Технології дослідження і реалізації адміністративних процесів
Дослідження адміністративних процесів здійснюється з метою підвищення ефективності їх реалізації. В концепції сучасного підходу до завдань дослідження адміністративних процесів існує, по аналогії з „дослідженням методів труда” по А. Мінтеру, на якого посилаються в [66, с. 195], два важливіших питання:
сучасний погляд на дослідження методів трудової діяльності (які трактуються як інструмент вирішення проблем управління, що пов’язаний з реалізацією процесів праці і їх організації) віддзеркалює той факт, що в дійсності всі проблеми виникають від неминуче складного комплексу взаємодій людини з фактами, речами та предметами. В ході досліджень методів праці важно бачити не тільки характер проблеми, але і ті умови, при яких вона могла б виникнути, а також інші, при яких така проблема (ключовим моментом якої є людина) буде вирішена;
успіх від найбільш вдалого подолання проблеми залежить від того, яким чином буде здійснений процес підходу до неї, і якою буде методика цього процесу.
За [46, с. 196] процедура дослідження методів трудової діяльності нараховує ряд послідовних етапів:
виявлення цілей та предмету дослідження;
реєстрація існуючого стану;
здійснення його критичного аналізу;
проектування нового методу та його практичне впровадження;
здійснення авторського нагляду за імплементацією нового методу в життя.
На рис. 7.1 наведений варіант алгоритму деяким чином модифікованої класичної процедури досліджень методів праці. За даним алгоритмом процедура дослідження методів праці ідентична методу вирішення проблем, тому, на думку [46, с. 199], його можна застосувати і в інших сферах людської діяльності, наприклад при дослідженні і реалізації адміністративних процесів. При цьому можна виділити дві такі сфери:
діяльність, що пов’язана з реалізацією головної функції організації;
діяльність, що пов’язана з забезпеченням інформацією.
Розглянемо деякі технології та методи, що використовуються на кожному з етапів вищенаведеного алгоритму.
На першому етапі в процесі розпізнання проблеми слід зустрітися з керівництвом і коротко окреслити ситуацію, уяснити контекст неполадок, переглянути листок з відповідними даними, звернутися до архіву, що зберігає матеріали рішень аналогічних проблем тощо. Такі попередні дослідження називають пілотними, в результаті яких перед керівництвом оголошуються висновки з „діагнозом проблемного захворювання”. Якщо керівництво погоджується з результатами такого діагнозу, то підготовлюють коротку документацію по ситуації, що склалася, на основі якій можуть бути сформульовані і загальна ціль, і предмет дослідження.
Метою другого етапу (рис. 7.1) є збір окремих відомостей і збереження їх в комунікативній формі, яка дозволяє отримати критичну оцінку існуючого положення. На цьому етапі важливу роль грають безпосередні спостереження. Частину інформації можна отримати із службової документації. До результатів безпосереднього спостереження необхідно підключити відомості, що отримані під час інтерв’ю, в співбесіді або при опитуванні персоналу. В тих випадках, коли один дослідник не може спостерігати за адміністративним процесом, використовують такі засоби, як технічні фотографії, кіно - і відео зйомку.
При оформленні результатів дослідження робочого або адміністративного процесу широко використовуються графічні відображення, яку запропонував ще в 1923 – 1939 рр. Френк Гілберт і його учні. В наш час прийнято використовувати п’ять основних символів, що характеризують основні виробничі (операційні) функції, які були запропоновані фахівцями американської Спілки інженерів-механіків (American Society of Mechanical Engineers, ASME): 1) операція; 2) переміщення (транспорт); 3) контроль; 4) очікування (простій, затримка); 5) розповсюдження по магазинам або складам (табл. 7.1).
При дослідженні робочих або адміністративних процесів слід використовувати мапи, креслення або інші засоби відображення процесу.
Рис. 7.1. Алгоритм управлінської поведінки в процесі дослідження методів праці
Таблиця 7.1
Символи, що характеризують основні виробничі (операційні) функції
| Символ | Функція | Характеристика функції |
| Операція | здійснюється тоді, коли предмет (об’єкт) в цілості підвергається зміні, перетворенню, оновленню або підготовці до наступної операції, переміщенні або контролю |
| Переміщення (транспорт) | має місце там, де предмет праці, матеріал або людина переміщаються з одного місця на інше; крім тих випадків, коли таке переміщення є елементом операції, або є основною функцією технічного процесу |
| Контроль | здійснюється в той час, коли предмет знаходиться під дослідженням з метою виявлення кількості, якості або інших параметрів, за допомогою спеціальних засобів |
| Очікування (простій, затримка) | по відношенню до об’єкту, що досліджується, виникають тоді, коли умови не дозволяють почати наступну етапну операцію, що веде за собою вимушену перерву або збій в операційному процесі. При цьому, щоб продовжити задані дії, немає необхідності ні додаткових розпоряджень, ні письмового дозволу. |
| Розповсюдження по магазинах або складах | означає складування, створення припасів тощо в тих місцях, де прийом або видача матеріалів потребують строгого усного або письмового обліку (або чеку/ квитанції з магазину) з боку матеріально відповідальних осіб. |
| Операція, що виконується під час контрольних дій | наприклад, регулювання температури і тиску в апараті хімічної реакції тощо |
| Операція, що виконується під час переміщення | наприклад, перемотування рулону тканини-напівфабрикату через валик, який занурений в чан з барвником, в результаті чого матеріал отримує бажаний відтінок або колір |
Основним завданням організації будь-якого процесу, в тому числі адміністративного, є виявлення черговості, тривалості і розподілу функцій на всіх стадіях операційного процесу для того, щоб уникнути перешкод в ході процесу, що вивчається.
З метою реєстрації процесу роботи на робочих місцях використовуються такі фактори як час, за який було виконано завдання, методи праці і кількість продукції, що була вироблена, або операції, що були виконані.
В табл. 7.2 наведені найбільш популярні методи реєстрації послідовності робочих функцій.
Таблиця 7.2
Методи реєстрації послідовності робочих функцій
| Метод | Характеристика методу |
| Карта реєстрації робочих функцій | Уявляє собою хронологічний запис функцій одного працівника в заданому робочому циклі, часто з урахуванням фактору часу. Звикло подібна карта уявляє собою схему послідовності робочих функцій, що розписані в окресленому вигляді для даного працівника. В подібних картках використовуються всі символи ASME, за винятком символу складування. В символіці для переміщення використовуються деякі специфічні знаки, а також ряд умовних позначень для функцій транспорту. |
| Карта реєстрації багатопредметних функцій | Розповсюджується стосовно схем „група людей” і „людина-машина” |
| Карта реєстрації функцій для групи людей | Своїм завданням має опис існуючого положення, а також проектування раціональних основ взаємодії і адекватного залучення до роботи всіх членів групи, що мають досягнути спільних цілей. Ця карта є графічним відображенням ходу чергових елементів праці у групи працівників, що ілюструє характер їх взаємозв’язку, що особливо важливе там, де існує необхідність в координації окремих робочих функцій. Тут застосовується техніка комбінованого символу з словесним описом функції по кожному працівнику і часу її виконання. |
| Карта реєстрації функцій „людина-машина” | В таких картах вказують не тільки послідовність операцій в часі для двох або більше суб’єктів діяльності (людини і предмета операційного процесу), але і також і синхронності функцій в масштабі цієї черговості. У цій карті техніка реєстрації аналогічна карті обліку колективних функцій, а порядок послідовності функцій людей і машин визначений на листі карти такою кількістю колонок, скільки є робітників та одиниць обладнання, що обслуговуються ними. |
| Карта компетентності | Це техніка графічного відображення дійсних можливостей під час обслуговування машин працівниками, що задіяні на даній ланці (на виробничій дільниці, в офісі тощо). Ця карта надає можливість визначити, скільки працівників уміють працювати більш ніж з однією машиною. |
| Карта реєстрації функцій обох рук людини | Метою цієї карти є виявлення взаємозв’язку при виконанні чергових функцій, тобто синхронізації ручних і машиноручних рухів, що виконуються на робочому місці, і як наслідок цього – раціональне розміщення на ньому обладнання і машин. Крім того ця карта є методичним посібником для реєстрації макрорухів. |
Поруч з графічною технікою, що має на меті реєстрацію прийомів праці, що досліджуються, важливим засобом здійснення спостережень є соціологічні дослідження в формі співбесід (інтерв’ю, довірчої бесіди, невимушеної розмови тощо), що проводяться з працівниками всіх ланок організації, практично на всіх етапах діяльності організації.
При дослідженні адміністративних процесів поважну роль відіграє аналіз документації, який допомагає узагальнити інформацію, що зібрана під час спостереження і співбесід, а також ту, що взята з первинних документів. Таким чином, вся інформація, яка зібрана під час окремих досліджень, є не тільки основою для оцінки існуючої ситуації, але і вихідним пунктом для пропозицій про зміни організації праці, адміністративного процесу і методів їх здійснення.
На етапі 3 алгоритму управлінської поведінки в процесі дослідження методів праці (рис. 7.1) для здійснення критичної оцінки та аналізу існуючого положення, як зауважується в [46, с. 231 – 232], здійснюється відповідна сукупність дій, а саме:
а) всебічний критичний аналіз та оцінювання всіх фактів, що зареєстровані, і які характеризують методи дій, а також реальний стан діл;
б) пошук можливостей щодо змін, завдяки яким фактичний стан діл буде піддано раціоналізації в вигляді альтернативних рішень проблем з одночасним оцінюванням та вибором рішення, що найбільш притаманне відповідно до даної ситуації.
Для здійснення критичного аналізу розроблено три методи: аналітичний, творчий та оцінний. Найбільш розповсюдженим прийомом цього етапу організаційного аналізу є використання „призми питань”, яка в практиці знана, як „робоча шістка”, а саме: „хто – що – де – коли – як – чому?”. Найбільшу популярність отримала окрема версія „листа критичної оцінки та аналізу”, що була розроблена хімічним концерном ICI (Imperial Chemical Industries) в Великій Британії ще в середині 50-х років ХХ ст. (див. табл. 7.3).
|
При проектуванні нового методу діяльності, що здійснюється відповідно до алгоритму управлінської поведінки в процесі дослідження методів праці на етапі 4 (рис. 7.1), стосовно до адміністративних систем можна використовувати підхід до визначення місця праці, що наведений в [64] і який базується на його цільовому та функціональному призначенні в системі управління організацією.
Як рекомендується в [46, с. 255] впровадження нового методу та оцінювання його ефективності, що здійснюються на етапі 5 алгоритму управлінської поведінки в процесі дослідження методів праці (рис. 7.1), слід виконувати в дві стадії: „підготовка” і „впровадження”.
Фахівці застережуть, що впровадження нового методу праці несе певні ризики. Особливо рисковим, як зауважується в [46, с. 261], є перший крок, на якому уміння працівника, що пройшов перепідготовку, ще не отримали автоматизму в роботі. На цьому ж етапі у працівників може виникнути бажання повернення до старого методу, який був використаний роками. Тому стає необхідним контроль, що здійснюється на етапі 6 алгоритму управлінської поведінки в процесі дослідження методів праці (рис. 7.1).
|
Дата добавления: 2016-02-27; просмотров: 1153;