільки різницю між ними, але і шерег проблем в управлінні організацією, тому що, як підкреслюється в літературі, „структура є основним інструментом управління”.

Таким чином, на початку діагностичних досліджень виникає необхідність виявлення існуючих ситуацій, проведення аналізу і формулювання діагностичних результатів, які б допомогли в подальшому спроектувати структуру нової організації. Її призначення – не тільки представляти віддзеркалення реальних та зворотних зв’язків між елементами (ланками, відділами тощо) організації, між її підсистемами та оточенням, і нарешті, між організацією в цілому та ближнім і подальшим оточенням, і також, щоб можливо було гнучко застосовувати цю структуру.

Оцінювання процесів праці в організації робіт динамічного типу. При динамічному характері роботи організації, з залученням інформаційних і комунікаційних зв’язків, віддзеркалюється вигляд її сформованих структур. Але, в зв’язку з тим, що реалізація її роботи здійснюється всередині складових елементів структури (ланок організації), то ця сфера стає полем ретельних діагностичних досліджень. Дослідження і раціоналізація організаційної структури трудової діяльності, аналіз виробничих процесів та завдань виконують на етапі загального діагнозу непідготовленим чином, скоріше за все, для більш докладного з'ясування характеру завдань, що відібрані, або виявлення джерел існуючих проблем. Так, наприклад, іноді ситуація „вузьких місць” або збоїв в переміщенні інформації може вплинути більш на життєдіяльність всієї організації, ніж на можливість прийняття того чи іншого окремого рішення.

Аналіз інформаційної підтримки. Дослідження організаційної структури організації допомагають розставити за рангами його найважливіші функції, що пов’язані з окремими складовими елементами самої організації. Однією з них є засоби розповсюдження інформації та засоби її обробки, накопичення, збереження, включаючи і передачу інформації, тобто комунікацію. Дослідження інформаційної підтримки всередині організації та її оточення, а також її вплив на реалізацію функцій організації, вельми важливі для проведення як загального, так і детального діагнозу.